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17 Aprile 2012

Il Libro Soci: a cosa serve e come si fa

Giovanni Damiano Dalerba Scritto da Giovanni Damiano Dalerba
Commercialista Per Associazioni

Il libro soci di una Associazione (sia Asd o culturale ricreativa) è uno strumento molto utile alla democrazia interna e serve anche a semplificare eventuali controlli della Agenzia delle Entrate / Guardia di Finanza / Vigili Urbani / Polizia Annonaria.

Partiamo da un concetto base: lo Statuto di una Associazione attribuisce ai soci diritti e doveri ben specifici. Ma come si fa a sapere chi è regolarmente socio e chi no? Come può un socio sapere se un altro sedicente tale lo è a tutti gli effetti? Attraverso l’esame di un Libro Soci ben tenuto. Volete approfondirne l’utilità? Leggete questo post.

Come deve essere strutturato quindi un buon Libro Soci?

Per prima cosa deve contenere i dati dei soci (fondatori, ordinari e quelli che compongono il Consiglio Direttivo), elencati in modo progressivo per data di richiesta di iscrizione, che, notate bene, NON coincide con la data di avvenuta iscrizione. Moltissime Associazioni cascano subito in un errore madornale: a Libro indicano come data di iscrizione la data di domanda di iscrizione stessa! E magari cominciano anche a fornire i servizi associativi al socio alla medesima data. Ciò, per legge, non può avvenire.

E’ noto il caso di molte Associazione Culturali e Ricreative che sono state sanzionate e chiuse dalla Polizia Annonaria che ha proprio controllato se si stavano consumando bevande all’interno dei locali associativi da parte di soci la cui iscrizione era stata richiesta ed avvallata in quella medesima giornata. Questo stratagemma è difatti piuttosto comune in quelle Associazioni che hanno una vera e propria attività di “Locali di intrattenimento” e che vogliono godere del Regime Fiscale Agevolato. Lo stesso sistema viene usato da Associazioni che hanno attività di centri fitness, palestre, piscine, saune, maneggi etc etc.

Spesso il “nuovo socio” non ha nemmeno la percezione che si sta iscrivendo ad una Associazione e pensa di star pagando non una quota associativa ma il costo di un servizio. Abbiamo anche visto casi in cui insieme alla tessera è “compresa una consumazione…”

Torniamo quindi al punto in questione. L’accettazione dell’iscrizione non può essere contestuale alla domanda. Ma chi, come e quando accetta la richiesta di iscrizione di un nuovo socio? E’ il Consiglio Direttivo che deve valutare la domanda di ammissione. Non si può più delegare a nessuno questa funzione (una volta la si dava al Presidente ma oggi è una procedura contestata) e non può essere riunito il direttivo contestualmente alla domanda (deve essere riunito al più il giorno dopo e non prima). E’ chiaro che  le date di avvenuta iscrizione da riportare nel Libro Soci saranno probabilmente cumulative (e corrispondenti ai Verbali di riunione).

Facciamo notare che, una volta accettata la richiesta di iscrizione, ogni socio manterrà la propria qualifica di socio ordinario a meno che non venga per qualche motivo espulso dall’associazione, oppure deceda o per altre circostanze specificate nello Statuto (l’eventuale data di annullamento dell’iscrizione va riportata nel Libro Soci); pertanto, ciascun socio non dovrà presentare ogni anno domanda di iscrizione, ma rinnoverà la propria carica sociale versando semplicemente la corrispondente quota. Nel caso in cui un socio non versi la quota sociale, il suo nominativo dovrà comunque rimanere nel Libro Soci e verrà annotato il mancato pagamento della quota per il relativo anno sociale.

Oltre alla data di richiesta di iscrizione e alla data di accettazione dell’iscrizione, alcuni potrebbero voler riportare ne l Libro Soci  il numerodella tessera di iscrizione. Ciò è possibile ma vi ricordiamo che nell’era della tecnologia è abbastanza inutile (specialmente per chi usa la nostra piattaforma TeamArtist); a cosa serve infatti? Una volta serviva per questioni organizzative interne (identificare un socio con un numero è più facile che doverlo fare con tutti i suoi dati)… ma oggi? E’ solo una eredità del passato che molti portano avanti senza nemmeno sapere il perchè.

Andrebbero poi riportati tutti i dati anagrafici classici: Nome, Cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, indirizzo di residenza, recapiti e chi vuole anche gli eventuali dati di un documento di riconoscimento.

Ma di chi devono essere i dati dell’anagrafica? La domanda è volutamente sibillina. Dipende se il socio è maggiorenne o minorenne: il socio minorenne non ha diritto di voto, ma il suo tutore legale ha diritto di ricevere la convocazione alle Assemblee (col diritto di potervi assistere, ma senza diritto di parola). Nei casi quindi di soci minorenni, è opportuno che vi sia anche l’anagrafica del tutore legale.

