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Partiamo dall’abc: cosa si intende per libro dei verbali di Assemblea? Il libro dei verbali di assemblea di un’Associazione è uno dei libri sociali obbligatori che l’Associazione stessa è tenuta a compilare e conservare (insieme al Libro Soci): in esso sono contenuti i verbali (cioè i resoconti) di tutte le assemblee soci e di direttivo convocate ed effettuate dall’Associazione. In esso vanno anche riportati tutti i documenti sottoposti a votazione; tra questi ricordiamo, ad esempio, l’accettazione delle richieste di iscrizione dei nuovi soci, o il rendiconto economico annuale. Ovviamente le Associazioni che dovessero utilizzare TeamArtist, il nostro gestionale online, potrebbero caricare online i verbali e metterli a disposizione dei soli soci, in modo da avere anche un comodo archivio online.
Cosa contiene un verbale e chi lo redige?
Un verbale si apre sempre con l’ordine del giorno discusso durante l’assemblea, il medesimo mandato ai soci in fase di convocazione. Di redigere il verbale se ne occupa il Segretario dell’Assemblea* che, generalmente, corrisponde al Segretario dell’Associazione. Tra i compiti preposti al Segretario dell’Assemblea, oltre che quello iniziale di fare l’appello dei presenti per verificare che il numero dei soci presenti e le eventuali deleghe siano sufficienti a garantire il numero legale**, c’è quello di consentire lo svolgimento dell’assemblea e delle delibere e di annotare il più fedelmente possibile, punto per punto e in modo sintetico, ciò che avviene durante il dibattito.
Per ogni delibera inoltre dovrà annotare la percentuale dei voti espressi e, per finire, in conclusione di Assemblea, dovrà leggere il verbale redatto a tutti i presenti per l’approvazione. Sarà sempre suo compito esporre il verbale presso la sede sociale dell’Associazione per il tempo previsto dallo statuto sociale e
altresì, se previsto, inviarne una copia a tutti i soci.***
Come deve scrivere i verbali il Segretario?
Oltre che in modo dettagliato e fedele cercando però di puntare sulla sinteticità, il Segretario potrà scegliere se redigere a mano o al computer il verbale dell’assemblea. Non esiste infatti una norma che imponga un metodo piuttosto che un altro: nel momento in cui un verbale verrà redatto al computer, basterà incollare le stampate del verbale stesso sulle pagine del LIBRO / REGISTRO DEI VERBALI DI ASSEMBLEA DELLA ASSOCIAZIONE. Per maggiori garanzie ed evitare accuse di falsificazione a posteriori (ricordiamo che non ricorre l’obbligo di vidimare i libri sociali) si può apporre un timbro a cavallo tra la pagina del libro ed il foglio incollato.
Perché è importante conservare il LIBRO / REGISTRO e averne cura?
Conservare il libro /registro dei verbali di assemblea è importantissimo in caso di controlli da parte di enti esterni in quanto certifica la regolarità e la legalità dello svolgimento delle attività di un’Associazione e permette di mantenere i vantaggi fiscali previsti dal legislatore. Per avere una garanzia di sicurezza in più si può ricorrere ad un’ulteriore procedura: depositare il verbale presso l’Ufficio Protocollo Generale del Comune di appartenenza dell’Associazione. In questo caso, dopo l’Assemblea, il Segretario (o chi per esso) si preoccuperà di preparare una istanza.
Come formulare l’istanza?
Inserendo le intestazioni tradizionali e le seguenti diciture: “Con la presente si deposita il Verbale dell’Assemblea dei Soci, dell’Associazione denominata “X” con sede in “X” all’indirizzo ”X”. La presente viene inoltrata e depositata per la dovuta trasparenza dell’operato della citata Associazione. L’Associazione rimane a Vs. completa disposizione e coglie l’occasione per porgere ossequiosi saluti. Firma (nome e cognome del Presidente dell’Associazione)”.
L’istanza dovrà essere prodotta in doppia copia e a ciascuna allegata un copia del verbale. Di questo plico, uno dovrà essere depositato, l’altro, con l’apposizione del timbro dell’Ufficio Protocollo in ogni parte (sia sull’istanza che sul verbale), dovrà essere conservato dall’Associazione.
