I soci possono accedere ai documenti dell’Associazione?

E’ una domanda che ci viene posta molto spesso, sia dai dirigenti (che sono restii a mostrare ai soci i “fatti propri”), sia dai soci “semplici” (che, legittimamente, a volte vogliono saperne di più della LORO Associazione, altre volte, illegittimamente, sono mossi dal pettegolezzo).

Ma quali documenti potrebbero voler vedere i soci?

Partiamo da quelli che l’Associazione è tenuta a mostrare sempre e comunque:

– lo Statuto (senza atto costitutivo) di cui, comunque, sarebbe bene che avesse una copia già all’atto della richiesta di iscrizione

– i Regolamenti Interni

Per arrivare a quelli che dovrebbero essere mostrati solo su richiesta e con alcune tutele:

– l’Atto Costitutivo (che contiene dati anagrafici dei soci fondatori che sono coperti da Privacy)

– il Libro Verbali (i Verbali possono aver deliberato su questioni personali di singoli soci, per questo sono coperti da privacy)

– Il Libro Soci

– Contratti di ogni tipo sottoscritti dall’Associazione

– Estratti conto e documenti bancari

– Documenti contabili di ogni natura

Ovviamente il tutto dipende da quanto l’Associazione voglia essere trasparente verso i propri soci e quanto voglia tutelare la privacy dei propri soci (nei confronti, ricordiamolo, di altri soci).
Non esiste una norma di legge ad hoc su questo tema e si scontrano due “interessi contrapposti”: da una parte quello del socio che dovrebbe aver diritto ad accedere a tutti i documenti (soprattutto per poter espletare il proprio ruolo in modo efficace durante le Assemblee soci), dall’altro quello dei membri del direttivo che devono tutelare gli interessi collettivi e proteggere i dati coperti da privacy.

A nostro parere quindi, si dovrebbe sempre mostrare qualsiasi documento, ma con le dovute cautele ed accorgimenti:
1. La domanda del socio di accesso ai documenti deve essere firmata e fatta per iscritto.
2. Il socio deve firmare una “ricevuta” in cui dichiara di aver preso visione del contratto e di essere consapevole che le informazioni di cui sta prendendo visione sono sottoposte alla tutela della privacy e che per questo motivo non dovrà in alcun modo divulgarle. In questa ricevuta dovrà essere presente una clausola che ricordi al socio che nel caso divulghi le informazioni sarà espulso dalla Associazione e denunciato per violazione della privacy.
3. Il socio NON potrà avere copia dei documenti e NON dovrà fare delle foto ai documenti medesimi.

Damiano Dalerba & Stefano Cabot

Direttori area noprofit di TeamArtist

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