Quali decisioni deve o può prendere il Presidente, il Consiglio Direttivo o l’Assemblea dei Soci?

Questa è una domanda che mi viene rivolta molto spesso ed è arrivata l’ora di dare una risposta a tutti, pubblica e definitiva. Può sembrare banale ma non lo è: sia perché a molte decisioni sono legate delle responsabilità (e quindi se vengono prese dall’organo sbagliato non hanno valore) sia perché sbagliare può voler dire anche perdere molto tempo sia nelle procedure che nella burocrazia che ne deriva.

ATTENZIONE! Molto di quello che è contenuto in questo articolo vale per il 90% delle Associazioni No Profit italiane. Il restante 10% ha uno Statuto-fai-da-te che probabilmente contiene delle regole diverse da quelle standard (e spesso tali da invalidarne lo status di no profit). Spesso vedo negli Statuti elenchi lunghissimi di cosa deve fare questo o quello: a volte sono proprio sbagliati (andando a distribuire in modo illecito le rispettive responsabilità) altre volte invece possono anche essere utili se, almeno, i soci andassero a rileggerli ogni tanto…

I 3 organi decisionali OBBLIGATORI di ogni Associazione No Profit

Che l’Associazione sia Sportiva Dilettantistica (ASD), di Promozione Sociale (APS), di Volontariato (OdV), ONLUS, Culturale Musicale/Teatrale/ Varia non cambia. Gli organi decisionali sono sempre questi 3: Assemblea dei Soci, Consiglio Direttivo e Presidente. Ma dove iniziano e dove finiscono le competenze e le responsabilità di ognuno di questi organi?

Prima di analizzarle una per una, vi do il:

==== PRINCIPIO GENERALE ====

1. L’Assemblea dei Soci è l’Organo di “indirizzo” -> che dà la direzione da prendere:  prende quindi le decisioni generali, strategiche. Come quali obiettivi raggiungere (legati allo Scopo Comune previsto dallo Statuto dell’Associazione) e con quali attività. Non ha senso che entri nel merito di come organizzare la singola attività. Esempio: l’Associazione ha come scopo sociale quello di promuovere la cultura musicale nell’infanzia. L’Assemblea dei Soci stabilirà gli obiettivi da raggiungere (quanti e quali corsi svolgere durante l’anno, quanti nuovi allievi raccogliere) e magari che venga organizzato un saggio di fine anno.

2. Il Consiglio Direttivo è l’Organo “esecutivo” -> che esegue le decisioni dell’Assemblea dei Soci: prende quindi le decisioni che permettono di realizzare le diverse attività indicate dall’Assemblea dei Soci. Esempio: per organizzare il Corso di flauto traverso serve trovare un insegnante e un’aula. Il Direttivo pubblica un annuncio per cercare l’insegnante e scrive al comune per trovare un’aula adatta. Fissa la retribuzione dell’insegnante e quindi il contributo dei soci per partecipare al corso. Entra quindi nel merito di come organizzare ogni singola attività e prende tutte le decisioni che hanno un importante impatto economico sull’Associazione.

3. Il Presidente è il responsabile legale dell’Associazione e Presi-ede (da Presi-dente) il Consiglio Direttivo: prende quindi le decisioni in merito all’organizzazione del Consiglio Direttivo. Quando convocarlo, con quale ordine del giorno etc etc. Rappresenta, in nome e per conto, sia l’Associazione in sè che l’Assemblea dei Soci. È lui quindi che apre e chiude conti correnti, che firma contratti e convenzioni, che rappresenta l’Associazione nei rapporti con i terzi.

==== LA GERARCHIA ====

Come avrai capito visto l’ordine i cui ho elencato gli organi decisionali, l’organo più importante è l’Assemblea dei Soci che, per questo motivo -> elegge il Consiglio Direttivo il quale a sua volta elegge al suo interno ->  il Presidente (il Presidente può anche essere eletto dall’Assemblea: io lo trovo scomodo ma non è illecito).

==== ENTRIAMO NEI DETTAGLI ====

L’Assemblea dei Soci (chi critica)

L’Assemblea dei Soci (composta da tutti i soci dell’Associazione maggiorenni ed in regola col pagamento della quota sociale minima obbligatoria per tutti) è il massimo Organo decisionale (si dice che è “sovrana” e cioè che comanda su tutta l’Associazione). Può quindi prendere ed imporre ogni decisione: dall’accendere un mutuo in Banca per costruire un ospedale, alla marca di sapone liquido per i bagni. Ma ci sono scelte che è indispensabile debba prendere, altre che sono utili ed altre ancora che sarebbero solo una perdita di tempo. Partiamo dalla scelte obbligatorie:

Assemblea Ordinaria dei Soci 

• Si riunisce ogni anno almeno una volta (entro 4 mesi dalla chiusura dell’anno sociale) per discutere ed approvare il Rendiconto Economico Finanziario Annuale (REFA).
• Alla scadenza del Consiglio Direttivo (che di norma non dovrebbe superare i 4/5 anni di vita) provvede ad una nuova elezione. NB: ha anche il potere di sfiduciare il direttivo ed eleggerne uno nuovo prima del tempo.

Assemblea StraOrdinaria dei Soci -> Si differenzia da quella ordinaria sia per i tempi di convocazione (maggior preavviso) sia per i numeri che servono per prendere le decisioni (sia in termini di soci che devono essere presenti sia in termini di voti favorevoli per decidere).

