Come avere un Libro Verbali corretto?

Partiamo dall’abc: cosa si intende per Libro Verbali?

Il Libro Verbali  di un’Associazione è uno dei libri sociali obbligatori che l’Associazione stessa è tenuta a compilare e conservare (insieme al Libro Soci): in esso sono contenuti i verbali (cioè i resoconti) di tutte le assemblee soci e di direttivo convocate ed effettuate dall’Associazione.

In esso vanno anche riportati tutti i documenti sottoposti a votazione; tra questi ricordiamo, ad esempio, l’accettazione delle richieste di iscrizione dei nuovi soci, o il rendiconto economico annuale.

Cosa contiene un verbale e chi lo redige?

Un verbale si apre sempre con l’ordine del giorno discusso durante l’assemblea, il medesimo mandato ai soci in fase di convocazione.

Il Segretario dell’Assemblea si occupa di redigere il verbale; generalmente corrisponde al Segretario dell’Associazione.

Tra i compiti preposti al Segretario dell’Assemblea, oltre che quello iniziale di fare l’appello dei presenti per verificare che il numero dei soci presenti e le eventuali deleghe siano sufficienti a garantire il numero legale, c’è quello di consentire lo svolgimento dell’assemblea e delle delibere e di annotare il più fedelmente possibile, punto per punto e in modo sintetico, ciò che avviene durante il dibattito.

Per ogni delibera inoltre dovrà annotare il numero dei voti espressi e, per finire, in conclusione di Assemblea, dovrà leggere il verbale redatto a tutti i presenti per l’approvazione. Sarà sempre suo compito esporre il verbale presso la sede sociale dell’Associazione per il tempo previsto dallo statuto sociale e altresì, se previsto, inviarne una copia a tutti i soci.

Come devono essere scritti i verbali?

Oltre che in modo dettagliato e fedele cercando però di puntare sulla sinteticità, il Segretario potrà scegliere se redigere a mano o al computer il verbale dell’assemblea. Non esiste infatti una norma che imponga un metodo piuttosto che un altro: nel momento in cui un verbale verrà redatto al computer, basterà incollare le stampate del verbale stesso sulle pagine del Libro Verbali.  Per maggiori garanzie ed evitare accuse di falsificazione a posteriori (ricordiamo che non ricorre l’obbligo di vidimare i libri sociali) si può apporre un timbro a cavallo tra la pagina del libro ed il foglio incollato.

Perché è importante conservare il Libro Verbali e averne cura?

Conservare il libro dei verbali di assemblea è importantissimo per due motivi:

1. in caso di controlli da parte di enti esterni in quanto certifica la regolarità e la legalità dello svolgimento delle attività di un’Associazione e permette di mantenere i vantaggi fiscali previsti dal Legislatore.
2. perchè permette a ogni socio di poter prendere visione delle decisioni assunte dai diversi organi dell’associazione e quindi è uno strumento fondamentale per garantire democrazia e trasparenza interna.

Prima di concludere, ci tengo a farti tre precisazioni molto importanti:

• Il Segretario dell’Assemblea dei SOCI può essere scelto tra uno qualunque dei soci presenti. Si suggerisce, per evitare accuse di conflitti di interesse, di non nominare mai per tale ruolo né il Presidente della Associazione, né il Tesoriere.

• L’Assemblea dei soci ordinaria sarà costituita legalmente con la presenza di almeno il 50% più uno dei soci. Nel caso in cui il numero legale non venisse raggiunto, l’Assemblea si intende validamente costituita in seconda convocazione, qualunque sia il numero dei soci presenti. La seconda convocazione può essere convocata insieme alla prima, almeno a un’ora di distanza.
  NB: se il tuo statuto prevede quorum e tempi diversi devi rispettare quelli! (se sono inferiori è bene che lo guardiamo insieme perchè potrebbe essere contro la Legge —> CLICCA QUI PER RICHIEDERE UN CONTROLLO DELLO STATUTO)
• Ai soci è data facoltà di chiedere eventuali modifiche al verbale nel caso riscontrino che i fatti riportati siano diversi da quanto realmente avvenuto. Se ciò non dovesse corrispondere a quanto rilevato dal Segretario, ciò dovrà essere debitamente annotato.

Come avrai capito, i verbali delle assemblee devono essere redatti con criterio e devono anche essere conservati con metodo, perché rappresentano il racconto della vita democratica della tua associazione.

Sono una delle prove fondamentali che la tua è un’associazione no profit e non un’azienda mascherata, quindi se fatti bene e ben conservati sono anche una garanzia in più per te in sede di controllo dell’agenzia delle entrate: possono contribuire a smontare il pregiudizio dell’ispettore, che pensa in partenza che la tua sia una finta associazione.

E ora la nota dolente…. Anche se in tanti me lo chiedete, non esiste un fac simile di verbale che possa andar bene per ogni associazione.

Un verbale può essere corretto o meno solo se ha le caratteristiche che ti ho spiegato oggi, ma anche se rispetta le regole che vi siete dati nel vostro Statuto, che sono diverse da associazione ad associazione.

L’unico modo per essere tranquilli di aver fatto dei buoni verbali è quello di farli visionare a un associazionista che segue la tua associazione dalla A alla Z.

Solo un esperto che ha il quadro complessivo della situazione può dirti se il verbale è corretto, sia nella forma che nella sostanza.

Peccato che invece nel 90% dei casi i verbali che vengono predisposti non sono fatti controllare da nessuno, anche se sono uno degli adempimenti FONDAMENTALI per l’associazione e fra i primi documenti controllati in caso di accertamento fiscale.

Se stai valutando di affidarti a Teamartist per la gestione dell’associazione, sappi che con il servizio BLINDO controlliamo ovviamente anche questi documenti.

Con Blindo infatti, oltre ad avere due ore di consulenza da utilizzare nel corso dell’anno, puoi farci quesiti illimitati via mail e mandarci da controllare ogni documento riguardante l’associazione per un parere.

Clicca qui per maggiori informazioni su Blindo

Giovanni Damiano Dalerba