Appare anche chiaro che la domanda di iscrizione può essere avvallata se, e solo se, si sono pagate anche le quote di iscrizione. Deve apparire quindi anche il campo che indica quanto è stato versato dal socio.

L’ultimo campo è quello che non si vorrebbe usare mai: quello della cessazione della carica di socio che può avvenire o a seguito di provvedimenti causati dal non rispetto dello Statuto o per recesso volontario.

Ma esiste un sistema che crei facilmente ed in modo semi-automatico il libro soci? Sì, TeamArtist! Lo abbiamo creato appositamente. Se userete il nostro sistema di iscrizione online, infatti, tutto il Libro Soci si autocompilerà e lo potrete vedere automaticamente a video, stampandolo alla bisogna.

In ogni caso potete scaricare qui un foglio excel tipo di Libro Soci per la vostra Associazione.

Se ti è interessato questo articolo, probabilmente dovresti leggere anche questo.

Buon lavoro!

 

Damiano Dalerba & Stefano Cabot

Direttori area noprofit di TeamArtist

 

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1.168 risposte a “Il Libro Soci: a cosa serve e come si fa”

  1. Rispondi
    Piizzarotti Giuliano

    In una A.S.D. chi tiene il libro dei soci, se non menzionato nello statuto ?
    Un consigliere che arbitrariamente lo detiene, non esibendolo al consiglio direttivo è passibile di attività lesiva alla società e di conseguenza chiederne l'espulsione ?

    • Rispondi
      Stefano Marini

      Buongiorno Giuliano,

      il libro soci è un documento fondamentale di un'associazione e deve essere a disposizione del presidente e del consiglio direttivo. Non può essere detenuto da un consigliere che poi si rifiuta di esibirlo al direttivo. Consiglierei, prima di procedere con soluzioni come l'espulsione, di convocare un direttivo e di affrontare la questione e definire a chi viene affidata la responsabilità di tenere aggiornato il libro soci e le modalità con cui viene aggiornato.

  2. Rispondi
    Anna

    Carissimi e carissime il mio dubbio è il seguente.
    Nel caso in cui Direttivo e soci fondatori coincidano, da chi vengono accettati tali soci? Come si fa a compilare il campo di data di presentazione della domanda da parte dei fondatori insomma?

    • Rispondi
      TeamArtist

      Per i fondatori fa fede l'atto costitutivo


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  3. Rispondi
    TeamArtist

    Ora dovete fare la richiesta di iscrizione all'anagrafe delle Onlus presso l'Agenzia delle Entrate. Se avete stilato uno Statuto conforme, sarete accettati in tale registro e sarete formalmente una Onlus.


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  4. Rispondi
    sina nicotera

    Buongiorno, ho letto con attenzione il vs articolo. tuttavvia vorrei chiedere una chiarificazione. Mia figlia è stata tesserata da una asd come componente di una loro squadra. Chiedendo di visualizzare i bilanci o altre info sull'asd mi è stato risposto che lei non ha diritto a nulla in quanto associata a titolo gratuito e non avendo io presentato domanda al consiglio x diventare socio (cosa che purtroppo non ricordo). la mia domanda quali diritti ha mia figlia? Se si tesserea una persona non si intende automaticamente che è stata accettata la domanda?
    Grazie per il chiarimento:

    • Rispondi
      TeamArtist

      E' assolutamente possibile (anzi, quasi certo) che sia stata semplicemente tesserata alla federazione senza essere associata.
      In questo caso non ha diritti verso l'associazione, non essendone socia.
      La asd non ha sbagliato, in quanto non si è sempre obbligati ad associare i propri tesserati


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  5. Rispondi
    Giovanni Scarpetti

    il non pagamento della tessera implica il recesso da socio?
    se no cosa fare per recedere da una associazione?

    • Rispondi
      TeamArtist

      1) No, il non pagamento della quota sociale non implica alcun recesso
      2) basta fare una comunicazione per iscritto all'associazione in cui si manifesti la volontà di non essere più associato


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  6. Rispondi
    Andrea

    Buongiorno, con il nuovo anno associativo devo fare un nuovo libro sociale ? Con i soci che rinnovano la tessera o continuo quello vecchio scrivendo ok rinnovato e i nuovi soci verranno messi a fondo del libro continuando la numerazione iniziale ?

