I documenti delle Associazioni: per quanto tempo vanno conservati?
Scritto da Giovanni Damiano DalerbaCategoria dell'articolo: Commercialista Per Associazioni
Sono tantissimi e di svariati tipi i documenti che si accumulano nel tempo all’interno di un’Associazione ed è bene conservarli in primo luogo per poter dimostrare (anche nell’ottica di un possibile controllo fiscale) i valori delle entrate e delle uscite indicati nel Rendiconto Economico Annuale, in secondo luogo per non correre il rischio di dover pagare di nuovo (con gli interessi) delle spese di cui non possiamo dimostrare l’avvenuto pagamento perchè non abbiamo più la ricevuta. Ma per quanto tempo si è obbligati a conservare i vari documenti?
Prima di rispondere a questa domanda, consigliamo innanzitutto di conservare separatamente la documentazione relativa alle entrate da quella relativa alle uscite, e, all’interno di questi due “faldoni”, distinguere l’attività istituzionale dall’attività commerciale; può, inoltre, risultare comodo e pratico suddividere i documenti delle entrate e delle uscite per anno sociale.
Facciamo ora una rassegna delle principali tipologie di documenti e dei relativi “tempi di conservazione” (parliamo di tempi minimi consigliati).
DOCUMENTI RELATIVI ALLE ENTRATE
- Ricevute delle quote associative e delle quote di iscrizione ai corsi: vanno conservate per 1 anno (ma noi consigliamo 5)
- Fatture emesse: vanno conservate per 10 anni e numerate progressivamente per anno solare iniziando con il numero 1 a partire dal 1° gennaio, anche se l’esercizio sociale non coincide con l’anno solare (per saperne di più potete leggere il nostro articolo “Le fatture emesse dalle Associazioni: in quali casi e come predisporle – facsimile”)
- Ricevute fiscali e scontrini fiscali: nonostante le Associazioni in regime fiscale agevolato ex Lege 398/91 siano esonerate dall’emissione di ricevute e scontrini fiscali, è d’obbligo conservare per 10 anni i documenti che attestano gli incassi indicati nel Registro IVA Minori
- Erogazioni liberali: le copie delle ricevute rilasciate, numerate progressivamente per anno solare, devono essere conservate per almeno 3 anni; è bene conservare e allegare ad ogni ricevuta anche la documentazione di incasso
DOCUMENTI RELATIVI ALLE USCITE
- Compensi corrisposti al personale: le ricevute di pagamento dei compensi vanno conservate per 10 anni
- Fatture di spesa/acquisto: numerate progressivamente, vanno conservate per 10 anni
- Scontrini fiscali: quelli relativi all’acquisto di beni con garanzia vanno conservati per tutta la durata della stessa (in genere 2 anni)
- Canone d’affitto: le ricevute di pagamentovanno conservateper 5 anni
- Spese condominiali: le ricevute di pagamentovanno conservateper 5 anni
- Bollette: le bollette per il consumo di luce, telefono, acqua e gas vanno conservate per 5 anni dalla scadenza del pagamento. Se il pagamento viene effettuato mediante domiciliazione bancaria, si devono conservare anche gli estratti conti comprovanti l’avvenuto addebito sul conto corrente
- Abbonamento TV: il termine di legge è 5 anni, ma una sentenza del Tribunale di Torino lo ha esteso a 10 anni
- Bollo auto: il bollo prevede un termine di prescrizione di 3 anni dalla data di scadenza, ma, poichè una sentenza della Suprema Corte ha innalzato il limite di 4 mesi, è bene conservare l’attestazione del pagamento del bollo almeno 3 anni e mezzo
- Contravvenzioni stradali: le ricevute delle multe vanno conservate per 5 anni
- Assicurazioni: le quietanze di pagamento dei premi assicurativi vanno conservate per 1 anno (per 5 anni se vengono utilizzate a fini fiscali – spese detraibili –)
- Spese per spedizioni: le ricevute per le spedizioni vanno conservate per 1 anno (per 1 anno e mezzo se il trasporto è stato effettuato oltre i confini europei)
- Spese alberghiere: le ricevute relative ai conti d’albergo vanno conservate per 6 mesi
ALTRI DOCUMENTI
- F24/ UNICO/ 770/ : tutta la documentazione e le ricevute attestanti il pagamento delle tasse e dell’IVA vanno conservati per 5 anni (a partire dall’anno successivo a quello della dichiarazione). Infatti entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione, gli uffici possono fare accertamenti
- Estratti conto bancari o postali: vanno conservati per 10 anni
- Matrici assegni: le matrici degli assegni emessi vanno conservate per 6 mesi
Una volta scaduti i termini di prescrizione previsti dalla legge, i documenti possono essere tranquillamente cestinati. In caso di incertezza circa il tempo di conservazione di un documento, pensiamo che ci si debba riferire all’art. 2220 del Codice Civile che, disciplinando la conservazione delle scritture contabili e di altri documenti, impone un tempo di conservazione di 10 anni:
“Art. 2220 – Conservazione delle scritture contabili
Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione (2312).
Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.”
Damiano Dalerba & Stefano Cabot
Direttori area noprofit di TeamArtist
HAI ANCORA DEI DUBBI? Scrivici qui di seguito i tuoi QUESITI (facendo un ELENCO NUMERATO di tutte le tue domande) e ti risponderemo GRATUITAMENTE dandoti la precedenza SE (ci vogliono solo 30 secondi):
1. avrai messo “MI PIACE” sulla nostra pagina Facebook: https://www.facebook.com/TeamArtist.Italy
2. avrai portato il mouse sopra il pulsante “TI PIACE” e selezionato “AGGIUNGI ALLE LISTE DEGLI INTERESSI”. Solo così continuerai a ricevere tutti i nostri aggiornamenti (senza far ciò non vedrai circa il 60% di ciò che pubblicheremo!)
3. ci avrai chiesto l’amicizia. Clicca qui: https://www.facebook.com/Associazioninonprofit.
salve sono il segretario di un associazione sportiva che vi segue sempre avevo una domanda da porvi. Ho la cantina piena di documenti bene o male ho visto che vanno tenuti 5\10 anni....quasi tutti
La mia domanda posso eliminare la domanda amissione soci dal 2019 in giù?
Il nostro anno lavorativo è sempre a cavallo dell'anno es. 1 settembre 2024- 30 giugno 2025 facendo 2 conti e tornando indietro con gli anni credo dal 2019 in giù posso gettarli...volevo vostra conferma grazie
Cordiali saluti
Buonasera Luciano,
consiglierei la tenuta delle domande di ammissione per 10 anni ai fini di un eventuale controllo.
Buongiorno vorrei porre una domanda riguardo ad un'associazione musicale di beneficenza senza scopo di lucro che è stata costituita nel 2010 senza essere registrata all'agenzia delle entrate di cui fanno parte solo 5 persone il presidente e 4 persone del direttivo dato che non hanno mai incluso le altre 12 persone attivamente presenti in quanto componenti del coro che credevano di essere soci ma la vecchia gestione ha gestito in modo scorretto il tutto. Se attualmente si sono dimessi tutti e 5 ma non vogliono chiudere l'associazione per non perdere il materiale ad esso legata ché era stato concesso in beneficenza alla chiesa qualora si fosse sciolta l'associazione. Questa chiusura sarebbe solo per non subentrare alla vecchia gestione che ha gestito in modo non trasparente ma il resto del gruppo vuole continuare a fare beneficenza utilizzando ancora il materiale costituendo una nuova associazione da zero con le stesse finalità e con la stessa destinazione finale del materiale.
Dato che i vecchi soci reclamano che il materiale è loro anche se appartiene al gruppo perché vorrebbero venderlo mi chiedo come possano dimostrare che appartiene a loro? Devono presentare delle fatture intestare a nome dell'associazione? Ha validità una lista di materiale scritto su un foglio bianco nom timbrato che loro presentano come documento? Tra l'altro il parroco ha espresso che non è interessato al materiale.
Se dovessimo utilizzare noi il materiale portandolo in una nuova sede costituendo una nuova associazione che rischi corriamo? Non hanno modo di dimostrare che è loro anche perché la maggior parte dei microfoni cavi e casse è stato acquistato dal 1994 al 2010 (anno di costituzione dell'associazione)con donazioni fatte dai componenti del gruppo e dei parroci delle varie realtà che abbiamo aiutato.
Vorremmo continuare a fare del bene ma purtroppo la vecchia gestione vuole bloccare il nostro servizio.
