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04 maggio 2015

3 email che ogni Associazione deve mandare ai propri soci

3 email che ogni Associazione deve mandare ai propri soci

 

Abbiamo già visto perchè è importante avere a disposizione le mail dei propri soci (e anche di tutte quelle persone che gravitano attorno all’Associazione anche senza essere soci).

Una volta raccolti gli indirizzi, da dove partire? Ecco tre mail semplici semplici che ogni associazione dovrebbe assolutamente inviare.

 

#1  Avvisa tutti dell’inizio delle attività

 

L’anno scorso vicino a casa mia è nata un’associazione culturale. Ogni giorno, andando in ufficio, sono passato davanti alla loro sede finché una sera ho deciso di entrare a curiosare attratto da un volantino ben fatto che informava dell’inizio di un corso di spagnolo. Era da tanto che volevo imparare questa lingua quindi, dopo aver chiesto qualche informazione in più alla segreteria, mi sono iscritto.

Dopo i tre mesi del corso base sono rimasto talmente soddisfatto che ho deciso di iscrivermi anche al corso avanzato che mi hanno proposto durante l’ultima lezione. Di recente hanno anche organizzato un corso di conversazione ma me lo sono perso nonostante fossi interessatissimo (e anche il “target” perfetto dell’Associazione).

Perché questa Associazione ha perso un iscritto ad uno dei loro corsi? Semplice: nessuno mi ha avvisato direttamente!

È vero, loro avevano postato l’annuncio del nuovo corso sulla loro pagina Facebook ma, per chi come me non passa la giornata incollato a questo social network, è facile perdersi qualche notizia dato che a distanza di un paio d’ore dalla pubblicazione non sono più visibili in automatico. In più mi sono anche trasferito e non mi capita più di passare davanti alla loro sede ogni giorno.

Le persone non possono decidere di partecipare alle tue attività se non sono al corrente della loro esistenza. E tu non puoi limitarti ad appendere manifesti in segreteria o in giro per il paese e scrivere sul vostro sito che “inizia il corso di conversazione”, sperando che qualcuno di interessato lo veda. Devi avvisare attivamente le persone, e il modo più efficace di farlo (ma anche il più economico!) sicuramente è inviare una mail a tutte le persone che ti hanno dato il permesso di essere contattate.

Non importa se la tua è un’associazione sportiva che apre la stagione a settembre e che poi non deve più pensare alle iscrizioni fino all’anno successivo oppure un’associazione culturale che organizza eventi e corsi ogni settimana.

Se avviserai le persone anche attivamente, oltre che nei soliti modi (volantini, manifesti, post sui social network), aumenterai in maniera impressionante gli iscritti.

 

 

#2 Manda gli auguri di compleanno e per le feste in generale. Firmati da qualcuno del direttivo.

 

Mandando questa mail potrete prendere due piccioni con una fava.

Da un lato è un messaggio molto carino, piacevole per chi lo riceve.

Dall’altro, è uno strumento eccezionale per rafforzare il rapporto che l’Associazione ha con i propri soci e permette anche di tutelarsi nei confronti delle ispezioni fiscali.

I lettori assidui sapranno già che gli ispettori del fisco, per capire se si trovano davanti una vera associazione oppure un ente commerciale “mascherato da associazione”, spesso ne intervistano i soci. Una delle domande poste in questi casi è se la persona conosce chi è il presidente, oppure anche chi sono i membri del consiglio direttivo.

I tuoi soci saprebbero rispondere correttamente?

Basta un messaggio firmato dal presidente ogni tanto, una mail di auguri da parte dei dirigenti (anche a rotazione) e il problema è risolto.

Da un nostro piccolo sondaggio emerge che nelle associazioni di almeno 120 iscritti che non mandano queste mail, solo il 39 % degli intervistati conosce il nome del proprio presidente (compresi genitori degli atleti minorenni di ASD che, accompagnando i propri figli agli allenamenti, nella situazione descritta sopra potrebbero essere ipoteticamente intervistatil).

Questa percentuale scende addirittura al 26% se si chiede di nominare qualche membro del consiglio direttivo. Nelle Associazioni che periodicamente mandano queste mail di auguri il 73% dei soci conosce il nome del presidente.