Si specifica che questa procedura non è affatto obbligatoria, ma depositare i verbali all’Ufficio Protocollo farà in modo che nessuno possa contestarne la veridicità ed, inoltre, l’Associazione potrà conservare semplicemente un raccoglitore con tutti i verbali depositati, piuttosto che il Registro.
POTETE SCARICARE QUI INVECE UNO SCHEMA DI VERBALE
*Il Segretario dell’Assemblea può essere scelto tra uno qualunque dei soci presenti. Si suggerisce, per evitare accuse di conflitti di interesse, di non nominare mai per tale ruolo nè il Presidente della Associazione, nè il Tesoriere.
**L’Assemblea sarà costituita legalmente con la presenza di almeno il 50% più uno dei soci. Nel caso in cui il numero legale non venisse raggiunto, l’Assemblea si intende validamente costituita in seconda convocazione, qualunque sia il numero dei soci presenti. La seconda convocazione può essere convocata insieme alla prima, anche a mezz’ora di distanza.
***Ai soci è data facoltà di chiedere eventuali modifiche al verbale nel caso riscontrino che i fatti riportati siano diversi da quanto realmente avvenuto. Se ciò non dovesse corrispondere a quanto rilevato dal Segretario, ciò dovrà essere debitamente annotato.
SE TI E’ INTERESSATO QUESTO ARTICOLO LEGGI ANCHE QUELLO SUL LIBRO SOCI.
Damiano Dalerba & Stefano Cabot
Direttori area noprofit di TeamArtist
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Buonasera
La mia associazione culturale deve inviare alla Regione una relazione che illustra l'attività da noi svolta annualmente in quanto utilizziamo una sede restaurata con i soldi della Unione Europea-
Queste relazioni ed eventuali lettere vanno inserite come allegato nel libro assemblee e dopo la riunione dei soci ?
Grazie
Maria Pia Janigro
Buonasera Mariapia,
non necessariamente. A meno che questa relazione annuale sia la stessa che viene presentata all'assemblea annuale dei soci e che illustra le attività svolte nell'anno.
In una riunione di associazione un argomento non riportato all’ordine del giorno può essere discusso e votato sotto la voce varie ed eventuali ?
Buongiorno Luigi,
si a condizione che alla riunione siano presenti tutti i componenti del direttivo e siano favorevoli a trattare il nuovo argomento.
A fine anno nel libro dei verbali assemblela, cosa va fatto? In pratica come si chiude il libro?
Buongiorno Giuseppe,
il libro verbali dell'assemblea non prevede chiusure annuali.
Ci sono i presupposti per citare in giudizio per una manomissione dei verbali di vari direttivi di club service?
Buongiorno Giuseppe,
citare in giudizio una persona è una decisione che ha conseguenze importanti e quindi va valutata in modo molto attento con l'ausilio di un legale.
vorrei farmi socio per frequentare i corsi, avendo acquistato un telescopio che purtroppo non sono capace di usare
Buongiorno Francesco,
dipende dallo statuto dell'associazione.
Salve,sono un consigliere della proloco, abbiamo sfiduciato il presidente con una mozione di sfiducia in sede di consiglio direttivo firmata da 5 consiglieri su 9, la mozione non era all'ordine del giorno abbiamo chiesto al segretario che doveva essere parte integrante del verbale. Ci viene contestato che non è stata messa a votazione , se è firmata da 5 consiglieri si doveva comunque mettere a votazione?
Inoltre il presidente è stato votato dal consiglio direttivo lo stesso lo può anche sfiduciare.
Nello statuto c'e scritto il consiglio direttivo elegge e revoca il presidente.
Buongiorno Augusto,
ti rimandiamo al nostro articolo sul tema della sfiducia al presidente https://www.teamartist.com/blog/2012/04/24/come-revocare-il-presidente-di-una-associazione/
Qui potrai trovare indicazioni utili. Avete certamente scelto il metodo più aggressivo per affrontare il tema.
Il verbale di un'assemblea ordinaria di associazione no profit deve essere redatto e conservato in associazione nel registro, oppure obbligatoriamente depositata copia all'agenzia delle entrate?
Buongiorno Maria Teresa, in questo caso il verbale deve essere inserito nel libro verbali assemblee che è conservato presso la sede dell'associazione.
