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06 novembre 2012

“Abbiamo smarrito i libri sociali”: ecco cosa fare

“Abbiamo smarrito i libri sociali”: ecco cosa fare

Ponete un giorno di entrare nella sede della vostra Associazione e scoprire che c’è stato un furto e che i ladri, non sapendo bene cosa si trovavano davanti, hanno pensato bene di portare via tutto, persino i documenti, i libri sociali e i registri contabili. Oppure ponete di cambiar sede alla vostra Associazione e di smarrire nel trasloco proprio lo scatolone con tutti i sopraddetti documenti.

Certo, sono situazioni limite, ma purtroppo possono accadere…  In una situazione del genere, prima di farsi prendere dal panico, è bene sapere che, anche se non c’è una legge che preveda l’obbligatoria denuncia di furto o smarrimento di tali documenti da parte di un’Associazione, è sempre bene sporgerla alla stazione dei carabinieri di competenza.

La denuncia, infatti, è un modo per tutelarvi nel caso in cui arrivi un’ispezione fiscale: una volta fatta la denuncia sarà bene inviarne una copia anche al proprio ufficio di riferimento dell’Agenzia delle Entrate, di modo che siano informati dell’accaduto e che si venga così ad evitare una spiacevole multa. Rimane fermo, purtroppo, quanto previsto dall’art. 39 del D.P.R. n°600/1973, che prevede che gli organi preposti possano procedere all’accertamento fiscale induttivo nel caso in cui “risulta che il contribuente non ha tenuto o ha comunque sottratto all’ispezione una o più scritture contabili obbligatorie, ovvero quando le scritture medesime non sono disponibili per cause di forza maggiore”.

Cosa fare dopo la denuncia?

Una volta fatta la denuncia non potete fare più null’altro per i vostri libri smarriti; non vi resta che ricominciare subito a tenere le vostre scritture nei nuovi registri. Dopo aver inserito come prima pagina una copia della denuncia di smarrimento, dovrete cercare di ricostruire, per quanto possibile, tutti i movimenti che avevate annotato nei vecchi libri, aiutandovi con le copie di documenti e fatture che avrete di certo conservato (o almeno si spera) in un luogo più sicuro di quello dei libri smarriti. Il recupero dei dati sarà più semplice se avevate precedentemente deciso per la vostra Associazione di informatizzare tutte le scritture contabili (una scelta che noi consigliamo, in quanto conservare sempre un backup aggiornato di tutti i file che riguardano la contabilità, vi permetterà di averli facilmente a disposizione in caso di necessità). Ed una buona opzione per farlo è usare TeamArtist! Le copie dei libri saranno così online ed a disposizione di tutto il direttivo!

 

Damiano Dalerba & Stefano Cabot

Direttori area noprofit di TeamArtist

 

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23 risposte a ““Abbiamo smarrito i libri sociali”: ecco cosa fare”

  1. Rispondi
    gianni

    Buongiorno. A noi e' successo...il problema e' che abbiamo perso atto costitutivo e statuto. Siamo una ASD di basket. Abbiamo chiesto copia sia all' ufficio delle entrate sie in federazione pallacanestro mah... Non esiste xke' la NS. Società' e' molto vecchia ed allora non si registravano. Lo statuto lo registriamo ex novo e non e' un problema.... Ma come facciamo con l' atto costitutivo ??? E' impossibile ricostruirlo dopo 30 anni dalla nascita della società' ..i precedenti soci non hanno più' niente... Nessun libro.. Nessuna traccia....

    • Rispondi
      TeamArtist

      L'atto costitutivo deve necessariamente essere registrato all'AdE, altrimenti non avreste il Codice Fiscale.


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  2. Rispondi
    Oscar

    Buonasera,

    furto in segreteria, portato via lo statuto, richiesta copia a agenzia delle entrate, l'agenzia non lo trova, cosa facciamo ?

    Abbiamo una vecchia bozza, possiamo ricopiarla e presentarla all'agenzia?

    Grazie

    • Rispondi
      TeamArtist

      Se aveste utilizzato la nostra piattaforma questo non sarebbe successo!! vedi qui di cosa si tratta.
      Mi sembra strano che l'AdE non abbia una copia visto che va rilasciata al momento della registrazione.
      Richiedetelo ancora, altrimenti va convocata un'assemblea straordinaria per rivedere l'intero statuto e registrare di nuovo il tutto come fosse una modifica del primo.


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  3. Rispondi
    Ferdinando

    Salve, anni addietro, insieme a degli amici, ho fondato un'associazione culturale.
    Abbiamo depositato lo statuto all'Ufficio delle Entrate ed abbiamo ricevuto il codice fiscale. Per vari motivi però la cosa è rimasta ferma, non abbiamo mai fatto neanche una semplice assemblea o altro, negli anni abbiamo anche smarrito lo statuto.
    1. Nell'eventualità di voler ripartire, cosa dobbiamo fare?
    2. In questi anni di inattività, dovevamo presentare qualche documentazione ai fini fiscali o altro?