I tuoi soci saranno contenti di aver ricevuto un pensiero di auguri, e voi vi tutelerete nei confronti di un controllo del fisco.

 

#3 Comunica prima e dopo dell’Assemblea Soci

 

Ogni associazione è tenuta a fare almento un’Assemblea Soci all’anno e la relativa convocazione deve necessariamente avere una modalità passiva e una attiva:

  • per Passiva si intende la forma attraverso la quale il singolo socio può informarsi da solo di ciò che avviene nella SUA Associazione. Nei vecchi statuti era “l’affissione nella bacheca sociale”; nel 2015 forse ha più senso che questa sia sostituita dalla pubblicazione sulla home page del sito web ufficiale della Associazione
  • per Attiva si intende normalmente un messaggio individuale inviato direttamente ad un recapito del socio. Una volta si usavano le raccomandate, poi la posta ordinaria, poi i fax (se il vostro statuto contiene ancora queste modalità… Aggiornatelo, perché altrimenti sarete tenuti a rispettarle!). Oggi la soluzione migliore è una email, che ha anche il vantaggio di essere tracciabile in qualsiasi caso di contestazione.

In più ricordatevi anche che dopo le Assemblee tutti i soci dovrebbero aver a disposizione il verbale, le deliberazioni e i rendiconti economici: senza posta elettronica come potreste inviare a tutti questi documenti in modo veloce ed economico?

Queste operazioni sono rese ancora più comode se lo strumento con cui inviate le mail dispone di una lista che si aggiorna automaticamente man mano che inserite soci nella vostra anagrafica, nei vostri corsi o nel libro soci.

 

 

Bonus: Scadenza dei pagamenti (mail automatica)

 Controlla pagamenti

Questa mail è una vera manna dal cielo per quelle associazioni che usano una formula “ad abbonamento” per le iscrizioni, dove la scadenza per ogni persona dipende dalla data in cui essa si è iscritta. Tipicamente si tratta di Associazioni culturali che organizzano corsi; A.S.D. dove si praticano sport “individuali” come palestre, piscine, arti marziali ginnastica; scuole di musica; ecc.

A tutte le associazioni capita di dover inseguire le persone per farsi pagare, spesso “intercettandole” nel momento in cui esse si trovano in sede. Le associazioni che hanno delle rate uguali per tutti almeno possono concentrare i loro sforzi in determinati periodi dell’anno (es: A.S.D. di basket, per iscriversi al corso si paga la prima rata a settembre e la seconda a dicembre). Chi invece usa la formula “abbonamento” sa bene che la maggior parte del tempo della segreteria purtroppo è impegato in questa attività.

Come fare un salto di qualità? Imposta una mail automatica che ricordi a tutti, in anticipo, la scadenza del proprio pagamento. In questo modo le persone saranno informate e non dovrete rincorrerle. Se poi la mail permette anche di effettuare un pagamento online, il gioco è fatto! Potrete dedicare il tempo dei vostri collaboratori ad attività ad altro valore aggiunto, e non obbligarli a spenderlo sulla carta e sui conti.

 

P.s. la nostra piattaforma online per Associazioni permette di fare in modo semplice tutte e quattro queste cose.


Le email sono uno strumento molto potente se impiegate correttamente. Come ti è capitato di trovare la maggior parte degli articoli di questo blog? Navigando su internet oppure li hai letti dopo aver ricevuto un messaggio nella tua casella di posta?

 

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19 risposte a “3 email che ogni Associazione deve mandare ai propri soci”

  1. Rispondi
    Emanuela Zanforlin

    Ultima l'INPS fa pagare alle associazioni il tempo dell'infortunio del proprio associato che si è infortunato. Stanno arrivando le cartelle di pagamento dei giorni di lavoro che si sono persi per un infortunio occorso in un'attività sportiva. L'INPS le invia direttamente all'asd a cui l'infortunato è associato, mi dite voi chi ancora si può permettere di aprire un'attività ?