Salve, dovremmo rieleggere l'intero consiglio direttivo di un circolo, presidente compreso. Vorremmo che l'assemblea dei soci per l'elezione sia richiesta dai soci stessi (il consiglio non è collaborativo). Qual è l'iter di:
- Convocazione
- Elezione
- Post nuovo consiglio che documentazione è necessario aggiornare?
Grazie mille del suo tempo,
Valerio
Purtroppo bisogna vedere cosa prevede il vostro statuto.
Salve,
Sono il presidente di questa associazione, sotituitasi a gennaio 2017.
In seguito ad una chiacchierata con un legale, ci siamo accorti di non avere proprio tutto a norma. Mi spiego meglio:
1- libro soci era fatto semplicemente su un foglio Excel.. ora iniziamo a farlo, previa timbro del comune, mettendo l'ordine dei soci in base al precedente foglio multimediale (tale foglio colloca in ordine diverso i soci fondatori come numero progressivo di iscrizione, va bene comunque?) mi sorge un dubbio però: nei precedenti consigli abbiamo deliberato l'entrata dei soci x,t,z a d esempio, che però sul libro soci avranno data d'iscrizione successiva... può andare comunque?
2- libro dei verbali, firmati da presidente e segretario, per ora è fatto su un raccoglitore con buste trasparenti (inseriamo anche convocazione ed allegati)
3- libro di nota cassa compilato dall'addetta con relativo bilancio su foglio multimediale
Possono andare come registri?
1. Si, ma non serve il timbro comunale
2. si
3. si
In generale, potete tranquillamente avere questi documenti in cartaceo o su supporto multimediale
Gentilissimi,
La presente per chiedervi come vanno redatti i verbali di riunioni effettuate via skype e se queste possono avere valore di convocazione assembleare oppure se vanno considerate in altro modo nell'ambito della vita associativa. Grazie!! Buoba giornata
Devono essere redatti analogamente a quelli delle riunioni con presenza "fisica"
Interessante l'articolo e anche le risposte. Grazie!
Il nostro consiglio direttivo si riunisce spesso, magari ogni 15 giorni ma via Skype ( siamo distribuiti tra Milano, Torino, Roma ,Latina e Londra), scriviamo sul computer il verbale, lo stampiamo e lo firmo solo io (presidente) per inserirlo nel libro soci.Firmarlo tutti sarebbe un problema: E' sbagliato?
Grazie, e grazie anche per il convegno alle Stelline di settembre., molto utile
Nicoletta Piardi
Non è sbagliato (siamo nel 2017!), ma dovete prevedere questa possibilità a statuto
Vorrei sapere il termine entro il quale deve essere redatto il Verbale di Assemblea Ordinaria di un'associazione Pro-Loco.
Grazie,
Lucia Scoppa
Il giorno stesso in cui si svolge l'assemblea
Ci sono state le dimissioni del presidente bisogna nominare 9 membri del direttivo e nuovo presidente.come fare tutti i passaggi
Dovete convocare un'assemblea soci per nominare i nuovi membri.
Eletto il nuovo presidente, dovete aggiornare l'anagrafica fiscale dell'associazione
Salve , sono un socio ordinario di una associazione di volontariato , vorrei sapere se i 5 membri del comitato direttivo possono prendere decisioni su dove aprire una specie di bar/ punto di incontro senza convocare una regolare assemblea per tutti i soci, con tanto di votazione e, verbale firmato...???
E se non l'hanno fatto come si può protestare?
Grazie mille
In genere è solo il direttivo a decidere in merito a questioni di questo tipo, ma dipende cosa prevede il vostro statuto a riguardo
Spettabile .teamARTIST®
Le chiedo se esiste una norma una regolamentazione, circa l’invio ai Consiglieri, del Verbale della ultima riunione del Consiglio Direttivo.
Dato che il Verbale andrà approvato e ratificato all’inizio per prossimo Consiglio Direttivo, penso che i Consiglieri dovrebbero avere del tempo per analizzarlo ed eventualmente chiedere chiarimenti.
Nella associazione di volontariato di cui faccio parte, vorrei proporre, anche se nello statuto non c’è riferimento alcuno, che il Verbale del C.D. venga consegnato al più presto, quando ancora si ci ricorda bene delle discussioni e delibere prese.
Tenga presente che anche il segretario della associazione è un volontario e che potrebbe avere delle sue esigenze.
