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16 luglio 2015

Il libro di Prima Nota per le Associazioni: come si fa ed un facsmile in excel da scaricare

Il libro di Prima Nota per le Associazioni: come si fa ed un facsmile in excel da scaricare

Non tutti sanno che tra gli obblighi inderogabili di TUTTE le Associazioni No Profit c’è il Libro di Prima Nota.

 

CHE COS’E’?

In sostanza un elenco giornaliero di TUTTE le entrate e TUTTE le uscite (Attenzione: ricordatevi che le norme anti-riciclaggio impongono il limite di 1000 euro per le operazioni in contanti!).

 

A COSA SERVE?

Di fatto ad avere un riscontro coi vostri documenti contabili (fatture e ricevute delle vostre entrate; fatture e ricevute delle vostre spese) ed evitare quindi che possiate manometterli a piacimento (togliendo e aggiungendo quando vi pare ricevute e fatture). Ha anche lo scopo di seguire quotidianamente il flusso di denaro in entrata e in uscita dall’associazione e di determinarne il saldo giornaliero che dovrà poi trovare corrispondenza con l’effettiva consistenza di “denaro” che si trova in cassa. Con il termine “denaro” non si intendono soltanto i contante, ma anche tutti gli assegni ricevuti non ancora versati sul conto corrente.

 

COME SI FA?

Potete farlo in tanti modi diversi, perchè Non serve sia bollato, vidimato o altro:

  • Con TeamArtist.  Usando la nostra piattaforma è automatizzato al massimo, sempre aggiornata e consultabile.
  • Con un quadernone (di quelli che si comprano in cartoleria) in cui giorno per giorno segnate a manina in due colonne distinte TUTTE le entrate e TUTTE le uscite, con una descrizione. Tipo “Piccolo Scrivano Fiorentino
  • Con un file Excel. Se è fatto bene, come il nostro CHE POTETE SCARICARE QUI GRATIS, vi aiuterà a preparare in modo semplice il vostro (altro obbligo di legge) Rendiconto Economico Finanziario AnnualeIl nostro modello comprende alcuni esempi e la formulina per il saldo della cassa contanti.
  • Stampando il solo estratto conto bancario del conto corrente della vostra Associazione. Per riuscirci però DOVETE AVERE TUTTI I MOVIMENTI tracciati su questo conto e non fare operazioni per contanti! (grande rispetto per quelle Associazioni che ci sono riuscite e lo fanno; davvero da ammirare).

 

NOTA BENE

E’ importante ricordare che tutte le uscite devono essere documentate da elementi “fiscalmente” validi (per es. Fatture, ricevute fiscali, scontrini fiscali, ecc).Vale inoltre la pena ricordare che anche la documentazione legata a pagamenti effettuati con la cassa va conservata ai fini civilistici per 10 anni. Sarà opportuno, pertanto, effettuare le fotocopie degli scontrini fiscali emessi in carta termica.

 

PER I PIU’ PIGNOLI che lo tengono a mano

Si consiglia di indicare ogni pagina con numero, timbro dell’associazione e firma del presidente, e a fine libro indicare da quante pagine esso è composto.

Qui sotto puoi inserire una domanda gratuita sugli argomenti di questo post.

Se vuoi invece una soluzione specifica ad un problema della tua Associazione richiedi una consulenza privata.

Scrivi la tua domanda GRATUITA qui

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57 risposte a “Il libro di Prima Nota per le Associazioni: come si fa ed un facsmile in excel da scaricare”

  1. Rispondi
    Gilena

    Salve,
    la mia è un associazione culturale, musicale, no profit.
    Volevo sapere, come ho potuto leggere anche su internet, se effettivamente posso evitare di fare ricevuta al pagamento della quota mensile da parte del socio, perchè l'associazione non dispone di partita Iva e perchè sopra i 77,00 € dovrei apporre una marca da bolla da € 2,00.
    In attesa di un gentile riscontro porgo cordiali saluti.

    • Rispondi
      TeamArtist

      Solo se il pagamento avviene con mezzo tracciato (bonifico) potete non emettere la ricevuta


      Il servizio di risposta ai quesiti è GRATUITO (solo per le Associazioni No Profit) ma prenditi questo IMPEGNO con noi:
      - Risposta entro 1h: invito a mettere mi piace ad altre 10 persone coinvolte in Associazioni sulla nostra pagina Facebook
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      (il tutto va bene anche con Twitter: diventa nostro follower e ritwitta i nostri ultimi (10,5,3) tweet!)