Non voglio subentrare ad una gestione non trasparente non hanno mai presentato un rendiconto di cassa o indetto un'assemblea in tutti questi anni quindi non ho fiducia a subentrare.
Aggiungo che io sono la fondatrice del gruppo dal 1994 ed ero convinta di essere stata iscritta come socia e ho scoperto amaramente che questo non è stato fatto dal vecchio presidente.
Attendo un vostro cortese riscontro.
Spero di aver esposto l'argomento in modo chiaro.
Ringrazio anticipatamente per la vostra risposta
Cordiali saluti
Grazia Censabella
Buongiorno Grazia,
D: Dato che i vecchi soci reclamano che il materiale è loro anche se appartiene al gruppo perché vorrebbero venderlo mi chiedo come possano dimostrare che appartiene a loro? Devono presentare delle fatture intestare a nome dell'associazione?
R: se mostrano una fattura intestata all'Associazione, i beni sono dell'Associazione e non loro.
D: Ha validità una lista di materiale scritto su un foglio bianco nom timbrato che loro presentano come documento?
R: No
D: Se dovessimo utilizzare noi il materiale portandolo in una nuova sede costituendo una nuova associazione che rischi corriamo?
R: Non potete farlo a meno che nell'atto di chiusura dell'Associazione in Assemblea straordinaria questi beni siano donati alla nuova Associazione (che deve essere già stata costituita).
Spero di essere stato esaustivo alle risposte alle domande, se ne ha altre può scriverci per essere messa in contatto con uno dei nostri consulenti.
Lettera di dimissione, dopo7 anni é possibile che sia ancora conservata x richiederne una copia? Grazie.
Buongiorno Bruno,
in teoria i documenti andrebbero conservati per 10 anni.
1. IL LIBRO SOCI DEVE INCLUDERE ANCHE I SOCI VECCHI CHE NON HANNO PIU' RINNOVATO LA QUOTA E NON SI SONO FATTI PIU' VEDERE ? SE SI PER QUANTI ANNI ADDIETRO DEVO LASCIARLI NEL LIBRO SOCI O MEGLIO DOPO QUANTI ANNI LI POSSO DEPENNARE E ALLEGERIRE IL LIBRO SOCI?
2.I MODULI DEI SOCI VECCHI CHE NON HANNO PIU' PAGATO LA QUOTA SOCIALE ALL'ASSOCIAZIONE PER QUANTO TEMPO VANNO CONSERVATI ? POSSO BUTTARLI VISTO CHE NON SONO PIU' SOCI O MEGLIO VISTO CHE NON HANNO RINNOVATO DA ANNI?
3. I LIBRI VERBALI DIRETTIVO E ASSEMBLEE DEI SOCI POSSONO ESSERE FATTI CON UN RACCOGLITORE AD ANELLI ?
4. PER OGNUNO CHE COMPILA LA DOMANDA PER L'AMMISSIONE A SOCIO DEVO FARE UN VERBALE PER APPROVARE ?? QUINDI 50 DOMANDE CON DATE DIVERSE DEVO FARE 50 VERBALI DEL C.D. ?? E DEVO FARE ANCHE 50 CONVOCAZIONI O POSSO CONVOCARE IL C.D. ANCHE CON MESSAGGIO WHATSAPP ?
GRAZIE.
Ciao Antonino, le consiglio di fissare un appuntamento con uno dei nostri consulenti.
Buongiorno, non mi è chiaro un passaggio. La nostra associazione stampa su carta le ricevute e contemporaneamente le archivia digitalmente in quanto utilizza un software gestionale (software dal quale posso richiamare, ristampare, etc. la ricevuta in qualunque momento). La mia domanda è: devo comunque conservare la copia cartacea delle ricevute delle quote sociali (1 anno o, come voi suggerite, meglio 5 anni) o potrebbe essere sufficiente la versione digitale? Grazie in anticipo per la risposta.
Buongiorno Virginia,
le ricevute vanno comunque conservate in formato cartaceo, in quanto vengono richieste in quel formato in caso di controllo.
Buonasera,
abbiamo un' associazione culturale no profit. Volevamo sapere come conservare le fatture e gli scontrini fiscali delle nostre spese: nello specifico vorremmo sapere se gli stessi vanno fotocopiati e numerati progressivamente o non serve e se si come, se vanno divise le fatture dagli scontrini fiscali etc
Ringraziamo per la risposta
Cordialmente
Malika Carrapa
Buongiorno Malika,
abbiamo un prodotto apposito per organizzare in modo corretto tutti i documenti contabili dell'associazione.