La proposta dovrebbe essere utile anche per quei Consiglieri, che per motivi vari, erano assenti giustificati per quel C.D.
La ringrazio e Le porgo i miei più distinti ossequi.
Augusto Banderali
Circolo Dipendenti Banca Carige
Cell. 349.1728781
Buongiorno, può portare la proposta in consiglio direttivo e farla votare dai consiglieri.
Salve, sono Presidente di un'associazione...alcune domande sul tema, grazie anticipatamente per il cortese e prezioso contributo che da fornendoci il suo professionale e competente parere. Detto questo, le domande:
1) PER LEGGE, è obbligatorio numerare i verbali di Consiglio e Ass. soci?
2) Per legge, è obbligatorio incollare i verbali ad un registro o posso tenerli sciolti con la sola numerazione per ognuno di essi delle pagine del verbale?
3) E il libro cassa? può anch'esso essere fatto a computer con fogli sciolti (ma numerati) senza incollarlo ad un registro?
3) Per legge, è obbligatorio numerare ricevute e fatture? La eventuale numerazione deve indicare l'anno (ad es. 004/2017) o deve essere solo progressiva?
Grazie ancora. Saluti
Considerati questi dubbi forse è meglio che ne parliamo in privato.
buongiorno vorrei il vostro aiuto per capire come fare le cose correttamente
Ciao Claudia, potresti essere più precisa? E' una richiesta troppo vaga
Entro quanti giorni deve pervenire al Consiglio Direttivo eletto durante Assemblea annuale soci ordinaria con rielezione delle cariche. Lo statuto prevede che il verbale debba essere conservato presso la sede dell'associazione senza essere mai citata la rielezione del Consiglio Direttivo e relativo "iter".
Cordiali saluti.
Buongiorno Paola, potrebbe riformulare la domanda?
Quando si redige il primo verbale del Consiglio Direttivo DEL PRIMO ANNO SOCIALE, non esistendo un esercizio precedente e quindi un REFA da discutere, l'Assemblea ordinaria va convocata lo stesso, anche solo per verbalizzare che non esiste alcun REFA da approvare?
Di quale verbale di Consiglio Direttivo sta parlando? Ne esistono di vari tipi e non è chiaro quale intende
Intendo il verbale del C.D. in cui genericamente si discute il REFA dell'esercizio precedente e in cui si convoca l'Assemblea per l'approvazione del REFA.
Va comunque convocato
Buongiorno,
volevo chiedere se ci deve essere un libro verbali consigli direttivo e un altro libro per verbali assemblea dei soci.
grazie, cordialmente
il libro verbali è unico per assemblea soci e consiglio direttivo
Vorrei chiedere se è possibile apporre postille su argomenti rilevanti ai verbali di assemblea ordinaria una volta chiusi e firmati
grazie mille per la risposta e complimenti per il vs lavoro
purtroppo no
Buongiorno, sono il Presidente dell'Associazione culturale/musicale- non profit - DALDOALSI e vorrei sapere se è obbligatorio fare due convocazioni (1^ e 2^ convocazione) per l'Assemblea dei Soci .
Grazie , cordialmente.
Paolo DC
Si, e dovete prevedere a statuto questa duplice convocazione
Sono iscritto ad una associazione affiliato alla foi onlus, in data 12 marzo si è tenuta l'assemblea ordinaria dove ho contestato alcuni punti. Il verbale ho potuto visionarlo un mese dopo , volevo farne copia pet esaminarlo con calma ma il presidente me lo ha impedito dicendomi che posso solo leggerlo in sede. Corrisponde al vero? Se così non è a chi dovrei rivolgermi?
Saluti
Può avere ragione il presidente. Il verbale è un documento molto delicato interno dell'associazione, e può essere loro facoltà non farlo uscire dalla sede
Salve sono il segretario di un'associazione no profit volevo sapere un informazione.
1 noi abbiamo da poco cambiato il presidente è il direttivo. In più 3 dei vecchi membri li abbiamo assegnato Delle mansioni tipo ( responsabile Delle relazioni con le altre associazioni). Loro devono partecipare alle assemblee dei soci o anche del direttivo?
1. se sono soci partecipano alle assemblea dei soci
2. possono partecipare come invitati al direttivo senza diritto di voto
loro sono stati nominati del nuovo presidente. e secondo l'avvocato che era presente come segrettario dell'assemblea dove e stato nominato il nuovo presidente ha detto che devono firmare anche loro e essere presenti nell'assemblea del direttivo.
