I soci possono accedere ai documenti dell’Associazione?
Scritto da Giovanni Damiano DalerbaCategoria dell'articolo: Costituire Associazione
E’ una domanda che ci viene posta molto spesso, sia dai dirigenti (che sono restii a mostrare ai soci i “fatti propri”), sia dai soci “semplici” (che, legittimamente, a volte vogliono saperne di più della LORO Associazione, altre volte, illegittimamente, sono mossi dal pettegolezzo).
Ma quali documenti potrebbero voler vedere i soci?
Partiamo da quelli che l’Associazione è tenuta a mostrare sempre e comunque:
– lo Statuto (senza atto costitutivo) di cui, comunque, sarebbe bene che avesse una copia già all’atto della richiesta di iscrizione
– i Regolamenti Interni
Per arrivare a quelli che dovrebbero essere mostrati solo su richiesta e con alcune tutele:
– l’Atto Costitutivo (che contiene dati anagrafici dei soci fondatori che sono coperti da Privacy)
– il Libro Verbali (i Verbali possono aver deliberato su questioni personali di singoli soci, per questo sono coperti da privacy)
– Il Libro Soci
– Contratti di ogni tipo sottoscritti dall’Associazione
– Estratti conto e documenti bancari
– Documenti contabili di ogni natura
Ovviamente il tutto dipende da quanto l’Associazione voglia essere trasparente verso i propri soci e quanto voglia tutelare la privacy dei propri soci (nei confronti, ricordiamolo, di altri soci).
Non esiste una norma di legge ad hoc su questo tema e si scontrano due “interessi contrapposti”: da una parte quello del socio che dovrebbe aver diritto ad accedere a tutti i documenti (soprattutto per poter espletare il proprio ruolo in modo efficace durante le Assemblee soci), dall’altro quello dei membri del direttivo che devono tutelare gli interessi collettivi e proteggere i dati coperti da privacy.
A nostro parere quindi, si dovrebbe sempre mostrare qualsiasi documento, ma con le dovute cautele ed accorgimenti:
1. La domanda del socio di accesso ai documenti deve essere firmata e fatta per iscritto.
2. Il socio deve firmare una “ricevuta” in cui dichiara di aver preso visione del contratto e di essere consapevole che le informazioni di cui sta prendendo visione sono sottoposte alla tutela della privacy e che per questo motivo non dovrà in alcun modo divulgarle. In questa ricevuta dovrà essere presente una clausola che ricordi al socio che nel caso divulghi le informazioni sarà espulso dalla Associazione e denunciato per violazione della privacy.
3. Il socio NON potrà avere copia dei documenti e NON dovrà fare delle foto ai documenti medesimi.
Damiano Dalerba & Stefano Cabot
Direttori area noprofit di TeamArtist
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Buonasera,
Faccio parte di una associazione nazionale. Sono stato candidato per il rinnovo del Consiglio direttivo, ho chiesto al neo Presidente la copia del verbale dell'assemblea per rivedere l'attribuzione delle preferenze (tra cui le mie) .
Il presidente sostiene che non posso avere la copia del verbale, preciso, che lo Statuto non fa nessun riferimento a questo.
Ciao Maurizio,
In assenza di una previsione specifica nello statuto, valgono i principi generali di trasparenza e diritto di accesso degli associati alla documentazione sociale.
Buongiorno,
mio figlio (che rappresento) è socio di una ASD. Ho diritto di sapere con esattezza i compensi che l'associazione da ai vari istruttori e allenatori?
Grazie.
Buongiorno Tommaso,
tale casistica non rientra tra i diritti del socio. In linea di massima potrebbe chiedere la consultazione del bilancio.
BUON giorno faccio parte di una ASD volevo sapere visto che a furia di dimissioni da parte di componenti delCD la lista dei non eletti si é esaurita siamo obbligati a ripristinare il numero stabilito dallo statuto anche essendoci la maggioranza in carica 6 su 7 e se la risposta é si quali sono le strade.GRAZIE
Buongiorno Nicola,
l'argomento è complesso, dunque ti consiglierei di prendere appuntamento con un membro del nostro team esperto di consulenti.
I soci hanno diritto ad avere copia del verbale dell'assemblea per l'approvazione del bilancio?
Buonasera Nicola,
i soci hanno diritto a visionare il verbale dell'assemblea ma non ad averne una copia.
