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Scritto da Andrea BrizzolariIl libro soci delle associazioni è solitamente sottovalutato. Si pensa che non sia poi così importante e infatti quando viene chiesto al presidente dell’associazione quali siano i suoi soci, in genere la risposta non è immediata perché non consulta il libro dei soci da un po’ di tempo. È un errore pensare che il libro dei soci di un’associazione non serva o non debba essere curato.
Se sei un presidente che ci segue da diverso tempo, ormai sai quanto è importante sottoporre periodicamente lo statuto della tua associazione a una revisione periodica.
Noi consigliamo di fare una revisione dello statuto ogni 5 anni, per renderlo aggiornato con tutti i cambiamenti legislativi, che in Italia sono continui e abbondanti, e non rischiare così di perdere la natura di organizzazione no profit. Da buon presidente devi sapere che è altrettanto importante curare un altro documento fondamentale della tua associazione: il libro soci.
Il libro Soci è un documento davvero fondamentale per la vita associativa: è in sostanza un elenco o registro, nel quale sono riportati i dati dei soci dell’associazione. Il libro soci, se aggiornato e ben compilato, ti permette di sapere in tempo reale quali e quante persone sono validamente aderenti alla tua associazione, consentendo di definire i quorum costitutivi per le assemblee.
Potrebbe interessarti leggere: Soci Fondatori, Ordinari, Simpatizzanti, Sostenitori, Onorari, Tesserati per approfondire le differenze che intercorrono tra i soci fondatori e gli altri attori che compaiono nel registro dei soci della tua associazione.
Anche questo importante documento va revisionato con cura e costanza: almeno ogni tre anni. È importante che il presidente, con il supporto del consiglio direttivo, tenga sotto controllo il numero dei soci iscritti. Non esiste un limite al numero massimo di soci che puoi avere in associazione. Anzi, devi porti sempre l’obiettivo di avere un buon numero di associati alla tua organizzazione.
Ma è fondamentale che i soci presenti nel libro soci siano solo quelli attivi, cioè coloro che versano annualmente la quota associativa. Se, invece, dopo il primo anno molti soci non partecipano più alle attività e non pagano la quota associativa, beh allora averli nel libro soci è solo un rischio inutile per te.
Potrebbe interessarti leggere l’articolo: Il Libro Soci: a cosa serve e come si fa.
Avere soci inattivi in associazione e iscritti nel libro soci rende più complicata la gestione e ti espone a una serie di potenziali rischi che è sciocco correre.
7 utilità del libro dei soci di un’associazione
Il libro soci delle associazioni è uno dei documenti fondamentali per ogni ASD, ma è anche uno dei documenti obbligatori che viene richiesto in caso di ispezione fiscale.
Se vuoi che la tua associazione superi un’eventuale ispezione fiscale devi avere il libro aggiornato e in ordine. In realtà, il libro soci oltre a essere un obbligo fiscale è anche uno strumento utile e indispensabile a ogni vera associazione.
Ti sembrerà strano ma non esiste un’indicazione precisa di legge su come deve essere strutturato un libro soci asd. Il libro soci, per via della sua funzione di dare una fotografia immediata dei soci presenti in associazione, è bene che riporti i seguenti dati di ogni associato:
Inoltre, devono essere inserite le indicazioni sull’avvenuto pagamento delle varie quote associative, per ogni anno, la data di richiesta di ammissione e la data di accettazione della domanda stessa.
Ora sei più consapevole circa l’importanza di avere un libro soci aggiornato e curato. Se in questi anni ti sei dimenticato di curare il tuo libro soci e vuoi imparare le procedure corrette per avere un documento ordinato e in regola, puoi acquistare il nostro webinar. Ti spieghiamo tutti i passaggi che devi seguire, fornendoti anche i modelli di delibere del consiglio direttivo e le comunicazioni da inviare ai soci.
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chiedo scusa probabilmente mi sono spiegato male, ho formato un libro soci su pc, nell'inserire il socio è uscito un numero d'ordine se per esempio il socio nella posizione 5 diventa moroso,quindi cessa l'anno successivo quella posizione 5 viene occupata dal socio successivo oppure non esiste più perchè ogni anno conpilo nuovamente il libro seguendo quello precedente grazie.