    Grazie

    • Rispondi
      TeamArtist

      Il libro soci è unico e va aggiornato di anno in anno, non bisogna farne uno nuovo


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  7. Rispondi
    Levi

    per quanti anni devono essere conservati il libro soci, i verbali delle riunioni del Consiglio Direttivo e delle assemblee generali e straordinarie?
    Grazie in anticipo
    Levi Bettin

    • Rispondi
      TeamArtist

      per 5 anni


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  8. Rispondi
    Guido

    Voglio chiedervi noi nel motoclub abbiamo i tesserati FIM fatti da noi devono essere gli stessi Soci oppure solamente un certo numero ? in una assemblea bella FIM ci anno riferito cosi mentre anni a dietro ci avevano detto che i soci soro scritti sul libro soci dopo una richiesta dal motoclub potete Chiarirmi il quesito grazie

    • Rispondi
      TeamArtist

      si legga questo articolo che le chiarisce la distinzione tra soci e tesserati: https://www.teamartist.com/blog/2013/03/28/soci-ordinari-simpatizzanti-sostenitori-onorari-tesserati/


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  9. Rispondi
    Francesca

    Buongiorno,
    trovo molto interessante la vostra piattaforma.
    Faccio parte di un'associazione che offre la possibilità di vivere esperienze culinarie con semplice rimborso spese da parte dei soci.
    I nostri soci attualmente sono registrati sul registro cartaceo.
    La domanda è: ai soci dobbiamo necessariamente rilasciare una tessera? In caso di controlli fiscali, i soci come dimostrano di essere tali?
    Attendo presto Vs gentile risposta
    Grazie

    Francesca

    • Rispondi
      TeamArtist

      non serve rilasciare per forza la tessera, in caso di controllo quello che fa fede è il libro soci (che sia digitale o cartaceo è indifferente, l'importante è che sia ordinato e aggiornato)


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  10. Rispondi
    luca

    Buonasera, sono presidente dal marzo 2016 di una ASD sportiva, attiva da circa 20 anni, e volevo chiedervi alcune cose:
    sto cercando di sistemare alcuni aspetti documentali, come il libro soci, che posso scaricare e stampare annualmente dal sito del mio EPS alla quale siamo affiliati.
    Non ho trovato nel libro dei verbali nessun riferimento al fatto che il direttivo della società abbia mai discusso e accettato negli anni scorsi le domande di iscrizione dei soci come prevede la normativa.
    Come posso fare per sanare (almeno in parte)questa situazione? Pensavo di riunire il direttivo al più presto e mettere al voto le domande di adesione a soci, che ci sono pervenute a partire dall'inizio di questa stagione sportiva, per noi iniziata il 01.09.2016.

    • Rispondi
      TeamArtist

      ottimo così, inizia poi da quest'anno a tenere aggiornato il libro verbali ed il libro soci come previsto a termini di legge


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  11. Rispondi
    Giovanni Fiorini

    Devo fare il primo verbale di una neonata associazione culturale e sono a chiedervi

    1) Se ho ben capito i libri sociali sono: Libro soci, verbali assemblea e verbali CDA
    2) il primo verbale deve vedere atto costitutivo e Statuto, immagino
    3) Ho notato che nell'atto costitutivo e nello Statuto non sono presente nomine di cda e quota associativa annua. È possibile stabilire queste due cose in un assemblea dei soci immediatamente successiva?

    grazie e complimenti

    • Rispondi
      TeamArtist

      1. Esatto, ma non si chiama CDA ma Consiglio Direttivo
      2. No, il primo verbale, di fatto, è l'atto costitutivo
      3. La prima quota associativa e il primo direttivo dovrebbero risultare dall'atto costitutivo. Quelle per gli anni successivi invece vengono deliberate di anno in anno


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  12. Rispondi
    Daniele

    Il libro soci deve essere firmato da presidenti o dal segretario?

    Grazie.

    Daniele

    • Rispondi
      TeamArtist

      Legga qui ---> http://www.teamartist.com/blog/2012/04/17/il-libro-soci-a-cosa-serve-e-perche-per-associazioni/


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  13. Rispondi
    Nicola Parmesan

    Buongiorno, ho una domanda sul libro soci e numerazione: scrivete che i soci vanno riportati con numero progressivo nel libro, e che dopo il primo anno non è più necessario effettuare la richiesta di iscrizione ma solo pagare la quota associativa, domanda è
    quindi i soci avranno sempre lo stesso numero nel libro soci/tessera o ogni anno cambia a seconda di chi paga le quote?
    se un membro esce dall' associazione il suo numero può essere recuperato o si va sempre in progressione numerica negli anni e quindi il nominativo rimane nel libro anche se la sua iscrizione non è più valida?
    vi ringrazio per la risposta e complimenti per il vostro lavoro

    • Rispondi
      TeamArtist

      non si può recuperare il numero, bisogna continuare con la progressione


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  14. Rispondi
    Paolo

    Salve
    Nella mia associazione abbiamo modificato lo statuto inserendo un articolo che dice che il mancato pagamento della quota associativa annuale da parte del Socio comporta l’esclusione dalla vita e dalle attività dell’associazione e la perdita di tutti i diritti ma non comporta la cancellazione del Socio dal libro dei soci. Specificando anche che il Socio moroso che versi la quota in anno successivo torna in possesso dei pieni diritti.
    È corretto?