Gentilissimi buongiorno, chiedo cortesemente una delucidazione. Nel nostro statuto, preparato su facsimile della FGI e da loro approvato, in un articolo viene riportato :
"Le deliberazioni del consiglio, per la loro validità devono risultare da un verbale datato e sottoscritto da chi ha presieduto la riunione e dal segretario. Lo stesso deve essere messo a disposizione di tutti i Soci con le formalità ritenute più idonee dal Consiglio direttivo atte a garantirne per trasparenza la massima diffusione."
Premesso che la ASD è completamente d'accordo nel garantire la massima trasparenza e diffusione.
Il quesito è il seguente: qualora un socio chiedesse di visionare i verbali del consiglio direttivo ai sensi dell'art 17, senza nessuna motivazione in particolare, l'associazione garantirà la visione dei verbali stessi. E' obbligata a fornire delle copie o i documenti si possono solamente far visionare? A tutela della privacy di quanto verbalizzato come dobbiamo comportarci, in virtù del fatto che posso essere indicati i nominativi di istruttori ecc? Ringrazio anticipatamente per il prezioso aiuto, Cordialità. Presidente
Buongiorno Monica,
di norma, i verbali possono essere SOLO visionati per una consultazione. Non è possibile farne una copia per scopi personali.
presidente di una società di Mutuo Soccorso sono obbligato a spedire copia dello statuto ad un socio che nè ha fatto richiesta ed abita fuori sede.
grazie.
decesari
Buongiorno Giuseppe,
purtroppo per rispondere a questo quesito mi servirebbero maggiori informazioni.
Un socio espulso per irregolarità ha diritto di accesso
Agli atti contabili
Buongiorno Carlo,
per rispondere a questa domanda avrei bisogno di alcune informazioni aggiuntive. Non è in regola con le quote? Che cosa si intende per "atti contabili"?
Nel mio circolo nn e stato mai presentato un bilancio nella riunione annuale , e' stato detto siamo in parita' ma i contggi a noi soci nn quadrano vsto che ci sono tanti sponsor come si puo' fare x vedere e se si puo' ricorrere alla autorita' competenti grazie
I soci dovrebbero avere l'accesso ai documenti dell'associazione; consigliamo prima di ricorre ad eventuali autorità competenti, di cercare di chiarire internamente con il Presidente la sua posizione
Dopo che un socio fa richiesta scritta per consultare i libri contabili e quello dei soci, quanto tempo ci vuole per poterli avere. Grazie
Buongiorno Salvatore,
il tempo ragionevole perchè il direttivo possa esaminare la domanda e organizzarsi per la presa visone dei documenti da parte del socio.
Buongiorno e Buon Anno Nuovo2023 Sono ex Segretario e fondatore della FHM ITALIA ONLUS nel 2020 mandai lettera di dimissioni, per limiti di eta 78 anni, alla ultima assemblea consegnai di persona a Presidente e Soci nuovi le mie dimissioni . oggi vedo sul sito della associazione ancora il mio nome , mai avuto copia del nuovo consiglio direttivo e per amicizia e rispetto non voglio chiedere copia a nessuno, amico del presidente e non vorrei si arrabbiasse. Come posso vedere il Nuovo Consiglio direttivo? anche pagando . Oggi 80 anni vorrei essere tranquillo , senza problemi. Non voglio litigare con nessuno, dove posso avere questo documento senza creare litigi o altro? Grazie , Posso pagare per avere copia . Io non abito a Sanremo dove è registrata la associazione. Grazie
saluti Giorgio beltrami
Buongiorno Giorgio.
Il metodo più efficace che conosciamo è quello di parlare direttamente con il presidente dell'associazione e chiedere copia del verbale con la nomina del nuovo direttivo.
Buonasera,
sono in una associazione, uno dei soci chiede di poter visionare la documentazione per il rinnovo delle cariche elettive del direttivo dell'associazione.
1. ha fatto una richiesta scritta, in generale, senza specificarne il motivo. Va bene lo stesso? Viene accettata?
2. si concorda l'incontro.. può solo visionare i documenti: non può prendere appunti? visiona solo
3. fin dove può spingere la sua richiesta in tal senso?
Grazie!
Buongiorno Elena,
il nostro articolo ci sembra molto chiaro in tal senso. La richiesta deve essere motivata e può solo visionare i documenti
Mia figlia di 8 anni è iscritta ad una società sportiva e vorrei sapere chi ha dei ruoli nei suoi organi. Cioè consiglio amministrativo, presidente, responsabile altlegi e così via. Ne ho diritto o possono negarmelo?