• Decide sullo scioglimento dell’Associazione e sulla destinazione dell’eventuale patrimonio;
• Decide sulle modifiche dello Statuto e sull’approvazione/modifica dei Regolamenti.

Il Consiglio Direttivo (chi “insegna”)

Il Consiglio Direttivo ha (come minimo) il compito specifico di approvare le richieste di iscrizione all’Associazione dei soci (potere non delegabile, come ho visto fare sbagliando tante volte, al Presidente o ad altri). Oltre ciò ha anche tutti i compiti esecutivi su tutte le scelte da prendere durante l’anno sociale, per raggiungere lo Scopo Sociale come da indicazione dell’Assemblea dei Soci. Prende le decisioni a maggioranza e in caso di pareggio, se è previsto dallo Statuto esplicitamente, il voto del Presidente vale doppio.

Il Consiglio Direttivo, composto solitamente in numero dispari da ALMENO 3 persone prevede per legge soltanto 2 figure obbligatorie al suo interno: il Presidente e 2 consiglieri. In molti statuti sono previste altre figure come Tesoriere, Segretario e VicePresidente. Vediamo i diversi compiti e poteri decisionali che hanno queste figure all’interno del Consiglio Direttivo.

• Presidente: come detto Presie-de il Consiglio Direttivo, stabilisce luogo-data-ora delle riunioni e ne stabilisce l’ordine del giorno. A parte, di seguito nel Post, vedremo gli altri suoi poteri.
• Segretario: manda le convocazioni del consiglio, redige i verbali e li invia a tutti i Consiglieri. In casi particolari li comunica anche ai soci (quando sono ritenuti di particolare importanza e che tutti ne debbano essere messi al corrente).
• Tesoriere: incassa i soldi ed effettua i pagamenti, tiene in ordine la contabilità dell’Associazione, redige materialmente il REFA.
• Consigliere: partecipa alle decisioni all’interno del Consiglio con diritto di voto (può non avere incarichi particolari e doversi limitare a votare).
• Vice-Presidente: sostituisce il Presidente in caso di sua assenza temporanea.

NB: il Consiglio Direttivo ha anche il compito di approvare le richieste di iscrizione all’Associazione dei soci (potere non delegabile, come ho visto fare sbagliando tante volte, al Presidente o ad altri).

 Il Presidente (chi fa)

Come spiegato in altri post il Presidente è il Responsabile Legale dell’Associazione. A lui vanno tutte le rogne… ed è per questo che qualsiasi socio prima di criticarlo dovrebbe mettersi nei suoi panni. C’è un modo di dire molto volgare che esprime questo concetto che non scriverò, anche perchè ne ho trovato recentemente uno più elegante: “costruire le barricate con i mobili degli altri” oppure “essere generosi col portafogli altrui“.

Intanto: lo Statuto dell’Associazione può aver scritto al suo interno (a seconda di cosa avete voluto fare quando lo avete scritto) il Presidente può avere o meno i poteri di “ordinaria e straordinaria Amministrazione“. Non entro nel merito di cosa significhi perchè ci sono mille sentenze di giudici che dicono tutto e il contrario di tutto. Sappi soltanto che se il Presidente non ha i poteri di Straordinaria Amministrazione non potrà aprire un conto corrente senza una delibera del Consiglio Direttivo… (è l’unico caso pratico che abbia mai incontrato).

NB: se lo Statuto non prevede le figure di Segretario e Tesoriere (o queste cariche non sono state attribuite), il Presidente avrà su di sé i loro compiti.

La libertà di spesa del Presidente dei membri del Direttivo, dei soci e dei collaboratori

In teoria ogni spesa dovrebbe essere decisa dal Consiglio Direttivo PRIMA di essere fatta. Ma ci vuole buon senso. Posto che ogni spesa fatta coi soldi dell’Associazione (e ricordati che sconsiglio sempre di usare i contanti ma di lavorare con bancomat, carta di credito, assegni e bonifici in modo da avere tutto tracciato – al Fisco piace tantissimo che sia così) dovrebbe essere fatta direttamente dal Presidente o dal Segretario a seguito di una Fattura/Ricevuta Fiscale/ Scontrino INTESTATI all’Associazione (altrimenti potrebbero essere contestate come spese private fatte pagare all’Associazione come illecita ripartizione indiretta degli utili)… cosa fare se capita un’emergenza o un’occasione?

Facciamo degli esempi.

Il Presidente si trova al Centro Commerciale per i fatti suoi. Trova un’offerta di un gazebo a 300 euro che sa servire all’Associazione. È giusto che l’acquisti anche senza aver sentito il Direttivo.

Il Segretario si trova in una concessionaria per i fatti suoi. Vendono un Porsche Cayenne e lui pensa che si meriti di poter andare in giro a rappresentare l’Associazione con stile. Sarebbe un pazzo ad acquistarlo senza averlo deliberato in Direttivo.

L’insegnante di Flauto si trova in viaggio con i suoi allievi per un concerto. La macchina si rompe e devono dormire fuori. Si farà fare la fattura intestata all’Associazione dall’albergo e la spesa gli sarà rimborsata.

Un socio sta riparando la porta della sede dell’Associazione e deve comprare dei ricambi in ferramenta. Si farà fare la fattura intestata all’Associazione dal negoziante e la spesa gli sarà rimborsata.