    • Rispondi
      TeamArtist

      1. Ritrovare il vecchio statuto registrato. Oppure farne uno nuovo da registrare nuovamente.
      2. Difficile dirlo. Sicuramente almeno il modello EAS. Detto questo, il non aver mai fatto le Assemblee soci annuali ha anche un effetto sui piani fiscali.


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  4. Rispondi
    Roberto

    Buongiorno, faccio parte da poco di una associazione sportiva fondata nel 1966 e dal 1967 regolarmente e continuativamente affiliata ad una Federazione Nazionale, regolarmente iscritti al registro del CONI e statuto aggiornato nel 2010. Siamo regolarmente in possesso di CF e P.IVA . Da una recente verifica non ritroviamo l'atto costitutivo, uno dei soci che l'ha fondata nel 1966 si ricorda di non averlo mai fatto.
    1. E' possibile che in quel periodo non fosse obbligatorio?
    2. Se si, nei casi in cui viene richiesto l'atto costitutivo cosa dobbiamo fare?
    3. Se no, è possibile recuperarlo in qualche modo?

    • Rispondi
      TeamArtist

      1. No
      2. Ammettere che non lo trovate più ed amen.
      3. Non che io sappia.


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      • Rispondi
        Roberto

        Vi ringrazio della risposta, era quello che sospettavo.
        Come dobbiamo procedere per sostituirlo?

        • Rispondi
          TeamArtist

          NON POTETE sostituirlo.


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  5. Rispondi
    Massimo

    Buongiorno, sono neo eletto presidente di una associazione sportiva molto vecchia. L'atto costitutivo probabilmente perso, statuto vecchio e non aggiornato 289/2002. La società è rimasta inattiva per molti anni. non ha soci paganti, non emette ricevute, ma partecipa ad attività sportiva CONI. io vorrei regolarizzare tutto: adeguare statuto e registrarlo, chiedere attribuzione CF senza fare allarmare la FSN.

    1. Cosa porto all'agenzia delle entrate per registrare lo statuto in mancanza di atto costitutivo? Un verbale di assemblea straordinaria?

    • Rispondi
      TeamArtist

      1. Si
      Due note però: ha senso prendere la presidenza (e con essa la responsabilità di ciò che non è stato fatto negli ultimi 5 anni?) di una società rimasta inattiva per molti anni? Non vi conviene rifondarne una nuova? Legga questo nostro post.


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  6. Rispondi
    Tiziana

    salve, ho un problema in un trasloco abbiamo perso il libro soci che conteneva gli ultimi sette anni di associazione!!! come posso fare ora???

    • Rispondi
      TeamArtist

      Salve, legga il post di questa pagina.


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  7. Rispondi
    giuseppe

    buonasera, ho letto questo interessante 3D e mi sono subito incuriosito in quanto un fatto spiacevole è accaduto a maggio del 2013. Un innondazione ha spazzato via la sede, con esso tutta la documentazione, tutta! non abbiamo fatto denuncia e abbiamo continuato partendo da zero.
    come possiamo porre rimedio ora?
    grazie

    • Rispondi
      TeamArtist

      Fate una denuncia oggi e verbalizzate nel consiglio direttivo che non avevate coscienza di doverlo fare prima.


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  8. Rispondi
    Alberto

    Gentili Direttori di Team Artist, sono il legale rappresentante di un'associazione teatrale amatoriale di PD. Nel 2002 è stata fatta richiesta di registrazione con attribuzione di codice fiscale, e all'agenzia delle entrate risultiamo regolarmente iscritti. In quest'ultimo periodo, andando in cerca di atto costitutivo e statuto, mi sono accorto che sono andati persi (o non sono mai stati fatti...io sinceramente non me lo ricordo!) e all'agenzia delle entrate non risultano copie di tali documenti, nemmeno dopo verifica a Roma.
    1. Cosa devo fare? Denunciare lo smarrimento?
    2. Posso rifare uno statuto e atto costitutivo?
    3. Devo sciogliere l'associazione e poi riformarla?
    Vi ringrazio per ogni consiglio che potrete darmi.

    • Rispondi
      TeamArtist

      1. Quando avete aperto il codice fiscale sicuramente avrete dovuto produrre copia di Statuto e Atto Costitutivo. I soci fondatori non si ricordano? Non lo avete depositato presso qualche ente cui vi siete affiliati? In Comune?
      2. Non in modo lecito.
      3. Senza lo Statuto come potete scioglierla? Non avete le regole per poterlo fare!


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  9. Rispondi
    Pietro

    Salve volevo un'informazione nel mese di gennaio 2013 abbiamo smarrito un faldone contenente ricevute, verbali ecc fatta regolare denuncia come faccio ad inserire i dati precedenti?

    • Rispondi
      TeamArtist

      Non ne ho idea. Non potete usare gli estratti conto?


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  10. Rispondi
    Maurizio

    Quindi, se è stato smarrito il libro soci, si fa denuncia e si cerca di ricostruirlo?

    • Rispondi
      TeamArtist

      Esattamente. La prima pagina del nuovo libro soci sarà la copia della denuncia di smarrimento.

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      • Rispondi
        pietro bratta

        Grazie dell'informazione