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09 Febbraio 2023

Libro soci associazioni: mantienilo aggiornato e in ordine

Andrea Brizzolari Scritto da Andrea Brizzolari
Categoria dell'articolo: Adempimenti Fiscali, Contabili e Gestionali

Il libro soci delle associazioni è solitamente sottovalutato. Si pensa che non sia poi così importante e infatti quando viene chiesto al presidente dell’associazione quali siano i suoi soci, in genere la risposta non è immediata perché non consulta il libro dei soci da un po’ di tempo. È un errore pensare che il libro dei soci di un’associazione non serva o non debba essere curato.

Se sei un presidente che ci segue da diverso tempo, ormai sai quanto è importante sottoporre periodicamente lo statuto della tua associazione a una revisione periodica.

Noi consigliamo di fare una revisione dello statuto ogni 5 anni, per renderlo aggiornato con tutti i cambiamenti legislativi, che in Italia sono continui e abbondanti, e non rischiare così di perdere la natura di organizzazione no profit. Da buon presidente devi sapere che è altrettanto importante curare un altro documento fondamentale della tua associazione: il libro soci.

Il libro soci dell’associazione: diamo una definizione

Il libro Soci è un documento davvero fondamentale per la vita associativa: è in sostanza un elenco o registro, nel quale sono riportati i dati dei soci dell’associazione. Il libro soci, se aggiornato e ben compilato, ti permette di sapere in tempo reale quali e quante persone sono validamente aderenti alla tua associazione, consentendo di definire i quorum costitutivi per le assemblee.

Potrebbe interessarti leggere: Soci Fondatori, Ordinari, Simpatizzanti, Sostenitori, Onorari, Tesserati per approfondire le differenze che intercorrono tra i soci fondatori e gli altri attori che compaiono nel registro dei soci della tua associazione.

Il libro soci delle associazioni è un documento da curare

Anche questo importante documento va revisionato con cura e costanza: almeno ogni tre anni. È importante che il presidente, con il supporto del consiglio direttivo, tenga sotto controllo il numero dei soci iscritti. Non esiste un limite al numero massimo di soci che puoi avere in associazione. Anzi, devi porti sempre l’obiettivo di avere un buon numero di associati alla tua organizzazione. 

Ma è fondamentale che i soci presenti nel libro soci siano solo quelli attivi, cioè coloro che versano annualmente la quota associativa. Se, invece, dopo il primo anno molti soci non partecipano più alle attività e non pagano la quota associativa, beh allora averli nel libro soci è solo un rischio inutile per te.

Potrebbe interessarti leggere l’articolo: Il Libro Soci: a cosa serve e come si fa.

Il registro dei soci non attivi iscritti nel libro sono un problema 

Avere soci inattivi in associazione e iscritti nel libro soci rende più complicata la gestione e ti espone a una serie di potenziali rischi che è sciocco correre. 

  1. Richiedono un enorme lavoro di segreteria, perché comunque devono essere avvisati per le assemblee e computano nel quorum di costituzione e deliberativi;
  2. la loro mancata partecipazione all’assemblea può costituire un capo di accusa da parte degli ispettori fiscali, come prova di mancanza di democrazia interna;
  3. in caso di controllo fiscale possono essere contattati dagli ispettori per essere intervistati e rilasciare dichiarazioni fuori luogo, proprio perché assenti da anni.

7 utilità del libro dei soci di un’associazione 

Il libro soci delle associazioni è uno dei documenti fondamentali per ogni ASD, ma è anche uno dei documenti obbligatori che viene richiesto in caso di ispezione fiscale.

Se vuoi che la tua associazione superi un’eventuale ispezione fiscale devi avere il libro aggiornato e in ordine. In realtà, il libro soci oltre a essere un obbligo fiscale è anche uno strumento utile e indispensabile a ogni vera associazione.

Un libro soci dell’associazione fatto bene ti è utile per:

  1. capire se una persona è effettivamente socia dell’associazione;
  2. capire se un socio è in regola con il pagamento della quota associativa annuale;
  3. sapere con certezza chi può partecipare all’assemblea con diritto di voto. Infatti, potranno partecipare all’assemblea solo gli associati in regola con il pagamento della quota associativa annuale e maggiorenni;
  4. avere un luogo dove hai le informazioni di contatto dei tuoi associati;
  5. identificare il socio inattivo e trovare un modo per farlo tornare a fare attività in associazione;
  6. semplificare la realizzazione del foglio firme dei presenti all’assemblea dei soci;
  7. soddisfare un obbligo amministrativo e fiscale richiesto delle normative italiane.

Come deve essere fatto un libro soci delle associazioni

Ti sembrerà strano ma non esiste un’indicazione precisa di legge su come deve essere strutturato un libro soci asd. Il libro soci, per via della sua funzione di dare una fotografia immediata dei soci presenti in associazione, è bene che riporti i seguenti dati di ogni associato:

  • nome e cognome
  • data e luogo di nascita
  • indirizzo di residenza
  • codice fiscale
  • telefono e mail

Inoltre, devono essere inserite le indicazioni sull’avvenuto pagamento delle varie quote associative, per ogni anno, la data di richiesta di ammissione e la data di accettazione della domanda stessa.

Impara a mantenere in ordine il libro soci dell’associazione con un webinar 

Ora sei più consapevole circa l’importanza di avere un libro soci aggiornato e curato. Se in questi anni ti sei dimenticato di curare il tuo libro soci e vuoi imparare le procedure corrette per avere un documento ordinato e in regola, puoi acquistare il nostro webinar. Ti spieghiamo tutti i passaggi che devi seguire, fornendoti anche i modelli di delibere del consiglio direttivo e le comunicazioni da inviare ai soci. 

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0 risposte a “Libro soci associazioni: mantienilo aggiornato e in ordine”

  1. Rispondi
    Gori Tiziana

    Buongiorno, faccio parte di una ASD e dovendo risistemare libro soci mi chiedo:
    1) non abbiamo persone che versano una quota associativa
    2) le quote che vengono riscosse sono quelle dei minori per l’anno sportivo e rilasciata regolare ricevuta
    3)siamo quindi obbligati al libro soci o meglio trasformare in SSD ?
    Grazie
    Tiziana

    • Rispondi
      TeamArtist

      Un'associazione deve avere il libro soci. Per la trasformazione in SSD dovremmo fare una valutazione più dettagliata.

  2. Rispondi
    Gioia Carmine

    Buona serata Stefano,
    grazie mille per tutte le informazioni.
    Un caro saluto da Carmine Gioia
    Cosenza.

    • Rispondi
      Stefano Marini

      Buongiorno Carmine, 

      grazie a te.
      Buona giornata

  3. Rispondi
    Girini Liviana

    Il libro soci va bene se tenuto in un foglio excel e si considera che va dall' 01/01 al 31/12 di ogni anno ?
    Grazie per la risposta. Liviana.

    • Rispondi
      Andrea Brizzolari

      Buongiorno Viviana.
      Il nostro consiglio è tenere il libro soci in formato elettronico, salvo diverse disposizioni dello statuto e diverse disposizioni di legge. 

      Ma è importante ogni anno, solitamente in prossimità dell’assemblea dei soci, fare una stampa del libro soci da tenere agli atti come una fotografia del libro soci in quel momento.
      Tale stampata è bene datarla proprio perché vi permetterà di ricostruire la situazione dei vostri soci in quell’anno sociale.

      Ricordiamo che non serve fare un libro soci per ogni anno, basterà per ogni anno fare una fotografia della situazione in un dato momento.