1. l'assemblea per ammissione nuovi soci devo mettere fotocopia nella bacheca?
2. nel verbale devo inserire i nomi di tutti i richiedenti domanda? sono 22 persone
1. No
2. Si
Buongiorno,
il verbale di assemblea deserta in prima convocazione è separato ( e quindi con numerazione diversa) dal verbale di II convocazione?
grazie
elena
direi che visto che la prima convocazione non ha prodotto un'assemblea puoi fare solo il verbale della seconda (specificando che è una seconda convocazione)
Buon giorno, i verbali del consiglio direttivo basta che siano firmati solo dal presidente e dal segretario o da tutti i membri del consiglio medesimo?
meglio da tutti i membri
Grazie per la risposta, ultima domanda. Il consiglio direttivo si può riunire in luoghi diversi da dove ha la sede sociale l'associazione?
Grazie
Enrico
assolutamente sì
1) Ogni anno sociale la numerazione dei verbali del Consiglio Direttivo/dell'Assemblea deve ripartire da 1?
2) La numerazione dei verbali dell'Assemblea deve seguire quella dei verbali del Consiglio Direttivo? O le numerazioni sono separate?
1.Come vuoi, puoi ricominciare da 1 ogni anno indicando a fianco l'anno (es 1/2017, 2/2017) oppure puoi andare avanti con la numerazione
2.deve seguire quella del direttivo
Salve,
volevo chiedervi un paio di cose.
1- I verbali vanno numerati? (non l'ho trovato scritto da nessuna parte).
2- Dopo le riunioni di assemblea ho pensato di fare un foglio firme, con i soci partecipanti. Eventualmente devo numerare anche quel foglio o mi basta allegarlo ai verbali?
Grazie e complimenti per il sito
1- sì
2- allegarli ai verbali e quindi numerarli di conseguenza
Grazie per la tempestività, un'ultima cosa.. bisigna fare un registro per i verbali dell'assemblea ordinaria e un registro per i verbali dell'assemblea straordinaria?
Saluti
il libro è unico!
Salve faccio parte di un consorzio , ho chiesto all ufficio amministrativo i verbali riunioni del consiglio d'aministrazione per il biennio appena scorso.
Ho ricevuto i verbali richiesti , mi sono accorto però che la numerazione delle pagine non è continua,di fatto mancano diverse pagine .
Oltre a chiedere spiegazioni al consorzio vorrei sapere cosa dice la legge ad esempio se mi venisse risposto che sono state annullate.
In attesa di vs cortese riscontro
grazie
Non saprei dovrei controllare lo Statuto di questo consorzio.
Ma si tratta di libri vidimati?
salve volevo chiedervi se c'è un formato standard di bilancio perle associaizoni.
Purtroppo il bilancio consuntivo che viene portato ogni anno in assemblea raggruppa per grandi aree di spesa alcune attività della associazione .Su alcune ho i dubbi che siano veramente state fatte. Quali documenti ho diritto di vedere e come posso esprimere il mio voto correttamente se ci sono molti lati oscuri ?
Poi alla fine saltano anche tante deleghe per votarlo che secondo me sarebbero illegali visto che è prevista la presenza del socio .
Per impugnare un atto votato è possibile ricorrere al giudice di pace?
Può chiedere di prendere visione di tutta la documentazione dell'associazione in qualità di socio.
Nella fattispecie potrebbe richiedere le pezze di avvenuto pagamento delle spese indicate a rendiconto.
Durante le votazioni, ogni socio può rappresentare solo ed esclusivamente un altro associato, non di più. Alcuni statuti contengono indicazioni diverse da queste ma sono comunque errati.
Buonasera,
una asd conta al suo interno un totale di 8 soci di cui 6 fanno parte del consiglio direttivo.
Nella redazione dei verbali dell'assemblea dei soci devono essere indicati tutti i presenti( quindi i 6 componenti del consiglio direttivo + gli altri due soci) sempre se presenti all'assemblea?
Esatto
1_
a fine 2016 il consiglio direttivo ha deliberato di proporre altri due soci da aggiungere al direttivo stesso, ed è stato messo ovviamente a verbale.
