Libro Soci dell’associazione: a cosa serve e come si fa
Scritto da Giovanni Damiano DalerbaCategoria dell'articolo: Commercialista Per Associazioni
Clicca per guardareIl Libro Soci di una Associazione no profit o senza scopo di lucro (sia ASD – Associazione Sportiva Dilettantistica o ETS – Ente del Terzo Settore nella forma di APS – Associazione di Promozione Sociale od ODV – Organizzazione di Volontariato o, ancora una Associazione riconosciuta o non riconosciuta previste dal Codice Civile) è uno strumento indispensabile alla democrazia interna e viene sempre richiesto, tra i primissimi documenti, durante una Ispezione Fiscale.
Con molta tristezza dobbiamo ammettere che ad oggi circa l’80% delle Associazioni italiane o non hanno un Libro Soci o ce l’hanno abbandonato in qualche cassetto, non tenuto correttamente.
Ancora oggi mi capita di chiedere ai Presidenti delle Associazioni: “Quanti soci avete?”, per sentirmi rispondere “Ecco… Ma cosa intendi con soci? Non lo so…”.
Per approfondire questo argomento (che è alla base delle conoscenze che un Presidente dovrebbe avere) consiglio la lettura dell’articolo: Soci Fondatori, Ordinari, Simpatizzanti, Sostenitori, Onorari, Tesserati.
La mancanza di un Libro Soci aggiornato e ben tenuto può portare a sanzioni, enfatizzando l’importanza di questo documento rilevante per le associazioni
Partiamo da un concetto base: lo Statuto di una Associazione attribuisce ai soci diritti e doveri ben specifici. La chiarezza nello Statuto è fondamentale per stabilire il quorum costitutivo nelle riunioni dell’assemblea dei soci e i verbali del Consiglio Direttivo sono essenziali per documentare queste decisioni.
Ma come si fa a sapere chi è regolarmente socio e chi no? Come può un socio sapere se un altro sedicente tale lo è a tutti gli effetti?
Attraverso l’esame di un Libro Soci ben tenuto. Se vuoi approfondire, leggi l’articolo A cosa diavolo serve il libro Soci?
Come deve essere strutturato quindi un buon Libro Soci?
Un buon Libro Soci è tenuto su file (nelle piccole Associazioni va bene un foglio elettronico, per le grandi associazioni serviranno dei software di gestione di Database) e deve essere stampato.
Solitamente si stampa due volte l’anno: a conclusione dell’anno sociale, per il proprio archivio fiscale, e prima dell’Assemblea Soci. È importante notare che, in caso di controllo fiscale, deve essere consegnato il cartaceo con adeguata vidimazione e bollo.
Il Libro Soci è solitamente un faldone ad anelli che reca in costa la dicitura “Libro Soci dell’Associazione (N)”. All’interno sono conservati i fogli che compongono il Libro Soci, stampati e bucati.
Questi fogli devono contenere i dati del socio (fondatori, ordinari e quelli che compongono il Consiglio Direttivo), elencati in modo progressivo per data di richiesta di iscrizione, che, nota bene, NON coincide con la data di avvenuta iscrizione.
Ogni socio deve essere identificato con il proprio Nome del socio, Cognome del socio, Qualifica del socio, Data di nascita del socio, Residenza del socio, assicurando la regolarità nel pagamento della quota.
Moltissime Associazioni cascano subito in un errore madornale: nel Libro indicano come data di iscrizione la data di domanda di iscrizione stessa! E magari cominciano anche a fornire i servizi associativi al socio alla medesima data.
Ciò, per legge, non può avvenire.
Facciamo un esempio molto noto
È noto il caso di molte Associazione Culturali e Ricreative che sono state sanzionate e chiuse dalla Polizia Annonaria, che ha proprio controllato se si stavano consumando bevande all’interno dei locali associativi da parte di soci, la cui iscrizione era stata richiesta e avvallata in quella medesima giornata.
Questo stratagemma è difatti comune in quelle Associazioni che hanno una vera e propria attività di “Locali di intrattenimento” e che vogliono godere del Regime Fiscale Agevolato.
Lo stesso sistema viene usato da Associazioni che hanno attività di centri fitness, palestre, piscine, saune, maneggi eccetera.
Spesso il “nuovo socio” non ha nemmeno la percezione che si sta iscrivendo a una Associazione e pensa di star pagando non una quota associativa ma il costo di un servizio.
Abbiamo anche visto casi in cui insieme alla tessera è “compresa una consumazione”. Sicuramente un comportamento alquanto sbagliato.
