Assemblea ordinaria o straordinaria. Le informazioni base per sapere quando e come convocare in modo corretto l’assemblea della tua associazione

Come saprai, dal 31 dicembre scorso le organizzazioni di volontariato (Odv), le associazioni di promozione sociale (Aps) e le Onlus, non possono adeguare i propri statuti alle nuove norme del codice del Terzo settore  ricorrendo alle procedure semplificate dell’assemblea ordinaria (così come previsto all’art. 101, c.2 dello stesso codice). In questo momento, se un presidente vuole aggiornare lo statuto della propria associazione deve convocare un’assemblea straordinaria. 

Il ritorno alla normalità

È terminato quindi il periodo transitorio concesso dallo Stato, durante il quale le associazioni potevano modificare i propri statuti e recepire le novità introdotte dalla riforma del Terzo Settore attraverso una semplice assemblea ordinaria. Per questo motivo, ci sembra utile riproporti una sintesi delle informazioni di base che devi conoscere sull’assemblea degli associati. Saprai così, senza più ombra di dubbio, la differenza tra assemblea ordinaria e straordinaria e come muoverti quando devi approvare le modifiche allo Statuto. Saprai anche i modi corretti di convocazione e i quorum previsti per ottenere la validità delle decisioni assunte in assemblea.

L’assemblea degli associati: una definizione

L’Assemblea degli associati è l’organo sovrano dell’associazione ed è composta da tutti i soci per i quali sussiste tale qualifica al momento della convocazione. L’assemblea viene convocata generalmente dal presidente. Quale organo sovrano, l’assemblea degli associati determina lo scopo dell’ente e le regole che lo organizzano. Può deliberare lo scioglimento, la nomina o revoca degli amministratori e i loro poteri, le azioni di responsabilità contro questi per fatti da loro compiuti.

L’assemblea degli associati può essere convocata in forma ordinaria o straordinaria, a seconda dei temi e delle decisioni che un’associazione deve prendere con il contributo dei propri associati.

Assemblea ordinaria

L’assemblea ordinaria deve essere convocata almeno una volta all’anno, entro quattro mesi dalla chiusura dell’anno sociale, per approvare il rendiconto economico finanziario annuale dell’anno sociale appena concluso. Sempre attraverso l’assemblea ordinaria l’associazione ogni 3/4 anni elegge i membri del consiglio direttivo.
Di seguito ti elenchiamo i principali compiti che spettano all’assemblea ordinaria e che uno statuo scritto bene dovrebbe prevedere:

– Approvare le linee generali del programma di attività per l’anno sociale
– Approvare il Rendiconto Economico Finanziario Annuale dell’anno precedente ed eventualmente un bilancio di previsione per l’anno in corso
– Eleggere i membri del Consiglio Direttivo
– Eleggere i membri del Collegio dei Revisori dei Conti (se costituito)
– Eleggere i membri del Collegio dei Probiviri (se costituito)
– Deliberare i regolamenti dell’associazione e le loro modifiche
– Deliberare su tutte le questioni attinenti la gestione dell’Associazione che il Consiglio Direttivo riterrà di sottoporle
– Deliberare in ordine all’esclusione degli associati
– Delibera la partecipazione ad Enti, società e ad altri organismi con finalità statutarie analoghe o strumentali per il raggiungimento degli scopi sociali
– Delibera le azioni di responsabilità contro gli amministratori per fatti da loro compiuti
– Delibera su ogni altra questione ad essa riservata dalla legge o dallo Statuto

Assemblea straordinaria

L’assemblea straordinaria viene convocata ogni volta lo si ritiene necessario per affrontare le esigenze dell’ente. Si ricorre all’assemblea straordinaria quando si deve deliberare su temi molto rilevanti per l’associazione: la modifica dello statuto, la fusione, la scissione o la trasformazione dell’associazione. Solo l’assemblea straordinaria può decidere lo scioglimento dell’associazione e la nomina del liquidatore.

Quorum

Il quorum è un termine tecnico che indica di fatto il numero legalmente necessario per la validità delle adunanze e delle deliberazioni di determinati organi collegiali, tra cui le assemblee. 
L’assemblea ordinaria e l’assemblea straordinaria per essere considerate valide, prevedono quorum diversi. Uno statuto corretto deve sempre prevedere per le assemblee ordinarie, sia la prima sia la seconda convocazione, con un cambiamento di quorum per la validità della seduta. In prima convocazione le delibere sono valide se presenti  il 50% +1 dei soci e invece senza numero minimo per la seconda convocazione.
L’ assemblea straordinaria, secondo quanto stabilito dal codice civile, prevede un quorum più alto perché si ricorrere all’assemblea straordinaria per prendere decisioni appunto moto importanti. Per modificare l’atto costitutivo e lo statuto occorre convocare un’assemblea straordinaria con la presenza di almeno 3/4 degli associati e il voto favorevole della maggioranza dei presenti. Per deliberare lo scioglimento dell’associazione e la devoluzione del patrimonio, occorre il voto favorevole di almeno 3/4 degli associati.

Metodi di convocazione di un’assemblea

Per le assemblee sia ordinarie che straordinarie devono essere previste almeno due modalità di convocazione: una individuale (ad esempio, attraverso l’invio di una mail ad ogni associato) ed una collettiva (ad esempio attraverso l’affissione dell’avviso di convocazione su una bacheca soci).
Attenzione! La lettera di convocazione deve contenere sempre queste informazioni: data e ora della riunione, sia in prima sia in seconda eventuale convocazione, modalità di svolgimento, luogo, ordine del giorno e reperibilità dei documenti sottoposti a votazione.

Come votare in assemblea 

Le votazioni in assemblea avvengono quasi sempre per alzata di mano. In alternativa, puoi ricorrere anche alla modalità di votazione segreta e libera su carta. Questa è una possibilità indicata soprattutto quando si chiede ai soci di esprimersi rispetto a delle persone. Prevedere una votazione segreta toglie dall’imbarazzo di dover esprimere una preferenza pubblica. La votazione può anche essere libera. Quindi, ad esempio, si può chiedere ai soci di scrivere liberamente il nome della persona che secondo loro dovrebbe assumere un determinato ruolo oppure può avvenire su scelta multipla, nel caso in cui si chieda a una persona di esprimere una preferenza su una rosa di nomi.

Con quale frequenza convocare un’assemblea straordinaria?

Se non ricorrono eventi eccezionali, come il caso della chiusura di un’associazione o la sua fusione con un altro ente, tutti eventi che per essere approvati devono passare da un’assemblea straordinaria, ti consigliamo di convocare l’assemblea straordinaria della tua associazione almeno una volta ogni cinque anni. Non è un obbligo perché non esiste nessuna legge che te lo impone. È un consiglio basato sulla nostra lunga esperienza di associazionisti. In questi ultimi vent’anni, abbiamo visto che in Italia uno statuto di associazione non riesce a rimanere aggiornato e valido per un periodo superiore ai cinque anni.

Rivedo, il servizio per avere uno statuto a norma

Per questo motivo ti consigliamo vivamente di rivedere periodicamente il tuo statuto, mettendo a tua disposizione Rivedo un servizio che ti offre la garanzia di avere uno statuto aggiornato con le ultime novità normative. Eviterai così il rischio che la tua organizzazione possa perdere la propria natura di associazione e di conseguenza tutte le agevolazioni fiscali previste per gli enti del no profit.