Assemblea ordinaria o straordinaria. Le informazioni base per sapere quando e come convocare in modo corretto l’assemblea della tua associazione
Scritto da Andrea Brizzolari
Come saprai, dal 31 dicembre scorso le organizzazioni di volontariato (Odv), le associazioni di promozione sociale (Aps) e le Onlus, non possono adeguare i propri statuti alle nuove norme del codice del Terzo settore ricorrendo alle procedure semplificate dell’assemblea ordinaria (così come previsto all’art. 101, c.2 dello stesso codice). In questo momento, se un presidente vuole aggiornare lo statuto della propria associazione deve convocare un’assemblea straordinaria.
Il ritorno alla normalità
È terminato quindi il periodo transitorio concesso dallo Stato, durante il quale le associazioni potevano modificare i propri statuti e recepire le novità introdotte dalla riforma del Terzo Settore attraverso una semplice assemblea ordinaria. Per questo motivo, ci sembra utile riproporti una sintesi delle informazioni di base che devi conoscere sull’assemblea degli associati. Saprai così, senza più ombra di dubbio, la differenza tra assemblea ordinaria e straordinaria e come muoverti quando devi approvare le modifiche allo Statuto. Saprai anche i modi corretti di convocazione e i quorum previsti per ottenere la validità delle decisioni assunte in assemblea.
L’assemblea degli associati: una definizione
L’Assemblea degli associati è l’organo sovrano dell’associazione ed è composta da tutti i soci per i quali sussiste tale qualifica al momento della convocazione. L’assemblea viene convocata generalmente dal presidente. Quale organo sovrano, l’assemblea degli associati determina lo scopo dell’ente e le regole che lo organizzano. Può deliberare lo scioglimento, la nomina o revoca degli amministratori e i loro poteri, le azioni di responsabilità contro questi per fatti da loro compiuti.
L’assemblea degli associati può essere convocata in forma ordinaria o straordinaria, a seconda dei temi e delle decisioni che un’associazione deve prendere con il contributo dei propri associati.
Assemblea ordinaria
L’assemblea ordinaria deve essere convocata almeno una volta all’anno, entro quattro mesi dalla chiusura dell’anno sociale, per approvare il rendiconto economico finanziario annuale dell’anno sociale appena concluso. Sempre attraverso l’assemblea ordinaria l’associazione ogni 3/4 anni elegge i membri del consiglio direttivo.
Di seguito ti elenchiamo i principali compiti che spettano all’assemblea ordinaria e che uno statuo scritto bene dovrebbe prevedere:
– Approvare le linee generali del programma di attività per l’anno sociale
– Approvare il Rendiconto Economico Finanziario Annuale dell’anno precedente ed eventualmente un bilancio di previsione per l’anno in corso
– Eleggere i membri del Consiglio Direttivo
– Eleggere i membri del Collegio dei Revisori dei Conti (se costituito)
– Eleggere i membri del Collegio dei Probiviri (se costituito)
– Deliberare i regolamenti dell’associazione e le loro modifiche
– Deliberare su tutte le questioni attinenti la gestione dell’Associazione che il Consiglio Direttivo riterrà di sottoporle
– Deliberare in ordine all’esclusione degli associati
– Delibera la partecipazione ad Enti, società e ad altri organismi con finalità statutarie analoghe o strumentali per il raggiungimento degli scopi sociali
– Delibera le azioni di responsabilità contro gli amministratori per fatti da loro compiuti
– Delibera su ogni altra questione ad essa riservata dalla legge o dallo Statuto
Assemblea straordinaria
L’assemblea straordinaria viene convocata ogni volta lo si ritiene necessario per affrontare le esigenze dell’ente. Si ricorre all’assemblea straordinaria quando si deve deliberare su temi molto rilevanti per l’associazione: la modifica dello statuto, la fusione, la scissione o la trasformazione dell’associazione. Solo l’assemblea straordinaria può decidere lo scioglimento dell’associazione e la nomina del liquidatore.
Quorum
Il quorum è un termine tecnico che indica di fatto il numero legalmente necessario per la validità delle adunanze e delle deliberazioni di determinati organi collegiali, tra cui le assemblee.
L’assemblea ordinaria e l’assemblea straordinaria per essere considerate valide, prevedono quorum diversi. Uno statuto corretto deve sempre prevedere per le assemblee ordinarie, sia la prima sia la seconda convocazione, con un cambiamento di quorum per la validità della seduta. In prima convocazione le delibere sono valide se presenti il 50% +1 dei soci e invece senza numero minimo per la seconda convocazione.