Potrebbe interessarti leggere i seguenti articoli:
- Libro soci associazioni: mantienilo aggiornato e in ordine
- I soci possono accedere ai documenti dell’Associazione?
Come avviene l’accettazione dell’iscrizione
L’accettazione dell’iscrizione non può essere contestuale alla domanda.
Ma chi, come e quando accetta la richiesta di iscrizione di un nuovo socio?
È il Consiglio Direttivo che deve valutare la domanda di ammissione.
Non si può più delegare a nessuno questa funzione (una volta la si dava al Presidente ma oggi è una procedura contestata) e non può essere riunito il direttivo contestualmente alla domanda (deve essere riunito al più il giorno dopo e non prima).
È chiaro quindi che le date di avvenuta iscrizione da riportare nel Libro Soci saranno probabilmente cumulative (e corrispondenti ai Verbali di riunione del relativo Consiglio Direttivo).
Facciamo notare che, una volta accettata la richiesta di iscrizione, ogni socio manterrà a vita la propria qualifica di socio ordinario a meno che non venga per qualche motivo espulso dall’associazione, oppure receda o per altre circostanze specificate nello Statuto (l’eventuale data di annullamento dell’iscrizione va riportata nel Libro Soci).
Pertanto, ciascun socio non dovrà presentare ogni anno domanda di iscrizione, ma rinnoverà la propria carica sociale versando semplicemente la corrispondente quota.
Nel caso in cui un socio non versi la quota sociale, il suo nominativo dovrà comunque rimanere nel Libro Soci e verrà annotato il mancato pagamento della quota per il relativo anno sociale.
I soci morosi possono certamente essere espulsi dall’Associazione ma c’è una precisa procedura da seguire.
Per chi fosse interessato, nel 2023, abbiamo realizzato un webinar dedicato a questo tema con tutta la modulistica necessaria. Scrivici in chat se sei interessato ad approfondire l’argomento con un nostro operatore.
Oltre alla data di richiesta di iscrizione e alla data di accettazione dell’iscrizione, alcuni potrebbero voler riportare nel Libro Soci il numero di una eventuale tessera di iscrizione (si noti bene: il rilascio di tali tessere non è obbligatorio è solo una abitudine delle associazioni italiane).
Ciò è possibile ma ti ricordiamo che nell’era della tecnologia è abbastanza inutile.
A cosa serve infatti? Una volta serviva per questioni organizzative interne (identificare un socio con un numero è più facile che doverlo fare con tutti i suoi dati)… Ma oggi?
È solo un’eredità del passato che molti portano avanti senza nemmeno sapere il motivo.
Andrebbero poi riportati tutti i dati anagrafici classici: Nome, Cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, indirizzo di residenza e recapiti.
Ma di chi devono essere i dati dell’anagrafica?
La domanda è volutamente sibillina.
Dipende se il socio è maggiorenne o minorenne: il socio minorenne non ha mai diritto di voto direttamente ma, a seconda della natura dell’Associazione, può averlo il suo tutore legale (che ha quindi diritto di ricevere la convocazione alle Assemblee).
Nei casi quindi di soci minorenni, è opportuno che vi sia anche l’anagrafica del tutore legale.
Appare anche chiaro che la domanda di iscrizione può essere avvallata se, e solo se, si sono pagate anche le quote di iscrizione.
Deve apparire quindi anche il campo che indica quanto è stato versato dal socio. L’ultimo campo è quello che non si vorrebbe usare mai: quello della cessazione della carica di socio che può avvenire o a seguito di provvedimenti causati dal non rispetto dello Statuto o per recesso volontario.
Ma esiste un sistema che crei facilmente e in modo semi – automatico il libro soci?
Ci sono diverse piattaforme oggi che svolgono questo servizio.
Anche all’interno del nostro pacchetto di servizi Blindo la nostra piattaforma di gestione proprietaria prevede un sistema di iscrizioni online che autocompila progressivamente il Libro Soci dell’associazione.
In ogni caso puoi scaricare qui un foglio elettronico tipo di Libro Soci per la tua Associazione.
Se ti è interessato questo articolo, probabilmente dovresti leggere anche Libro dei verbali di Assemblea di un’associazione: come farlo e come conservarlo.
Buon lavoro!
Damiano Dalerba & Stefano Cabot
Direttori area noprofit di TeamArtist
Aggiornato al 06/12
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Salve,
nel vostro template di Richiesta di ammissione in qualità di associato avete previsto anche lo spazio per il numero della carta di identità, oltre che del codice fiscale. Mi chiedevo se fosse assolutamente necessario richiederlo, visto che potrebbe creare problemi in caso l'aspirante socio non ne sia in possesso in quel momento.
