Come si gestisce una OdV

La gestione è affidata principalmente al Consiglio Direttivo, al Presidente e all’Assemblea dei Soci. Lo statuto o un regolamento interno possono prevedere la presenza di altri organi, anche temporanei, stabilendone le modalità di costituzione ed i poteri.

Il Consiglio Direttivo, composto da membri eletti dai soci che godono del diritto di voto, si occupa di amministrare l’Associazione; nello specifico:

• elegge al proprio interno il Presidente, ed eventualmente il Vicepresidente, il Segretario e il Tesoriere;

• stabilisce le regole interne all’Associazione e le norme di utilizzo delle strutture;

• stabilisce l’ammontare della quota annua di associazione e del costo delle diverse attività dell’Associazione;

• accoglie o respinge le richieste di iscrizioni;

• decide su eventuali provvedimenti disciplinari;

• approva il programma socio-culturale dell’Associazione;

• redige l’annuale rendiconto economico-finanziario e la relativa relazione;

• gestisce gli aspetti finanziari dell’Associazione e le Risorse Umane;

• delibera le convocazioni dell’Assemblea dei Soci.

A capo vi è un Presidente, mentre i Consiglieri devono essere come minimo due; lo statuto deve prevedere la durata del mandato dei Consiglieri (in genere 4 anni) e se i singoli Consiglieri possono essere rieletti senza vincoli. Le riunioni del Consiglio Direttivo hanno generalmente una cadenza di una o due volte al mese e prevedono la redazione di un verbale.

Il Presidente dell’Associazione è principalmente il rappresentante legale della stessa, e controlla che le disposizioni dei vari organi societari e di quanto indicato nello Statuto vengano rispettate. Solitamente resta in carica per la stessa durata del Consiglio Direttivo.

Infine, l’Assemblea dei Soci (ordinaria o straordinaria), composta dalla totalità dei soci dell’Associazione, si occupa di:

• eleggere il Consiglio Direttivo;

• approvare l’annuale rendiconto economico-finanziario e la relativa relazione;

• apportare modifiche allo Statuto;

• decidere la cessata attività dell’Associazione;

• nominare i liquidatori.

Si tratta dunque dell’organo sociale più importante. L’Assemblea è convocata di prassi dal Consiglio Direttivo: come minimo una volta all’anno, per l’approvazione del rendiconto economico-finanziario, e quando se ne ravvisa la necessità o quando ne è fatta richiesta motivata da almeno un decimo degli associati (articolo 20 del Codice Civile).

L’articolo 21 del Codice Civile stabilisce invece il quorum costitutivo e il quorum deliberativo:

1. le deliberazioni dell’assemblea sono valide, in prima convocazione, con la presenza di almeno la metà degli associati e se prese a maggioranza dei voti dei presenti;

2. le deliberazioni dell’assemblea sono valide, in seconda convocazione, qualunque sia il numero degli intervenuti e se prese a maggioranza dei voti dei presenti.

Nelle deliberazioni di approvazione del bilancio e in quelle che riguardano la loro responsabilità gli amministratori non hanno voto.

In alcuni casi particolari per la validità della deliberazione è necessaria una maggioranza qualificata:

1. per modificare l’atto costitutivo e lo statuto, se in essi non è altrimenti disposto, occorrono la presenza di almeno tre quarti degli associati e il voto favorevole della maggioranza dei presenti;

2. per deliberare lo scioglimento dell’associazione e la devoluzione del patrimonio occorre il voto favorevole di almeno tre quarti degli associati.

Pur in assenza di una specifica normativa in materia, è opportuno tenere un libro verbali per ogni organo sociale (Assemblea dei Soci, Consiglio Direttivo, ecc) per documentare le delibere assunte nonché le attività svolte dall’Associazione. Leggi il nostro post Libro dei verbali di Assemblea di un’associazione: come farlo e come conservarlo.

Accanto ai registri dei verbali, occorre istituire il libro soci contenente tutti i dati identificativi (nome e cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita, residenza) degli aderenti e la loro posizione rispetto all’Associazione (data di adesione, versamento quota sociale annuale, eventuale data di recesso o di esclusione). Leggi il nostro post Il Libro Soci: a cosa serve e come si fa.

Ricordiamo infine che tutti i soci devono avere gli stessi diritti. Leggi il nostro post Soci Fondatori, Ordinari, Simpatizzanti, Sostenitori, Onorari, Tesserati… e anche Il socio minorenne ha diritto di voto nelle Assemblee formali della sua Associazione?