  2. Rispondi
    gabriella

    Sono segretaria di un'ASD che incassa unicamente corrispettivi istituzionali,
    1- è vero che non c'è l'obbligo di comunicare i dati all'Agenzia delle Entrate tramite modello Eas?
    2- Siamo aperti da meno di 2 anni, in realtà all'inizio nel dubbio abbiamo comunque inviato tale modello; ora abbiamo effettuato una nuova registrazione dello Statuto nonostante si trattasse di una semplice integrazione a un articolo richiesta dall'ente di affiliazione. Ora dovremmo ugualmente rifare il modello Eas?
    3- e' vero che non avendo attività commercializzata non c'è l'obbligo a fine anno di compilare la Certificazione Unica?
    Ringrazio anticipatamente per la cortesia

    • Rispondi
      TeamArtist

      1- no, se maneggiate denaro in qualsiasi forma dovete presentare EAS
      2- no se non è cambiato il presidente
      3- non centra nulla con la CU con l'attività commerciale; dipende se pagate o no dei collaboratori e in che modo li avete inquadrati

      mi sembrano domande che denotano una certa confusione; sicuri di non aver bisogno di un po' di formazione? https://www.teamartist.com/corsi/


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      • Rispondi
        gabriella

        L'asd, che si occupa di corsi di karate, al momento non prevede compensi per collaboratori perchè il maestro è lo stesso presidente che rinuncia a qualsiasi pagamento e con le quote sociali copre le spese di affitto sale e trasferte; l'asd è nata unicamente per salvare dei corsi di karate gia' esistenti a grande richiesta di un gruppo di allievi che si sono ritrovati senza piu' maestri da un giorno con l'altro.

  3. Rispondi
    Federico

    Buon giorno,
    Intanto grazie per avere creato un sito così utile! Continuate così!
    Sono il presidente di una APS e ho un paio di domande:
    1) il libro di prima nota deve essere votato a fine anno dal comitato direttivo dell'associazione ed eventualmente allegato ad un verbale?
    2) Il libro di prima nota deve essere allegato al rendiconto economico annuale e fatto votare durante l'assemblea dei soci che votano il rendiconto economico? O basta tenerlo tra i documenti dell'associazione?

    Ringrazio anticipatamente,
    Cordiali saluti

    • Rispondi
      TeamArtist

      1. no
      2. No, basta che lo teniate tra i vostri documenti


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  4. Rispondi
    Enzo

    Ho scaricato il vostro modulo Excel ma compilando fin dal primo rigo al numero uno vedo che non lo somma. Mentre se inserisco la seconda riga con quota associativa in entrata metto 20, come la prima riga mi porta come somma solo venti e non quaranta. Ho sbagliato Qualcosa?

    • Rispondi
      TeamArtist

      Direi di no. Il nostro è solo un file di esempio illustrativo, puoi sistemare le formule a piacimento.


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  5. Rispondi
    cristina

    Buongiorno, la mia domanda è la seguente: il giorno 23/11 ho versato in banca un assegno con data di valuta 24/11. In prima nota inserisco l'incasso dell'assegno al 23/11 o al 24/11?

    • Rispondi
      TeamArtist

      La data di incasso


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  6. Rispondi
    Giulia

    Salve,
    volevo richiedere una delucidazione riguardante il modello Excel che mettete a disposizione.
    Nella sezione "imputazione entrate" trovo le quote associative, in quella casella vado a immettere la quota nuovamente o devo utilizzare solo la stessa? (dico nuovamente perché le inserirei prima tra le entrate e nella parte descrizione operazione metterei "quota associativa")

    Ringrazio anticipatamente

    Cordiali Saluti

    • Rispondi
      TeamArtist

      Ciao Giulia. Purtroppo non riesco a capire la domanda... prova a riformularla.


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      • Rispondi
        Giulia

        Buonasera, la mia domanda è la seguente : " potendo mettere la voce quote associative come un entrata perché esiste sul vostro prospetto un nominativo apposito per quote associative ? come devo utilizzare quella casella?"

        Ringrazio anticipatamente

        Cordiali Saluti

        • Rispondi
          TeamArtist

          Le colonne da K ad O non sono fatte per inserire lì le relative entrate bensì servono per indicare a quale categoria appartengono le entrate delle colonne E ed H... questo serve per poter estrarre dei totali e facilitare la stesura del REFA.


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          • Giulia

            Vi ringrazio per la disponibilità e chiarezza, inoltre mi scuso per la poca chiarezza nel primo messaggio.

            Cordiali Saluti

  7. Rispondi
    Bullfight

    Salve, noi siamo una asd con partita IVA. Non siamo riusciti ad aderire al regime agevolato 398 per quest'anno per sopraggiunti termini. Volevamo chiedere se dobbiamo vidimare e bollare i vari registri contabili o basta tenerli in formato EXCEL. Abbiamo cominciato l'attività il 01/09/2016.
    Grazie

    • Rispondi
      TeamArtist

      Sopraggiunti termini... di cosa???? Siete ancora assolutamente in tempo.
      I libri e i registri non vanno vidimati e bollati ma devono essere stampati (al termine dell'anno sociale).