Grazie
Ciao Matteo,
Credo che siano 2 dati necessari per la registrazione di un socio. Se l'aspirante socio non è in possesso in quel momento, si può richiedere sempre in un secondo momento.
Saluti
Buongiorno, una domanda sul registro soci, rappresento una ASD e mi capita spesso che non tutti i soci pagano la quota sociale ogni anno, di conseguenza mi chiedevo se nel registro soci devo cancellarli ogni volta che non pagano lasciando ovviamente il numero progressivo invariato, e reinserirli quando si iscrivono nuovamente all'associazione con un altro numero progressivo. (Es. Mario rossi si iscrive presso l'associazione e paga regolarmente gli anni che vanno dal 2014 al 2020, viene registrato al numero 3, poi nel 2021 non paga, si reiscrive nel 2022 registro nuovamente con il numero progressivo disponibile, nel 2023 non paga, si reiscrive nel 2025 nuovo numero progressivo). E' corretto?
Grazie mille
Ciao Donato,
Non serve cancellare il nominativo, basta annotare la sua uscita, mantenendo traccia storica. E' consigliabile rivedere lo Statuto e cosa prevede in merito.
Restiamo disponibili per offrirvi il nostro supporto.
Buo giorno.
Vorrei chiedervi come ci si comporta in caso di decesso di un socio.
Va cancellato dal Libro Soci annotando la data del decesso? O deve riunirsi il Consiglio direttivo, prendere atto del decesso e deliberare la cancellazione? Per cui in questo caso la cancellazione avrebbe la data della delibera.
Grazie.
Ciao Giovanna,
In caso di decesso di un socio in un'associazione no profit, si può semplicemente annotare la data del decesso nel Libro Soci.
A breve l’associazione culturale dovrà provvedere al rinnovo della iscrizione. L’associazione ha un libro soci, compilato in tutte le sue parti, ovvero dati anagrafici e numero progressivo. Seppure un retaggio culturale, la nostra associazione ha dato ai soci una tessera con il numero progressivo corrispondente a quello riportato nel libro dei soci. La nostra domanda è: nel libro soci, per questo nuovo anno associativo, bisogna depennare tutto quello che è stato scritto l’anno scorso e iniziare a riscrivere i nuovi soci e i vecchi che rinnovano l’iscrizione? Oppure basterà semplicemente cancellare i soci che non rinnovano e continuare a scrivere i nuovi soci partendo dal numero progressivo dell’anno scorso!?
Buongiorno Grazia,
l'argomento è piuttosto ampio. Tendenzialmente il libro soci è "continuativo" ed è necessario un continuo aggiornamento.
Salve stiamo costruendo una associazione no profit , vorremmo includere nello statuto una frase che manleva l associazione e i suoi organi da ogni responsabilità, civile , economica verso i propri soci.
Non troviamo la frase esatta , potete aiutare?
Grazie
Buongiorno Giovanni,
non esiste una frase che esoneri dalle sue responsabilità il presidente/associazione da ogni responsabilità. Quello che ti consiglio è di leggere i nostri articoli relativi all'ottenimento della personalità giuridica dell'associazione che tutela il presidente e il suo portafogli.
Buongiorno
Non ho pagato la quota per due anni per cui risulto eliminata dal libro soci, l'anno scorso ho pagato la quota che è stata accettata. Vorrei sapere se il numero della tessera associativa rimane la stessa (era 455) oppure cambia numero per cui non resta 455 ma avrà un nuovo numero.
Grazie
Buongiorno Filomena,
è una domanda che dovrebbe porre all'amministrazione della sua associazione perchè dipende da come gestisce la numerazione delle tessere associative.
Salve,
esiste una distinzione tra soci e associati tesserati? se si, cambia anche la domanda di iscrizione? Grazie
Buongiorno Matteo.
I soci sono coloro che richiedono esplicitamente l'ammissione in associazione, acquisendo diritti e doveri nei confronti della stessa (ad esempio, elettorato attivo e passivo).
I tesserati sono coloro che vengono "iscritti" dall'ASD alla federazione o all'EPS di riferimento, per permettere loro di svolgere attività sportiva e di essere assicurati durante lo svolgimento della stessa.
I soci possono non essere tesserati: immaginiamo, ad esempio, il genitore di un bambino che vuole solamente aiutare l'associazione dal punto di vista amministrativo ma che non ha interesse a svolgere attività sportiva.
Al contempo, i tesserati possono non essere soci: è il caso tipico delle Federazioni Sportive Nazionali (FICG, FIP, FIPAV ecc...) che raccolgono le iscrizioni degli iscritti alle singole ASD, senza che gli stessi debbano necessariamente essere soci delle Asd stesse.
