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31 Gennaio 2023

Assemblea ordinaria o straordinaria. Le informazioni base per sapere quando e come convocare in modo corretto l’assemblea della tua associazione

Andrea Brizzolari Scritto da Andrea Brizzolari
Categoria dell'articolo: Adempimenti Fiscali, Contabili e Gestionali

Come saprai, dal 31 dicembre scorso le organizzazioni di volontariato (Odv), le associazioni di promozione sociale (Aps) e le Onlus, non possono adeguare i propri statuti alle nuove norme del codice del Terzo settore  ricorrendo alle procedure semplificate dell’assemblea ordinaria (così come previsto all’art. 101, c.2 dello stesso codice). In questo momento, se un presidente vuole aggiornare lo statuto della propria associazione deve convocare un’assemblea straordinaria. 

Il ritorno alla normalità

È terminato quindi il periodo transitorio concesso dallo Stato, durante il quale le associazioni potevano modificare i propri statuti e recepire le novità introdotte dalla riforma del Terzo Settore attraverso una semplice assemblea ordinaria. Per questo motivo, ci sembra utile riproporti una sintesi delle informazioni di base che devi conoscere sull’assemblea degli associati. Saprai così, senza più ombra di dubbio, la differenza tra assemblea ordinaria e straordinaria e come muoverti quando devi approvare le modifiche allo Statuto. Saprai anche i modi corretti di convocazione e i quorum previsti per ottenere la validità delle decisioni assunte in assemblea.

L’assemblea degli associati: una definizione

L’Assemblea degli associati è l’organo sovrano dell’associazione ed è composta da tutti i soci per i quali sussiste tale qualifica al momento della convocazione. L’assemblea viene convocata generalmente dal presidente. Quale organo sovrano, l’assemblea degli associati determina lo scopo dell’ente e le regole che lo organizzano. Può deliberare lo scioglimento, la nomina o revoca degli amministratori e i loro poteri, le azioni di responsabilità contro questi per fatti da loro compiuti.

L’assemblea degli associati può essere convocata in forma ordinaria o straordinaria, a seconda dei temi e delle decisioni che un’associazione deve prendere con il contributo dei propri associati.

Assemblea ordinaria

L’assemblea ordinaria deve essere convocata almeno una volta all’anno, entro quattro mesi dalla chiusura dell’anno sociale, per approvare il rendiconto economico finanziario annuale dell’anno sociale appena concluso. Sempre attraverso l’assemblea ordinaria l’associazione ogni 3/4 anni elegge i membri del consiglio direttivo.
Di seguito ti elenchiamo i principali compiti che spettano all’assemblea ordinaria e che uno statuo scritto bene dovrebbe prevedere:

Approvare le linee generali del programma di attività per l’anno sociale
– Approvare il Rendiconto Economico Finanziario Annuale dell’anno precedente ed eventualmente un bilancio di previsione per l’anno in corso
– Eleggere i membri del Consiglio Direttivo
– Eleggere i membri del Collegio dei Revisori dei Conti (se costituito)
– Eleggere i membri del Collegio dei Probiviri (se costituito)
– Deliberare i regolamenti dell’associazione e le loro modifiche
– Deliberare su tutte le questioni attinenti la gestione dell’Associazione che il Consiglio Direttivo riterrà di sottoporle
– Deliberare in ordine all’esclusione degli associati
– Delibera la partecipazione ad Enti, società e ad altri organismi con finalità statutarie analoghe o strumentali per il raggiungimento degli scopi sociali
– Delibera le azioni di responsabilità contro gli amministratori per fatti da loro compiuti
– Delibera su ogni altra questione ad essa riservata dalla legge o dallo Statuto

Assemblea straordinaria

L’assemblea straordinaria viene convocata ogni volta lo si ritiene necessario per affrontare le esigenze dell’ente. Si ricorre all’assemblea straordinaria quando si deve deliberare su temi molto rilevanti per l’associazione: la modifica dello statuto, la fusione, la scissione o la trasformazione dell’associazione. Solo l’assemblea straordinaria può decidere lo scioglimento dell’associazione e la nomina del liquidatore.