Ma l'assemblea dei soci vota il nuovo direttivo?
2_
a chiusura anno, è stato presentata la chiusura del bilancio al direttivo, ma va presentata anche ai soci tutti?
3_ queste due cose (votazione nuovo direttivo/approvazione del bilancio annuale), si possono fare entrambe durante al stessa assemblea soci?
grazie
1,2,3, sì
Salve,
innanzitutto complimenti per il questo blog!
Vorrei delle certezze ad alcuni quesiti che mi pongo da tempo:
- Insieme al verbale, deve essere conservato o allegato il foglio/registro presenze debitamente firmato dai soci presenti durante l'assemblea?
È un obbligo per legge?
Deve riportare l'orario di entrata ed uscita (e l'eventuale rientro in sala) di un socio?
Grazie!
Buongiorno, sono presidente di un'associazione culturale senza fini di lucro.
Vorrei chiedere se:
1 - ci sono indicazioni sul termine minimo di giorni per convocare il consiglio direttivo ordinario (ad es. per deliberare l'ammissione di nuovi soci).
2 -la convocazione può essere fatta con lettera consegnata a mano, o deve essere necessariamente tracciabile?
Grazie ancora per le vostre preziose consulenze.
1- se presenti sono indicati nel vostro statuto
2- dipende dalle modalità previste nel vostro statuto
Buongiorno,
prima di scrivere "trovo assurdo che nel 2017 si debba stampare un verbale scritto a computer per poi incollarlo ad un libro", mi chiedevo se non fosse possibile mantenere il tutto virtuale: scrivo il verbale sul PC (e questo si può fare), lo firmo a schermo (ho un touchscreen con penna), lo esporto come PDF e lo infilo in una cartella chiamata "Libro verbali".
Cosa dice la legge a riguardo? Che il libro verbale DEVE essere cartaceo? Che le firme DEVONO essere fatte con una penna su di un foglio? E voi, invece, cosa ne pensate?
Grazie mille.
Masatomo
Durante un controllo fiscale gli ispettori pretendono le copie cartacee.
Meglio avere tutto già stampato e pronto.
Buongiorno, sto costituendo una A.s.d. cinofila e il segretario farà un prestito di circa 9000 euro, so che bisogna fare un verbale, ma non so come fare ed eventualmente come registrarlo. Grazie.
Ciao, trovi tutto in questo post.
Buongiorno, sono il segretario del CD. Recentemente nel corso di una accesa riunione, accingendomi ad indicare il risultato della votazione, chiedo di verificare chi ha votato a favore per poterlo trascrivere sul verbale (assieme a contrari ed astenuti). Mi viene opposto da diversi membri del Direttivo che devo indicare solamente l'esito della votazione con il numero di favorevoli e contrari (senza nomi) perchè sarebbe questa la prassi da utilizzare. E' corretto quanto da loro detto?
Il voto segreto si fa con le urne. Se si fa per alzata di mano è pubblico. Detto questo non mi fisserei, segui pure le indicazioni di come si è sempre fatto.
Devo modificare un atto costitutivo della societa asd ,la modifica consiste solo nel nome della societa'.
Ho indetto una assemblea straordinaria per approvazione del nuovo nome.
poi che devo fare?
Leggi questo nostro post
Salve,
sono in procinto di convocare un'assemblea straordinaria ma prevedo un incontro molto burrascoso. Vorrei essere messa al corrente di tutte le possibili diciture che si possono utilizzare in un verbale e che non siano quelle ordinarie. Ad esempio: il sig..... si asterrà da approvare il verbale, etc....
Cordiali saluti e ringraziamenti
Monica
Non capisco. Sei tenuto a verbalizzare quello che succede... non altro. Non diversamente.
Buongiorno, avrei bisogno di capire una cosa:
Ho sbagliato la stampa di un libro verbali assemblee più nello specifico quando ho tirato fuori dal libro le pagine da stampare non mi sono accorta che non erano con la numerazione progressiva ( es ultima pag stampata la n. 17 poi la 32, 33 34 poi ritorna la n. 18) i mie capi mi hanno detto che se arriva un controllo ci sono delle sanzioni ( premetto che le pagine sono state annullate e ristampate in maniera corretta) e vera questa cosa?
Grazie
Parliamo di una azienda o di una Associazione?