In una A.S.D. chi tiene il libro dei soci, se non menzionato nello statuto ?
Un consigliere che arbitrariamente lo detiene, non esibendolo al consiglio direttivo è passibile di attività lesiva alla società e di conseguenza chiederne l'espulsione ?
Buongiorno Giuliano,
il libro soci è un documento fondamentale di un'associazione e deve essere a disposizione del presidente e del consiglio direttivo. Non può essere detenuto da un consigliere che poi si rifiuta di esibirlo al direttivo. Consiglierei, prima di procedere con soluzioni come l'espulsione, di convocare un direttivo e di affrontare la questione e definire a chi viene affidata la responsabilità di tenere aggiornato il libro soci e le modalità con cui viene aggiornato.
Buongiorno, nel caso un cliente si riscriva ogni anno, sul libro soci come è da riportare? Nel senso: il libro soci è da suddividere per anno con l'elenco delle persone che hanno rinnovato in quell'anno specifico quindi se la stessa persona rinnova nel 2021 e nel 2022, la riporto sia nell'elenco 21 e sia 22 oppure è solo un mero elenco in cui anche quelli che rinnovano vengono riportati solo una volta con affianco l data dei vari rinnovi?
grazie
Buongiorno Giulia
Il libro soci è il documento principe dell'associazione, al cui interno devono essere riportati tutti i nominativi dei soci, partendo dai fondatori e aggiungendo progressivamente i nuovi iscritti, per data di ammissione.
Informazioni base da indicare:
Anche i soci minorenni devono essere indicati a libro soci. I tutori legali invece non devono essere indicati (a meno che abbiano fatto un'esplicita richiesta per diventare soci).
Non vanno indicati invece
Carissimi e carissime il mio dubbio è il seguente.
Nel caso in cui Direttivo e soci fondatori coincidano, da chi vengono accettati tali soci? Come si fa a compilare il campo di data di presentazione della domanda da parte dei fondatori insomma?
Per i fondatori fa fede l'atto costitutivo
Ora dovete fare la richiesta di iscrizione all'anagrafe delle Onlus presso l'Agenzia delle Entrate. Se avete stilato uno Statuto conforme, sarete accettati in tale registro e sarete formalmente una Onlus.
Buongiorno, ho letto con attenzione il vs articolo. tuttavvia vorrei chiedere una chiarificazione. Mia figlia è stata tesserata da una asd come componente di una loro squadra. Chiedendo di visualizzare i bilanci o altre info sull'asd mi è stato risposto che lei non ha diritto a nulla in quanto associata a titolo gratuito e non avendo io presentato domanda al consiglio x diventare socio (cosa che purtroppo non ricordo). la mia domanda quali diritti ha mia figlia? Se si tesserea una persona non si intende automaticamente che è stata accettata la domanda?
Grazie per il chiarimento:
E' assolutamente possibile (anzi, quasi certo) che sia stata semplicemente tesserata alla federazione senza essere associata.
In questo caso non ha diritti verso l'associazione, non essendone socia.
La asd non ha sbagliato, in quanto non si è sempre obbligati ad associare i propri tesserati
il non pagamento della tessera implica il recesso da socio?
se no cosa fare per recedere da una associazione?
1) No, il non pagamento della quota sociale non implica alcun recesso
2) basta fare una comunicazione per iscritto all'associazione in cui si manifesti la volontà di non essere più associato
Buongiorno, con il nuovo anno associativo devo fare un nuovo libro sociale ? Con i soci che rinnovano la tessera o continuo quello vecchio scrivendo ok rinnovato e i nuovi soci verranno messi a fondo del libro continuando la numerazione iniziale ?
Grazie
Il libro soci è unico e va aggiornato di anno in anno, non bisogna farne uno nuovo
per quanti anni devono essere conservati il libro soci, i verbali delle riunioni del Consiglio Direttivo e delle assemblee generali e straordinarie?
Grazie in anticipo
Levi Bettin
per 5 anni
Voglio chiedervi noi nel motoclub abbiamo i tesserati FIM fatti da noi devono essere gli stessi Soci oppure solamente un certo numero ? in una assemblea bella FIM ci anno riferito cosi mentre anni a dietro ci avevano detto che i soci soro scritti sul libro soci dopo una richiesta dal motoclub potete Chiarirmi il quesito grazie
si legga questo articolo che le chiarisce la distinzione tra soci e tesserati: https://www.teamartist.com/blog/2013/03/28/soci-ordinari-simpatizzanti-sostenitori-onorari-tesserati/