Buonasera Antonio,
dipende dal tipo di libro soci che stai adottando (fisico, digitale).
quando un socio cessa per morosità il suo numero d'ordine del libro dei soci viene dato al socio successivo esiste te e resta sempre vuoto negli a nni seguenti?
Buonasera Antonio,
il socio cessato non deve sparire dal libro soci ma essere depennato dallo stesso.
Buongiorno volevo solo alcune precisazioni sul libro soci:
1) ho capito che chi non rinnova va lasciato comunque, cioè non devo copiare ed incollare l'elenco degli iscritti dell'anno, ossia i soci NON CORRISPONDONO all'elenco degli iscritti paganti. E' Corretto?
2) l' associazioni ha cambiato denominazione, sede, ecc.. il libro dei soci deve partire dall'atto di costituzione di quella nuova ed in vigore ? o devo continuare quella decaduta?
Siamo un'associazione culturale/fan club / no profit
Grazie mille
Buongiorno Laura,
il socio che non si mette in regola con il pagamento della quota deve essere regolarmente segnato sul libro soci in caso di verifica degli enti controllori.
L'associazione creata ex novo deve riportare i soci della nuova associazione.
in qualià di Tesoriere mi occupo anche della tenuta dei libri sociali e per la compilazione del libro soci della Associazione "Per un mondodi Pace" ho qualche problema; ne abbiamo comprato uno exnovo, perché nelle consegne dal presidente uscente non ci era stato consegnato. Poi dietro insistenza ne abbiamo avuti due, entrambi incompleti. Come comportarmi? Procedo con il terzo appena acquistato? O compilo un libro soci in formato excel? il numero da attribuire ai soci è quello che é stato conferito in passato? Trr di loro sono vecchi, altri sono subentrati nel 2021. qual'è la numerazione da dare a tutti i soci? sono confusa
Buongiorno Rosa Maria,
la compilazione del libro soci non ha ordine, per comodità puoi ordinare alfabeticamente per aiutarti nelle assemblee. L'importante è tenere in ordine il libro in caso di eventuale controllo.
Buongiorno volevo porre una domanda,per le associazioni culturali è obbligatorio il registro soci ! Grazie anticipatamente
Buongiorno Domenico Nicola,
sì, è obbligatorio tenere il libro soci aggiornato e in ordine.
Buongiorno, volevo sapere se è legale ritrovarsi dopo anni dal posto 292 a 999 nel libro soci di un associazione.Grazie
Buongiorno Camilla,
bisogna vedere il tipo di numerazione adottata dall'associazione. Può trattarsi di una rinumerazione del libro soci avvenuta nel corso degli anni.
Buongiorno, faccio parte di una ASD e dovendo risistemare libro soci mi chiedo:
1) non abbiamo persone che versano una quota associativa
2) le quote che vengono riscosse sono quelle dei minori per l’anno sportivo e rilasciata regolare ricevuta
3)siamo quindi obbligati al libro soci o meglio trasformare in SSD ?
Grazie
Tiziana
Un'associazione deve avere il libro soci. Per la trasformazione in SSD dovremmo fare una valutazione più dettagliata.
Buona serata Stefano,
grazie mille per tutte le informazioni.
Un caro saluto da Carmine Gioia
Cosenza.
Buongiorno Carmine,
grazie a te.
Buona giornata
Il libro soci va bene se tenuto in un foglio excel e si considera che va dall' 01/01 al 31/12 di ogni anno ?
Grazie per la risposta. Liviana.
Buongiorno Viviana.
Il nostro consiglio è tenere il libro soci in formato elettronico, salvo diverse disposizioni dello statuto e diverse disposizioni di legge.
Ma è importante ogni anno, solitamente in prossimità dell’assemblea dei soci, fare una stampa del libro soci da tenere agli atti come una fotografia del libro soci in quel momento.
Tale stampata è bene datarla proprio perché vi permetterà di ricostruire la situazione dei vostri soci in quell’anno sociale.
Ricordiamo che non serve fare un libro soci per ogni anno, basterà per ogni anno fare una fotografia della situazione in un dato momento.