Quorum

Il quorum è un termine tecnico che indica di fatto il numero legalmente necessario per la validità delle adunanze e delle deliberazioni di determinati organi collegiali, tra cui le assemblee. 
L’assemblea ordinaria e l’assemblea straordinaria per essere considerate valide, prevedono quorum diversi. Uno statuto corretto deve sempre prevedere per le assemblee ordinarie, sia la prima sia la seconda convocazione, con un cambiamento di quorum per la validità della seduta. In prima convocazione le delibere sono valide se presenti  il 50% +1 dei soci e invece senza numero minimo per la seconda convocazione.
L’ assemblea straordinaria, secondo quanto stabilito dal codice civile, prevede un quorum più alto perché si ricorrere all’assemblea straordinaria per prendere decisioni appunto moto importanti. Per modificare l’atto costitutivo e lo statuto occorre convocare un’assemblea straordinaria con la presenza di almeno 3/4 degli associati e il voto favorevole della maggioranza dei presenti. Per deliberare lo scioglimento dell’associazione e la devoluzione del patrimonio, occorre il voto favorevole di almeno 3/4 degli associati.

Metodi di convocazione di un’assemblea

Per le assemblee sia ordinarie che straordinarie devono essere previste almeno due modalità di convocazione: una individuale (ad esempio, attraverso l’invio di una mail ad ogni associato) ed una collettiva (ad esempio attraverso l’affissione dell’avviso di convocazione su una bacheca soci).
Attenzione! La lettera di convocazione deve contenere sempre queste informazioni: data e ora della riunione, sia in prima sia in seconda eventuale convocazione, modalità di svolgimento, luogo, ordine del giorno e reperibilità dei documenti sottoposti a votazione.

Come votare in assemblea 

Le votazioni in assemblea avvengono quasi sempre per alzata di mano. In alternativa, puoi ricorrere anche alla modalità di votazione segreta e libera su carta. Questa è una possibilità indicata soprattutto quando si chiede ai soci di esprimersi rispetto a delle persone. Prevedere una votazione segreta toglie dall’imbarazzo di dover esprimere una preferenza pubblica. La votazione può anche essere libera. Quindi, ad esempio, si può chiedere ai soci di scrivere liberamente il nome della persona che secondo loro dovrebbe assumere un determinato ruolo oppure può avvenire su scelta multipla, nel caso in cui si chieda a una persona di esprimere una preferenza su una rosa di nomi.

Con quale frequenza convocare un’assemblea straordinaria?

Se non ricorrono eventi eccezionali, come il caso della chiusura di un’associazione o la sua fusione con un altro ente, tutti eventi che per essere approvati devono passare da un’assemblea straordinaria, ti consigliamo di convocare l’assemblea straordinaria della tua associazione almeno una volta ogni cinque anni. Non è un obbligo perché non esiste nessuna legge che te lo impone. È un consiglio basato sulla nostra lunga esperienza di associazionisti. In questi ultimi vent’anni, abbiamo visto che in Italia uno statuto di associazione non riesce a rimanere aggiornato e valido per un periodo superiore ai cinque anni.

Rivedo, il servizio per avere uno statuto a norma

Per questo motivo ti consigliamo vivamente di rivedere periodicamente il tuo statuto, mettendo a tua disposizione Rivedo un servizio che ti offre la garanzia di avere uno statuto aggiornato con le ultime novità normative. Eviterai così il rischio che la tua organizzazione possa perdere la propria natura di associazione e di conseguenza tutte le agevolazioni fiscali previste per gli enti del no profit. 

Scrivi la tua domanda GRATUITA qui

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0 risposte a “Assemblea ordinaria o straordinaria. Le informazioni base per sapere quando e come convocare in modo corretto l’assemblea della tua associazione”

  1. Rispondi
    mancini angelo

    chi presiede l'Assemblea di una Associazione terzo settore per elezione consiglio direttivo e approvazione rendiconto.