    • Rispondi
      TeamArtist

      No, non è corretto. Leggi qui: http://www.teamartist.com/blog/2013/03/18/unica-procedura-corretta-espellere-socio/


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      • Rispondi
        Paolo

        Forse allora è sbagliata la formulazione. Perché l'intento era proprio quello di stralciare dallo statuto la clausola di espulsione per non rinnovamento della quota sociale, come suggerite voi.
        Quindi il socio moroso resta iscritto nel libro soci ma se non paga la quota non può avere diritto di partecipare alle assemblee. Dov'è l'errore? Con che dicitura possiamo rimediare?

  15. Rispondi
    David

    Salve.
    Nello statuto della nostra ASD è specificato che i soci sono denominati "soci effettivi" anziché soci ordinari, come comunemente vedo scritto su questa pagina. Ma non è tanto questo che mi preoccupa, quanto il fatto che sul nostro Libro Soci inseriamo anche i nominativi degli esercenti la potestà genitoriale dei minori, il che mi porta alle seguenti domande:

    1) possono essere definiti "soci effettivi" anche i genitori dei soci veri e propri, che sono in realtà i minori?
    2) e se no, come dovremmo definirli sul libro soci?

    Ringrazio per la risposta

    • Rispondi
      TeamArtist

      1- sì se sono inseriti a libro soci e pagano lo quote associative come tutti gli altri
      2- come tutori dei soci ( e non andrebbero a libro soci ma solo su un vostro database in cui tenete tutti i riferimenti di chi entra in contatto con voi)


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      • Rispondi
        David

        1) sono inseriti a Libro Soci, ma credevo fosse chiaro che pagano le quote solo per i minori, e NON per sé stessi
        2) sul foglio excel che proponete di scaricare come fac simile per la compilazione del Libro Soci, il tutore legale compare palesemente, con la quota associativa non pagata, ovvero pari a zero. Ovvio, dato che la paga per il minore (vedi domanda 1). A cosa si deve dunque la sua risposta che "non andrebbero a Libro Soci ma solo su un vostro database in cui tenete tutti i riferimenti di chi entra in contatto con voi"?
        Grazie ancora.

        • Rispondi
          TeamArtist

          non andrebbero a libro soci perché la legge non ti impone di metterli a libro soci! poi se sei comodo puoi metterceli usando il fac-simile e mettendo la quota a zero; se però vedendoli ti vengono dubbi ti ripeto che per legge sul libro soci ci vanno solo i soci, mentre i tutori devi segnarli da qualche parte perché è a loro che vanno le comunicazioni attinenti i soci minorenni


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  16. Rispondi
    Filippo

    1)per legge, le quote sociali dei soci già iscritti devono essere pagate all'inizio dell'anno sociale?
    2) possono essere pagate comunque entro la fine dell'anno sociale?

    • Rispondi
      TeamArtist

      1- no
      2- sì


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  17. Rispondi
    fabio

    Avrei 2 domande:
    1)il libro soci può essere tenuto in forma esclusivamente digitale? chiaramente sarà possibile stamparlo in caso di controlli
    2)e il libro verbali? posso scannerizzare tutti i verbali, archiviarli digitalmente e stamparli in caso di controlli?
    grazie

    • Rispondi
      TeamArtist

      1/2- assolutamente sì


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  18. Rispondi
    angelo

    Buongiorno, stiamo costituendo un associazione onlus. Faccio due domande. La prima riprende un po una domanda già fatta di cui non è chiara la risposta.

    1) Sul libro soci (che sia esso un precompilato acquistato, o un foglio excel fatto da noi, da stampare) dopo le caselle richiesta e accettazione iscrizione, le caselle dei dati del socio, la qualifica, ecc, vanno messe le caselle dell'anno e quelle della quota. Il quesito: per non dover riscrivere tutti i dati dei soci e poter rimanere sullo stesso rigo occorrono tante caselle quanti sono gli anni di vita dell'associazione (ES. 2017 €20 - 2018 €20 - 2019 €20 - ecc, ecc, ecc). Ma ciò è impossibile (a meno che questo non sia un foglio digitale). Come può ovviarsi a questo?

    2) Sempre sul libro soci, nella casella "qualifica" è necessario inserire la qualifica di "consiglio direttivo" ad un socio che magari dopo uno, due o ? anni decisi da statuto (in occasione del rinnovo delle cariche) non sia più nel direttivo? O è sufficiente scrivere socio ordinario nella casella delle qualifiche sul libro soci e magari su altro libro definire i membri di volta in volta facenti parte del consiglio?

    • Rispondi
      TeamArtist

      1) la soluzione migliore è appunto il foglio digitale
      2) meglio dividere in 2 libri come propone lei


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