Buongiorno Daniela,
queste informazioni dovrebbero essere pubblicate sul sito internet dell'associazione. Nel caso non penso che l'associazione abbia problemi a darle questo tipo di informazioni.
Se il socio che chiede visione dei verbali non ha rinnovato la tessera con il relativo pagamento dell anno in corso, l asd deve comunque far visionate i verbali degli anni in cui era socio?
Grazie!
Buongiorno Rosy.
Dipende dalle indicazioni statutarie. Lo statuto, di norma indica i diritti del socio e specifica se può avvalersi di questi diritti, in tutti i casi o solo e in regola con il pagamento della quota associativa.
Nel caso in cui non sia specificato è corretto chiedere al socio di mettersi in regola prima di poter accedere a tali documenti.
Possono i soci di una asd chiedere al consiglio la presa visione di bilanci retroattivi alla data del loro accesso in qualità di soci ? E se questa viene negata ?
Buongiorno Massimiliano,
nel nostro articolo abbiamo esposto il nostro punto di vista sul tema.
Penso che attraverso il dialogo si possa meglio comprendere le ragioni della richiesta dei soci e arrivare a una soluzione che vada incontro alle loro richieste di conoscenza.
Un’associazione che possiede una sede il cui accesso è consentito ai soli soci, può affiggere nella bacheca della sede l’elenco dei soci depurato di eventuali dati sensibili ???
Con la seguente dicitura: ELENCONSOCI AGGIORNATO AL 31.12.2021
La visione è consentita nei modi e termini di legge a tutela della privacy. È fatto divieto divulgare all’esterno i dati in esso contenuti oltre che produrne copia, prendere appunti e fare fotografie con cellulari, ecc.
Buongiorno Giancarlo,
assolutamente no.
Buonasera,
volevo sapere se oltre in associazione, lo statuto si può reperire da un'altra parte.
Saluti
Buongiorno Marco,
la cosa più semplice è chiedere in associazione. Molte associazioni pubblicano lo statuto sule pagine del loro sito.
un componente di un consiglio direttivo chiede l'accesso agli atti in merito ai documenti che compongono il bilancio consuntivo da approvare in assemblea di un ente pubblico non economico , non P.A. gli vengono concessi , lui delega una sua consulente il quale prende visione , dei documenti richieste , esternando che ile somme iscritti in bilancio coincidono con i documenti contabili , ma non firma la presa visione degli atti stessi annotandosi cifre e voci in un giornale di appunti , adesso continua a chiedere gli atti , come mi comporto in questi casi ?
grazie
Buongiorno Sebastiano,
bisognerebbe vedere le richieste come sono formulate e cosa dicono. In linea di massima consiglio sempre trasparenza e disponibilità
Buongiorno
Sono un membro di un direttivo(consigliere) di una asd senza riconoscimento giuridico. Sul nostro statuto vi è scritto che i soci posso prendere visione su richiesta, della documentazione inerente alla società nei tempi e modi stabiliti dal direttivo. Essendo io però, oltre che socio un membro del direttivo, devo seguire la regola dei soci comuni? Il direttivo a fronte della mia richiesta di avere tutta la documentazione che riguarda l'associazione ha stabilito che nessun documento mi verrà mostrato prima della redazione del bilancio che avverrà dopo il primo luglio. Lo possono fare? Potrebbe dirmi la normativa giuridica inerente ai diritti dei membri del direttivo poiché non trovo nulla a riguardo. Grazie
Buongiorno Lucia.
Un'associazione si basa sui principi di democraticità e trasparenza.Per questo motivo il vostro statuto dovrebbe prevedere le modalità con cui i soci possono esercitare il diritto di esaminare i libri sociali.
Vorrei sapere quali documenti possono essere fotocopiati da un associato.
Un socio ha diritto di consultare i documenti su richiesta ma non esiste alcuna norma che stabilisca quali/quando sia possibile fotocopiare (anche per questioni di privacy!). Usate il buon senso nel decidere se lasciare questa possibilità o meno.
Il presidente nazionale vuole che gli do indietro il tesserino a fronte delle mie dimissioni, e in quanto appartiene all'associazione. Posso inviarlo togliendo la mia foto e cancellando i miei dati? O c'è qualche norma che mi tutela per non inviarlo?
corretto restituire il tesserino perché proprietà dell'associazione. Inoltre nel momento in cui l'hai richiesto hai anche firmato una liberatoria riguardo l'utilizzo dei dati che hai volontariamente già lasciato all'associazione e quindi non ha senso eliminarli dal tesserino ora.