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      • Rispondi
        Manuel

        Ottimo, allora abbiamo tutto in regola. Perfetto

  8. Rispondi
    Cristina

    Buongiorno,
    noi teniamo solo un libro prima nota cartaceo, da questo mese abbiamo anche un conto corrente bancario. Qualche socio versa contanti, altri con bonifico, ma abbiamo deciso di fare comunque ricevute per entrambi. Il REFA lo facciamo manualmente a fine anno a parte.

    1) devo indicare qualcosa nel registro se la quota è versata contante o banca?
    2) per giustificare i bonifici bancari basta una stampa della contabile o serve una ricevuta dal mio "fornitore"?
    3) nel totale finale del libro giornale devo diversificare le liquidità col totale in banca?

    Grazie.

    • Rispondi
      TeamArtist

      1. specificate se fatto per contanti o bonifico, vi sarà più comodo
      2. sempre meglio un giustificativo
      3. quale libro giornale? Le associazioni non devono averlo


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      • Rispondi
        cristina

        Intendevo nel libro di prima nota, scusami.

        3) nel totale finale del libro prima nota devo diversificare le liquidità col totale in banca?

        • Rispondi
          TeamArtist

          Se intendi indicare separatamente la cassa contanti con il conto corrente bancario, allora si, diversificali


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  9. Rispondi
    Daniela

    Salve ho un'asd che svolge la sue attività in uno spazio dove paga un affitto mensile di 400 euro, al momemto non abbiamo un regolare contratto di affitto, è giusto comunque inserire nelle uscite dell'asd la spesa per l'affitto? Grazie mille.

    • Rispondi
      TeamArtist

      Cioè, li pagate in nero?


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      • Rispondi
        Daniela

        Per questo mese si, faremo il contratto dal 10 di agosto

        • Rispondi
          TeamArtist

          Ehmmmmm... lo sai che è un reato vero?


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          • Daniela

            In realtà la struttura era utilizzata da un'altra associazione con la quale a volte abbiamo collaborato. Loro stanno cambiando sede ed il loro contratto scadrà il 5 agosto. Fra mille chiacchiere ci siamo accordati tutti per entrare noi dai primi di luglio e fare un nuovo contratto appena scadrà il loro. Io penso sia più corretto fare noi una donazione a loro con la quale pagheranno l'affitto. Ma mi hanno detto di no.

          • TeamArtist

            Capisco. Purtroppo non so come consigliarti.


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  10. Rispondi
    Dario

    Salve,
    le operazioni bancarie vanno scritte in prima nota alla data contabile o alla data di valuta?

    • Rispondi
      TeamArtist

      Contabile


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      • Rispondi
        Dario

        Grazie,
        mentre gli assegni vanno indicati alla data di emissione? Oppure di incasso/pagamento?

        • Rispondi
          TeamArtist

          incasso/pagamento


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  11. Rispondi
    Dario

    Salve siamo una ASD di vela con solo attività istituzionale nata da poco, e vorremmo sapere se le spese di costituzione sostenute da un solo socio fondatore vanno inserite in prima nota? c'è un modo per far recuperare i soldi spesi al socio che le ha sostenute?

    • Rispondi
      TeamArtist

      E' possibile, legga questo nostro post


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  12. Rispondi
    Andrea

    Buongiono,
    ho effettuato un bonifico da 20 euro e mi sono stati aggiunti 0.56 Euro di commissioni nel libro prima nota segno come uscita 20 euro per bonifico verso ecc... e uscita di 0.56 come commissioni sepa della banca ?

    Grazie

    • Rispondi
      TeamArtist

      Si.


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  13. Rispondi
    Marta

    Buongiorno. Siamo un'ASD operanmte nel settore dell'arrampicata e del ben-essere con attività di meditazione e yoga.
    Scrivo per il seguente motivo:
    - sto presentando le ricevute relative ai compensi sportivi dei collaboratori dell'associazione per le attività svolte lo scorso anno e mi sto domandando se questa deve contenere quanto loro pagato al lordo o al netto di quanto l'Associazione trattiene come compenso per l'attività svolta.
    A titolo esemplificato: se un collaboratore riceve 100 e versa all'associazione 20 per l'utilizzo degli spazi la ricevuta dei compensi deve essere di 100 facendo contestualmente una ricevuta per quanto ottenuto da quella persona oppure di 80 decurtando quanto riconosciutoci?

    • Rispondi
      TeamArtist

      Posto che la ricevuta la deve fare chi PRENDE i soldi e non chi li dà, per regolarità io farei due ricevute separate.