L’ assemblea straordinaria, secondo quanto stabilito dal codice civile, prevede un quorum più alto perché si ricorrere all’assemblea straordinaria per prendere decisioni appunto moto importanti. Per modificare l’atto costitutivo e lo statuto occorre convocare un’assemblea straordinaria con la presenza di almeno 3/4 degli associati e il voto favorevole della maggioranza dei presenti. Per deliberare lo scioglimento dell’associazione e la devoluzione del patrimonio, occorre il voto favorevole di almeno 3/4 degli associati.
Metodi di convocazione di un’assemblea
Per le assemblee sia ordinarie che straordinarie devono essere previste almeno due modalità di convocazione: una individuale (ad esempio, attraverso l’invio di una mail ad ogni associato) ed una collettiva (ad esempio attraverso l’affissione dell’avviso di convocazione su una bacheca soci).
Attenzione! La lettera di convocazione deve contenere sempre queste informazioni: data e ora della riunione, sia in prima sia in seconda eventuale convocazione, modalità di svolgimento, luogo, ordine del giorno e reperibilità dei documenti sottoposti a votazione.
Come votare in assemblea
Le votazioni in assemblea avvengono quasi sempre per alzata di mano. In alternativa, puoi ricorrere anche alla modalità di votazione segreta e libera su carta. Questa è una possibilità indicata soprattutto quando si chiede ai soci di esprimersi rispetto a delle persone. Prevedere una votazione segreta toglie dall’imbarazzo di dover esprimere una preferenza pubblica. La votazione può anche essere libera. Quindi, ad esempio, si può chiedere ai soci di scrivere liberamente il nome della persona che secondo loro dovrebbe assumere un determinato ruolo oppure può avvenire su scelta multipla, nel caso in cui si chieda a una persona di esprimere una preferenza su una rosa di nomi.
Con quale frequenza convocare un’assemblea straordinaria?
Se non ricorrono eventi eccezionali, come il caso della chiusura di un’associazione o la sua fusione con un altro ente, tutti eventi che per essere approvati devono passare da un’assemblea straordinaria, ti consigliamo di convocare l’assemblea straordinaria della tua associazione almeno una volta ogni cinque anni. Non è un obbligo perché non esiste nessuna legge che te lo impone. È un consiglio basato sulla nostra lunga esperienza di associazionisti. In questi ultimi vent’anni, abbiamo visto che in Italia uno statuto di associazione non riesce a rimanere aggiornato e valido per un periodo superiore ai cinque anni.
Rivedo, il servizio per avere uno statuto a norma
Per questo motivo ti consigliamo vivamente di rivedere periodicamente il tuo statuto, mettendo a tua disposizione Rivedo un servizio che ti offre la garanzia di avere uno statuto aggiornato con le ultime novità normative. Eviterai così il rischio che la tua organizzazione possa perdere la propria natura di associazione e di conseguenza tutte le agevolazioni fiscali previste per gli enti del no profit.
se nello statuto di una ass odv è prevista la delega ad ogni socio presente all assemblea straordinaria tale delega è valida per il raggiungimento del quorum (3/quarti dei soci)oppure i soci votanti devono essere presenti con tale quorum anche se con delega?
Ciao Renato,
Lo statuto dovrebbe darti risposta. Parliamo di quorum costitutivo e quorum deliberativo. Il tuo statuto dovrebbe riportare delucidazioni in merito.
Saluti
buonasera, le volevo chiedere, ma se in uno statuto sono portati dati diversi dal codice civile c'è validità uguale tipo; per approvare uno statuto in prima e seconda convocazione basta il voto favorevole dei 2/3 dei presenti, quando il codice dice dei 3/4 ciò che fa fede è sempre lo statuto dell'associazione?
La ringrazio anticipatamente
Ciao Giacomo,
In questo caso fa fede lo statuto. Per maggiori dettagli possiamo fissare un appuntamento.
Saluti
Buongiorno, vorrei sapere se è possibile,qualora lo statuto lo consenta, modificare tale statuto senza un quorum di presenti nella seconda convocazione dell'assemblea straordinaria. Il codice civile sembra lo consenta ma il codice del terzo settore?
Ciao Marco,
Sarebbe opportuno parlarne facendo chiarezza sui quorum.
Saluti
Buongiorno. Da poco presiedo una piccola associazione religiosa e ho scoperto che l' atto costitutivo e il primo statuto sono andati persi durante un trasloco. All'epoca (1991) l'associazione era riconosciuta e iscritta al registro delle associazioni. In seguito, a numero di associati diminuito, e' diventata non riconosciuta. Esiste modo per reperire presso un ufficio pubblico provinciale (Milano} i documenti persi? Grazie
Buonasera Micaela,
consiglio di rivolgersi all'AdE di competenza per vedere se hanno copia dell'atto costitutivo.