  2. Rispondi
    stefano campanini

    Buon giorno. Abbiamo due domande.
    1. I tesserati dell'associazione (atleti, tecnici, dirigenti), per svolgere attività sportiva (in base al proprio incarico/ruolo per il quale talvolta percepiscono anche compensi forfetari legge 398) devono obbligatoriamente anche essere soci (e dunque partecipare, se lo desiderano, alle assemblee ecce ecc) oppure possono anche non essere soci senza che ci siano problematiche in ambito fiscale?
    2. In altri termini, è accettata dal SIAE, AG.ENTRATE, GDF la figura del tesserato per la federazione sportiva tramite l'associazione sportiva che vuole semplicemente "giocare" (per proprio divertimento) o "allenare" (per propria vocazione) anche per o "dare una mano come dirigente accompagnatore della squadra del figlio" senza essere socio e senza percepire compensi?
    3. E percependo invece anche compensi?
    4, Un dirigente del Consiglio direttivo che svolga effettivamente (e genuinamente ed in modo comprovabile) la funzione di dirigente accompagnatore alle partite delle squadre, può percepire compensi legge 398 senza per questo incappare in problematiche fiscali legate, ad esempio, al fatto che SIAE, AG.ENTRATE, GDF possano provare a sostenere che trattasi di ripartizione di utili?
    Le saremmo grati se voleste cortesemente rispondere a queste domande, nel presupposto che la associazione sia vera e che svolga vera attività sportiva per il bene dei tesserati e non una impresa commerciale mascherata.

    • Rispondi
      TeamArtist

      1. Posto che la 398 nulla c'entra con i rimborsi per gli sportivi dilettanti (che sono invece normati dalla 342/2000 art.37 e 289/2002 art.90). Mi sembra che si faccia un po' di confusione. Per ricevere i compensi da sportivo dilettante non è un requisito essere tesserati o soci per l'associazione in cui si presta attività. Bensì che si sia dilettanti e non professionisti. Leggi questo nostro post.
      2. Leggi questo nostro post.
      3. Vedi 2.
      4. Vedi sopra.


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  3. Rispondi
    Liliana Balbi

    Buonasera! Ho già scritto altre volte. In primo luogo complimenti per il sito e la pagina Facebook: siete davvero di aiuto! Sono Presidente di una ASD per attività subacquee.
    I Soci pagano una quota associativa, comprensiva dell'assicurazione infortuni (stipulata con un ente affiliato al CONI).
    1. La prima domanda è: devo specificare nelle ricevute la parte di quota relativa all'assicurazione e quella relativa alla quota vera e propria?
    2. O posso fare le ricevute scrivendo quota associativa anno XXX senza dettagli?
    I Soci ricevono comunque la tessera dell'ente che garantisce loro l'assicurazione. La seconda domanda è relativa al fatto che poi gli istruttori della ASD svolgono dei corsi durante l'anno, i cui costi sono ovviamente variabili a seconda del tipo di corso richiesto (livello base, avanzato, tecnico, ecc.). Quindi in un qualsiasi momento dell'anno un Socio può decidere di iscriversi ad un corso e pagare le spese relative (anche non tutte insieme, ma un po' per volta). E ovviamente ogni volta che effettua un pagamento viene rilasciata relativa ricevuta con indicato il corso per il quale viene versato il denaro.
    3. Questa può essere considerata attività commerciale?
    Nello statuto è indicato tra gli scopi dell'Associazione "lo sviluppo e la diffusione di attività sportiva intesa come mezzo di formazione psico-fisica e morale dei soci, mediante la gestione di ogni forma di attività agonistica, ricreativa o di ogni altro tipo di attività motoria e non, idonea a promuovere la conoscenza della subacquea ricreativa e tecnica".
    4. Come può essere commerciale?

    • Rispondi
      TeamArtist

      1. Non sei obbligata, ma puoi farlo.
      2. Certo che si
      3. Se siete in regola con tutte le norme del no profit e delle Asd si tratta di entrate de-commercializzate parificate alle istituzionali.
      4. Appunto, contravvenendo alle regole del no profit e delle Asd.