    • Rispondi
      Stefano Marini

      Buongiorno Angelo,

      il Presidente è colui che presiede le riunioni del Consiglio direttivo. I consiglieri sono sempre eletti dall'Assemblea dei Soci e le modalità di elezione devono essere indicate a Statuto. Le uniche figure obbligatorie all'interno di un direttivo sono il presidente e i consiglieri.

  2. Rispondi
    GIRARDENGO GABRIELLA

    BUONGIORNO VORREI SAPERE SE PER UN ASSOCIAZIONE ODV IN SEDE DI ASSEMBLEA ORDINARIA PER APPROVAZIONE DEL RENDICONTO ANCHE I COMPONENTI DELL'ORGANO DIRETTIVO POSSONO RAPPRESENTARE PER DELEGA UN SOCIO
    GRAZIE

    • Rispondi
      Stefano Marini

      Buongiorno Gabriella,

      in linea teoria non ci dovrebbe essere nessun problema, ma per esserne sicuri al 100% bisognerebbe leggere lo statuto. 

      Se ha dei dubbi posso metterla in contatto con un nostro consulente per una verifica allo statuto.

  3. Rispondi
    SCalera Nicola

    Gradirei per cortesia, conoscere termini di preavviso per convocazione urgente consiglio direttivo da parte del presidente di associazione terzo settore ODV Grazie.
    Nicola Scalera

    • Rispondi
      Stefano Marini

      Buonasera Nicola, 

      al momento l'unico modo per sapere quale sia la tempistica è quella di visionare lo statuto attualmente in vigore nella sua versione registrata, quindi l'ultimo in ordine cronologico.

  4. Rispondi
    SCalera Nicola

    Gradirei per cortesia, conoscere termini di preavviso per convocazione urgente consiglio direttivo da parte del presidente di associazione terzo settore ODV Grazie.
    Nicola Scalera

    • Rispondi
      Stefano Marini

      Buongiorno Nicola,

      Per poter rispondere a questa domanda bisognerebbe prendere visione dello statuto e nel caso così non fosse le consiglio di farcene prendere visione.

  5. Rispondi
    Rizzello Domenico

    Sono volontario di una associazione nazionale
    ODV con personalità giuridica.
    Vorrei sapere se sussiste un obbligo di allegare
    alla lettera di convocazione dell'assemblea anche
    i documenti da approvare come il bilancio oppure
    un obbligo di pubblicazione sul sito istituzionale
    o altra modalità che non imponga al socio di recarsi
    presso la sede sociale (lontana 40 Km) per fare fare
    fotocopia di carte appese all'albo.
    Sarebbe importante un riferimento normativo
    Grazie

    • Rispondi
      TeamArtist

      Buongiorno Domenico, servirebbe verificare quali obblighi di pubblicità e trasparenza vengano imposti all'interno dello statuto. Occorre una consulenza personalizzata per questa domanda.

  6. Rispondi
    Donadon Giulia

    Buongiorno, vorrei cortesemente sapere se è corretto convocare un'assemblea ordinaria per l'esclusione dei soci morosi e successivamente un'assemblea straordinaria per l'approvazione del bilancio e variazione dello statuto (parliamo di una OdV).

    Ringrazio in anticipo
    Cordiali saluti
    Giulia

    • Rispondi
      Stefano Marini

      Buongiorno Giulia,

      l'unico modo di sapere se la procedura è corretta è quella di visionare l'attuale statuto in corso di validità nella sua versione registrata.

  7. Rispondi
    DEDOLA OTTAVIO

    Quando si dimette un socio dal direttivo, il sostituto dev'essere eletto dall'assemblea? O può eleggerlo il direttivo?

    • Rispondi
      TeamArtist

      L'elezione del consiglio direttivo viene fatto dall'assemblea dei soci.

  8. Rispondi
    Cioli Serafino

    Dovendo procedere ad aggiornamento statuto di una Asd di cui sono segretario da consultazione del vecchio statuto ho notato che esso prevedeva come quorum il 50% degli associati sia per ordinaria che per straordinaria.
    Posso avvalermi di tale facoltà oppure è da ritenersi contraria alla legge e quindi attenermi al limite legale dei 3/4?

    • Rispondi
      TeamArtist

      Per l'assemblea straordinaria il quorum deliberativo è di 3/4.