Abbiamo presentato, e stiamo attendendo il codice fiscale, l' atto costitutivo e lo statuto. Ci siamo accorti che sono necessarie delle variazioni sullo statuto stesso.
È necessario attendere del tempo per convocare assemblea straordinaria ( con i soli soci fondatori) o si può procedere subito?
Grazie mille
Buonasera Piergiorgio,
per poterti dare una risposta più precisa avrei bisogno di visionare il vostro Statuto.
Salve e grazie per la guida
Sono il presidente di un'associazione Aps Volevo sapere quando si può convocare solo il consiglio direttivo (7 soci fondatori più due consiglieri) per un'assemblea e quando invece bisogna convocare tutti coloro che hanno versato soltanto la quota associativa ed hanno ricevuto la card personale?
Grazie in anticipo
Buonasera Mauro,
per darti una risposta corretta avrei bisogno di visionare lo Statuto.
Buongiorno, chiedo gentilmente un chiarimento: nel caso in cui si renda necessaria una variazione d voce di bilancio già approvato in assemblea ordinaria a causa dell'errata indicazione di importi è necessario passare nuovamente dall'assemblea per approvare la rettifica? La convocazione sarà dunque per assemblea straordinaria?
Ringrazio per la disponbilità
Gabriella
Buonasera Gabriella,
dovrei visionare lo Statuto per fornirti una risposta corretta.
Buongiorno, sono la segretaria di una ODV. gradirei sapere se la seconda convocazione in seduta ordinaria per il rinnovo del C.D. può aver luogo lo stesso giorno della prima. Grazie
Buongiorno Maria,
di norma consiglio di convocarla a distanza di qualche giorno.
Sono Presidente di un'associazione di donatori sangue. All'Assemblea Generale devono essere invitati anche i soci che nn donano? In realtà nn donando l'anno precedente, secondo me, nn avendo ottemperato al loro dovere, nn dovrebbero essere invitati..
Buongiorno Giovanni,
se sono in regola con il pagamento della quota associativa, devono essere invitati alla partecipazione dell'assemblea dei soci.
Salve, con quale quorum un associazione può accettare una donazione di immobile che comporta nuovi costi (ristrutturazione, condominio etc)?
Buongiorno Antonino,
di norma viene convocato il CD, ma per questa tipologia di tematiche bisogna visionare lo statuto.
Ciao, una domanda: il prossimo 17 ottobre scade il mandato del nostro Consiglio Direttivo ma per motivi pratici ci toccherebbe convocare l'assemblea almeno una quindicina di giorni dopo la scadenza, ci sono problemi? Si può fare?
Grazie
Buongiorno Concetta Paola,
di norma andrebbe fatto prima, ma se non è possibile convocare l'assemblea prima del termine di scadenza è possibile farlo nella prima data utile.
Buon Giorno , sono a chiedervi questo :
durante l'assemblea è obbligatorio il registro delle presenze e verbalizzare quanto deciso.
da chi deve essere firmato questo registro?
il direttivo puo' decidere nuovi regolamenti interni ? o devono essere approvati da
tutti i soci ?
Ringrazio anticipatamente.Cordialmente Anselmo
Buongiorno Anselmo,
di norma è necessario avere un registro delle presenze e verbalizzare quanto deciso per dar prova, in caso di controllo, di averle effettivamente presiedute.
Buonasera
dopo 12 anni di attività si può ridurre re i numero dei membri del direttivo da 5 a 3 consigliere + vice presidente e presidente ? Grazie
Astrid Moritz
Buongiorno Astrid,
per rispondere a questo quesito avrei bisogno di visionare lo statuto.
sono il presidente di un'associazione ODV iscritta al RUNTS . Il mio statuto è risultato incompleto alla verifica dei rappresentanti del RUNTS, per cui sono stato invitato ad adeguare urgentemente lo statuto alla legge 117/2017.
Dovendo indire una assemblea straordinaria per le modifiche ed avendo un tempo limitato per il suo aggiornamento chiedo se posso derogare dai 15 giorni di tempo necessari, come da statuto, dal giorno della delibera di convocazione del consiglio direttivo per informare i soci.
Grazie
Buongiorno Salvatore,
avrei bisogno necessariamente di visionare il vostro statuto per poter dare una risposta esaustiva alla domanda.
Quanti giorni prima bisogna fissare la data di una assemblea ordinaria
Buongiorno Maurizio,
dovrebbe essere scritto a statuto e nel caso non ci fosse avrebbe bisogno di una revisione.