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  4. Rispondi
    saveria serrao

    1. per aprire una home su facebook,l'iniziativa deve essere approvata dal solo Direttivo?
    2. Il bilancio Consuntivo deve essere approvato e portato in Asseblea ordinaria?
    3. Il bilancio Preventivo deve essere portato e approvato in Asseblea ordinaria?
    4. In una Associazione Il Consiglio di Amministrazione da chi è composto?

    Grazie per le risposte che andrete a darmi,e grazie per la vostra disponibilità che dimostrate verso noi "poveri" "ignoranti".
    Buon pomeriggio Serrao saveria

    • Rispondi
      TeamArtist

      1. Anche dall'assemblea
      2. Si, ma si parla di Rendiconto non di bilancio
      3. non è obbligatorio
      4. Si parla di Consiglio direttivo, non CDA. E' composto dai soci eletti come membri del direttivo


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  5. Rispondi
    Sabina

    Buongiorno, possiamo sentirci per un contatto?
    3928909566

    • Rispondi
      TeamArtist

      Prenda appuntamento qui https://demo.teamartist.com/administration/public/booking/13


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  6. Rispondi
    Michele Della Gala

    Salve, a proposito di mail approfitto della sua disponibilità per chiedere quanto segue: faccio parte del consiglio direttivo di una Asd e il presidente sostiene che l'accesso alla casella di posta elettronica associativa è esclusivamente un suo diritto. In realtà è così? Chi può averne accesso?

    • Rispondi
      TeamArtist

      Sono d'accordo con lui. In ogni caso, legalmente, il diritto è di colui che ne ha legittimamente la password.


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  7. Rispondi
    guido clima

    Sono interessato a saperne di più
    grazie

    • Rispondi
      TeamArtist

      Ci chieda pure tutto quello che vuole sapere.


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  8. Rispondi
    angelo formica

    l'Assemblea dei Soci con all'o.d.g. scioglimento dell'associazione non raggiunge il quorum dei 3/4 o come previsto dallo statuto che recita "le delibere riguardanti..... e lo scioglimento dell'associazione è sempre richiesta, in prima convocazione, la presenza personale di almeno 50+1 dei soci aventi diritto di voto ivi compreso il computo dei soci rappresentati per delega scritta e, in seconda convocazione, la presenza personale, ivi compreso il computo dei soci rappresentati per delega scritta, qualunque sia il numero degli intervenuti; le deliberazioni sono adottate in entrambi i casi a maggioranza assoluta dei votanti presenti".
    Si chiede se è legale procedere come previsto nello Statuto oppure prevale l'art. 21 del codice civile.
    Inoltre l'assemblea nega lo scioglimento ma nessuno si è voluto candidare per il rinnovo del Consiglio direttivo, come si può procedere? Cordialmente grazie angelo formica

    • Rispondi
      TeamArtist

      Fate commissariare l'Associazione dal vostro ente nazionale.


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  9. Rispondi
    associazione Insieme

    Ringrazio fin d'ora per l'attenzione. Siamo una asd, volendo organizzare una conferenza con un medico che viene gratuitamente e anche noi come associazione organizziamo gratuitamente, ma l'affitto del centro congressi costa euro 700,00

    1. possiamo chiedere un'offerta libera/contributo, possiamo indicarlo nella locandina o dobbiamo chiederlo durante la serata?
    2. le offerte vanno contabilizzate?
    3. come?
    4. dobbiamo indicare una cifra di offerta?

    • Rispondi
      TeamArtist

      1. Potete chiedere un contributo d'ingresso. Indicando però che si tratta di una raccolta fondi secondo l'art 2 del DL 460/1997. Legga qui la modalità.


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  10. Rispondi
    Giulia

    Salve! Come riportato da voi in questo articolo "dopo le Assemblee tutti i soci dovrebbero aver a disposizione il verbale, le deliberazioni e i rendiconti economici" noi fin'ora abbiamo usato l'affissione in bacheca presso la sede(per comunicare il verbale e le deliberazioni) e la riunione annuale dei soci per l'approvazione del REFA. E' forse obbligatorio comunicare queste cose anche per email o posta? Grazie in anticipo

    • Rispondi
      TeamArtist

      Solo se lo avete scritto sul vostro Statuto. In ogni caso, io lo farei lo stesso.


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