  9. Rispondi
    Ciurletti Giulio

    Volevo.chiedere se si può convocare assemblea ordinaria e subito dopo finita l’ordinaria , fare l’assemblea straordinaria per modifiche Statuto?? So no Presidente di una ASD. Grazie

    • Rispondi
      TeamArtist

      Sì certo.

  10. Rispondi
    Romiti Enrico

    L'assemblea deve nominare un nuovo membro del Consiglio Direttivo, lo Statuto prevede che "i voti sono palesi tranne quelli che riguardano le persone."Quindi il nuovo Membro deve essere votato con voto segreto?Ma si può chiedere all'assemblea di votare per voto palese (ovviamente verbalizzando il tutto )e quindi votare con voto palese

    • Rispondi
      TeamArtist

      In generale, è meglio seguire ciò che è scritto a Statuto per evitare ogni tipo di problema.

  11. Rispondi
    Romiti Enrico

    Il quorum previsto per le Assemblee ordinaria e straordinaria deve essere calcolato sul numero totale dei soci iscritti al libro soci o sui soci aventi diritto di voto(in regola con il pagamento della quota sociale)
    Es:libro soci n15 soci mentre in regola pagamento 13 in una Assemblea straordinaria dove il quorum sono i 3/4 ,vanno calcolati su 15 o su.13.

    • Rispondi
      TeamArtist

      Va calcolato solo sui soci aventi diritto di voto. Nel suo esempio va calcolato sui 13 soci in regola con il pagamento della quota associativa.

  12. Rispondi
    Eustacchio Enrico

    Sempre a riguardo delle assemblee ordinarie dei soci di una ADS chiedo se al termine deve essere rilasciato un verbale o se può essere inviato successivamente ai soci via email successivamente.

    Grazie e cordiali saluti

    • Rispondi
      Andrea Brizzolari

      Buongiorno Enrico.

      Può essere inviato via mail ai soci e comunque deve sempre essere conservata una copia all'interno del libro verbali assemblea, disponibile per la consultazione ai soci.

  13. Rispondi
    CAREDDU LUISA

    VORREI SAPERE SE POSSO AVERE UN ESEMPIO DI STATUTO PER UNA ONLUS

    LA RINGRAZIO IN ANTICIPO
    SALUTI LUISA CAREDDU

    • Rispondi
      Andrea Brizzolari

      Buongiorno Luisa,

      non forniamo modelli preimpostati. Possiamo però contattarla per capire meglio qual è la sua esigenza e lavorare su un modello di statuto che sia rispondente alle vostre esigenze.

  14. Rispondi
    Oggero Elena

    Vi occupate anche si assoociazioni culturali?

    • Rispondi
      Andrea Brizzolari

      Buongiorno Elena,

      sì certo.

  15. Rispondi
    Bungaro Laura

    quando il consiglio direttivo stabilisce la quota sociale annuale, il socio è tenuto al oagamento di detta quota anche se non frequenta più l'associazione?
    può essere frazionata in dieci mesi?
    Se il tesseramento a socio viene fatto a gennaio oppure a marzo, la quota sociale annuale rimane invariata?

    • Rispondi
      Andrea Brizzolari

      Buongiorno Laura

      rispetto ai quesiti:
      1) ogni socio è tenuto al pagamento della quota associativa (di norma è un obbligo statutario);
      2) la quota associativa non è frazionabile;
      3) di norma, la validità della quota associativa è per l'esercizio a cui si riferisce quindi termina la sua validità con il termine dell'esercizio, indipendentemente dalla data di pagamento.

  16. Rispondi
    Viggiano Carlo

    Chiedo di sapere se l’associane da me rappresentata che si chiama : Associazione di Competenze Multidisciplinari più brevemente ACM, è inserita nel RUNTS. Grazie

  17. Rispondi
    Guerra Letizia

    i soci per i quali sussiste tale qualifica al momento della convocazione sono anche quelli non in regola con la quota associativa dell'anno precedente?

    • Rispondi
      Andrea Brizzolari

      Buongiorno Letizia,

      sì anche loro.