L’importanza di un libro soci aggiornato e in ordine

Se sei un presidente che ci segue da diverso tempo, ormai sai quanto è importante sottoporre periodicamente lo statuto della tua associazione a una revisione periodica. Noi consigliamo di fare una revisione dello statuto ogni 5 anni, per renderlo aggiornato con tutti i cambiamenti legislativi, che in Italia sono continui e abbondanti, e non rischiare così di perdere la natura di organizzazione no profit. Da buon presidente devi sapere che è altrettanto importante curare un altro documento fondamentale della tua associazione: il libro soci.

Il libro soci: una definizione

Un documento da curare

Anche questo importante documento va revisionato con cura e costanza: almeno ogni tre anni. È importante che il presidente, con il supporto del consiglio direttivo, tenga sotto controllo il numero dei soci iscritti. Non esiste un limite al numero massimo di soci che puoi avere in associazione. Anzi, devi porti sempre l’obiettivo di avere un buon numero di associati alla tua organizzazione. Ma è fondamentale che i soci presenti nel libro soci siano solo quelli attivi, cioè coloro che versano annualmente la quota associativa. Se, invece, dopo il primo anno molti soci non partecipano più alle attività e non pagano la quota associativa, beh allora averli nel libro soci è solo un rischio inutile per te.

I soci non attivi iscritti nel libro soci: complicano la gestione e fanno correre rischi inutili

Avere soci inattivi in associazione e iscritti nel libro soci rende più complicata la gestione e ti espone a una serie di potenziali rischi che è sciocco correre. 

1. richiedono un enorme lavoro di segreteria, perché comunque devono essere avvisati per le assemblee e computano nel quorum di costituzione e deliberativi;
2. la loro mancata partecipazione all’assemblea può costituire un capo di accusa da parte degli ispettori fiscali, come prova di mancanza di democrazia interna;
3. in caso di controllo fiscale possono essere contattati dagli ispettori per essere intervistati e rilasciare dichiarazioni fuori luogo, proprio perché assenti da anni.

A cosa serve il libro soci: le sette utilità

Il libro soci è uno dei documenti fondamentali per ogni associazione ma è anche uno dei documenti obbligatori che viene richiesto in caso di ispezione fiscale. Se vuoi che la tua associazione superi un’eventuale ispezione fiscale devi avere il libro aggiornato e in ordine. In realtà, il libro soci oltre ad essere un obbligo fiscale è anche uno strumento utile e indispensabile ad ogni vera associazione. Un libro soci fatto bene ti è utile per:

1. capire se una persona è effettivamente socia dell’associazione;
2. capire se un socio è in regola con il pagamento della quota associativa annuale;
3. sapere con certezza chi può partecipare all’assemblea con diritto di voto. Infatti, potranno partecipare all’assemblea solo gli associati in regola con il pagamento della quota associativa annuale e maggiorenni;
4. avere un luogo dove hai le informazioni di contatto dei tuoi associati;
5. identificare il socio inattivo e trovare un modo per farlo tornare a fare attività in associazione;
6. semplificare la realizzazione del foglio firme dei presenti all’assemblea dei soci;
7. soddisfare un obbligo amministrativo e fiscale richiesto delle normative italiane.

Come deve essere fatto un libro soci

Ti sembrerà strano ma non esiste un’indicazione precisa di legge su come deve essere strutturato un libro soci. Il libro soci, per via della sua funzione di dare una fotografia immediata dei soci presenti in associazione, è bene che riporti i seguenti dati di ogni associato:

• nome e cognome
• data e luogo di nascita
• indirizzo di residenza
• codice fiscale
• telefono e mail

Inoltre, devono essere inserite le indicazioni sull’avvenuto pagamento delle varie quote associative, per ogni anno, la data di richiesta di ammissione e la data di accettazione della domanda stessa.

Un webinar per imparare l’arte della manutenzione del libro soci

Ora sei più consapevole circa l’importanza di avere un libro soci aggiornato e curato. Se in questi anni ti sei dimenticato di curare il tuo libro soci e vuoi imparare le procedure corrette per avere un documento ordinato e in regola, puoi acquistare il nostro webinar. Ti spieghiamo tutti i passaggi che devi seguire, fornendoti anche i modelli di delibere del consiglio direttivo e le comunicazioni da inviare ai soci. 

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