Si chiama Organizzo. https://www.teamartist.com/organizzo/
1- Buongiorno, le società sportive per quanto tempo devono conservare le visite mediche degli atleti?
2- Esiste un qualche articolo del codice sportivo civile o altro dove sia specificato? Grazie
Buongiorno Massimiliano.
Solo fino al termine di validità indicato sul certificato stesso.
Noi suggeriamo di tenerli anche per i 12 mesi successivi.
Buongiorno,
le domande di ammissione socio (o adesione al Circolo) si devono conservare oltre l'approvazione da parte del Consiglio Direttivo con relativo verbale? anche dopo l'uscita del socio dall'associazione? se sì, per quanto tempo?
Grazie mille
Buongiorno Maria,
in questo nostro articolo https://www.teamartist.com/blog/2012/11/29/quanto-tempo-conservare-documenti-associazioni/ diamo un'indicazione precisa dei tempi di conservazione dei vari documenti. Alcune associazioni che non hanno problemi di spazio decidono di conservare gli archivi e di non buttare nulla.
Salve,
Una Associazione artigiani che incassa le quote ( tramite INPS ) dalla Sede Centrale, come deve registrare gli quanto prelevato dal Presidente e dal Segretario.
Grazie
Franca Macrì
Buongiorno Franca,
per aiutarla avremmo bisogno di avere più informazioni.
Buonasera ho aperto una attività di vendita on-line nel 2007 è chiusa nel 2017.
Mi ritrovo archiviati una montagna di documenti,
Non ho gettato nulla, nel terrore di eliminare documenti che mi potrebbero essere richiesti in fase di verifica.
La documentazione comprende
Ricevute fiscali emesse
Fatture emesse extra UE (esenti IVA)
Fatture beni acquistati
Documenti prova spedizione beni venduti
Estratti conto corrente
Ecc.
Fino a quale anno posso distruggere tranquillamente i documenti relativi alla cessata attività?
Vi ringrazio anticipatamente per l’ aiuto che vorrete darmi.
Andrea Pisani
Buongiorno Andrea,
noi siamo specializzati in associazioni e nel nostro articolo abbiamo fornito indicazioni relative alla conservazione dei documenti valide per le associazioni.
Salve,
con la presente vorrei sapere gentilmente, in merito agli enti non profit,(tra cui le Associazioni) quali sono i documenti che attestano la finalità di assenza di lucro.
Nella speranza di una Vostra risposta positiva, porgo cordiali saluti.
Stefano
Libro soci, verbali, giustificativi della contabilità... tutto
Ricevute delle quote associative e delle quote di iscrizione ai corsi.Abbiamo un controllo in corso per gli anni 2012/2013 e ci chiedono le ricevute,che noi conserviamo solo per un anno.Come dobbiamo comportarci ? Grazie
Tutti i documenti associativi (giustificativi delle entrate compresi) vanno conservati per 5 anni.
Se i pagamenti delle iscrizioni sono avvenuti per bonifico, quindi sono tracciati, potete far valere il pagamento su estratto conto come giustificativo
Buonasera,noi siamo un Centro Medico Polispecialistico dove si fanno anche le visite medico sportive, la domanda era per quanto tempo si devono tenere in archivio le copie dei certificati medico sportivi? C'e'una normativa che regola tale argomento?
RingraziandoVi per la collaborazione, cordiali saluti
Amministrazione Centro Anthea Srl
Sono da conservare per almeno 5 anni
Salve x le associazioni senza scopo di lucro nel campo dello spettacolo i contratti o ore.contratti tra associazioni e teatri o organizzazioni esterne x quanto tempo vanno conservati ? Le obbligazioni di questi contratti non sn state svolte x annullamento spettacolo grazie marco
come tutti gli altri documenti
Vorrei conoscere i Vs. costi per stilare l'atto costitutivo e lo statuto, oltre il mantenimento della contabilità di associazione di beneficenza non riconosciuta che vorrei costituire.
In attesa di un Vs. riscontro
distinti saluti.
ti ho mandato mail con tutte le informazioni che cerchi