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  14. Rispondi
    alessandro

    Salve, è assolutamente necessario e obbligatorio (e quindi passibile di multa in caso di controllo) dividere le entrate per "cassa" e movimenti bancari?
    O si può tenere un registro unico dove annotare semplicemente i movimenti giornalieri in entrata e uscita?
    Grazie

    • Rispondi
      TeamArtist

      Non so come possiate emettere a fine anno un REFA corretto ma sì, è possibile.


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  15. Rispondi
    Camilla Areddia

    Buongiorno.
    Sono il tesoriere dell'associazione in questione. Ci sono alcune diatribe in corso e volevo sapere se è vero (in realtà avere una eventuale conferma) che è possibile considerare a fondo perduto i soldi che noi 7 soci fondatori abbiamo versato per il pagamento del notaio (non avevamo ancora il conto in banca, quindi il movimento è stato fatto con soldi contanti e si che devo metterli a bilancio in quanto ricevuta e atto costitutivo hanno stessa data, quindi "l'associazione esisteva per forza" quando il notaio è stato pagato).
    Saluti
    Camilla Areddia

    • Rispondi
      TeamArtist

      Potete anche chiedere il rimborso all'associazione. Legga questo nostro post.


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  16. Rispondi
    MICHELE

    A volte capita che per poter risparmiare qualche soldino, si eviti di farsi fare la fattura, ma una semplice ricevuta della prestazione ricevuta ( esempio Mago, Concerto, ecc). Formalmente è valida per giustificare un'uscita?
    Quale reato potrebbe essere contestato?
    Grazie

    • Rispondi
      TeamArtist

      Se viene emessa ricevuta anziché fattura è un problema di chi emette il documento.


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  17. Rispondi
    tiziana

    queste norme valgono anche per le SSD a RL o solo per le Associazioni?
    grazie

    • Rispondi
      TeamArtist

      Anche per SSD


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  18. Rispondi
    Raimondo

    Salve,

    casualmente ho notato che il vostro file excel che proponete è molto simile a quello che già da 2 anni sto usando per tenere la contabilità della ass.ne di cui faccio parte, che però non prevede il valore del saldo laterale di tutte le operazioni ma un saldo finale a fondo pagina (il che mi fa pensare che sto usando un corretto metodo di "tenuta dei conti". Mensilmente stampo una copia ma solo delle movimentazioni di cassa e banca con allegato l'estratto conto. È corretto o dovrei stampare anche le altre colonne dei dettagli entrata ed uscita? Cioè basta il "libro giornale" o serve anche il "libro mastro"?

    Grazie / Saluti

    • Rispondi
      TeamArtist

      Per comodità forse è meglio indicare anche le colonne dei dettagli


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  19. Rispondi
    andrea86

    Buonasera,
    complimenti come sempre per il bellissimo articolo...

    Se una Associazione versa in banca tutti i pagamenti in contanti che riceve, indicando la causale di ogni importo, può usare la stampa dell'estratto conto come Libro di Prima Nota?

    grazie saluti

    • Rispondi
      TeamArtist

      Sì.


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  20. Rispondi
    Davide

    Ho letto, forse anche in qualche vostro post, che per le associazioni si ragiona per cassa e no per competenza quondi se ci arriva una fattura d'acquisto non ancora pagata andrebbe registrata solo al momento del pagamento, e stessa cosa per una fattura emessa

    • Rispondi
      TeamArtist

      Non è corretto, si ragiona per competenza.


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  21. Rispondi
    Graziella

    Buongiorno,
    gli scontrini e le ricevute allegati alla prima nota devono essere numerati sul retro in ordine di registrazione?
    Grazie e complimenti per l'aiuto che ci date.

    • Rispondi
      TeamArtist

      Non è necessario.


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  22. Rispondi
    Manlio

    Buongiorno
    la nostra associazione, già affiliata alla Federazione Motociclistica Italiana, ha deciso di affiliarsi anche alla Federazione Ciclistica Italiana ricorrendone i requisiti. Per fare ciò ci è stato chiesto dalla Federazione stessa la registrazione dello statuto e dell'atto costitutivo con clausole conformi a quelle stabilite dalla Federazione per il riconoscimento al Coni; purtroppo per nostra mancanza non abbiamo provveduto ad effettuare una modifica allo Statuto già registrato all'Agenzia delle Entrate ma ne abbiamo registrato uno nuovo con annesso nuovo atto costitutivo. Pertanto ora all'Agenzia delle Entrate risultano due statuti e due atti costitutivi abbinati alla stessa posizione fiscale. Incorreremo in qualche sanzione o possiamo stare comunque tranquilli?
    Grazie

    • Rispondi
      TeamArtist

      Non è possibile avere due atti costitutivi riferiti allo stesso CF. In ogni caso fa fede il primo.


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