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September 24th, 2012

Libro dei verbali di Assemblea di un’associazione: come farlo e come conservarlo

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Partiamo dall’abc: cosa si intende per libro dei verbali di Assemblea? Il libro dei verbali di assemblea di un’Associazione è uno dei libri sociali obbligatori che l’Associazione stessa è tenuta a compilare e conservare (insieme al Libro Soci): in esso sono contenuti i verbali (cioè i resoconti) di tutte le assemblee soci e di direttivo convocate ed effettuate dall’Associazione. In esso vanno anche riportati tutti i documenti sottoposti a votazione; tra questi ricordiamo, ad esempio, l’accettazione delle richieste di iscrizione dei nuovi soci, o il rendiconto economico annuale. Ovviamente le Associazioni che dovessero utilizzare TeamArtist, il nostro gestionale online, potrebbero caricare online i verbali e metterli a disposizione dei soli soci, in modo da avere anche un comodo archivio online.

Cosa contiene un verbale e chi lo redige?
Un verbale si apre sempre con l’ordine del giorno discusso durante l’assemblea, il medesimo mandato ai soci in fase di convocazione. Di redigere il verbale se ne occupa il Segretario dell’Assemblea* che, generalmente, corrisponde al Segretario dell’Associazione. Tra i compiti preposti al Segretario dell’Assemblea, oltre che quello iniziale di fare l’appello dei presenti per verificare che il numero dei soci presenti e le eventuali deleghe siano sufficienti a garantire il numero legale**, c’è quello di consentire lo svolgimento dell’assemblea e delle delibere e di annotare il più fedelmente possibile, punto per punto e in modo sintetico, ciò che avviene durante il dibattito.

Per ogni delibera inoltre dovrà annotare la percentuale dei voti espressi e, per finire, in conclusione di Assemblea, dovrà leggere il verbale redatto a tutti i presenti per l’approvazione. Sarà sempre suo compito esporre il verbale presso la sede sociale dell’Associazione per il tempo previsto dallo statuto sociale e
altresì, se previsto, inviarne una copia a tutti i soci.***

Come deve scrivere i verbali il Segretario?
Oltre che in modo dettagliato e fedele cercando però di puntare sulla sinteticità, il Segretario potrà scegliere se redigere a mano o al computer il verbale dell’assemblea. Non esiste infatti una norma che imponga un metodo piuttosto che un altro: nel momento in cui un verbale verrà redatto al computer, basterà incollare le stampate del verbale stesso sulle pagine del LIBRO / REGISTRO DEI VERBALI DI ASSEMBLEA DELLA ASSOCIAZIONE. Per maggiori garanzie ed evitare accuse di falsificazione a posteriori (ricordiamo che non ricorre l’obbligo di vidimare i libri sociali) si può apporre un timbro a cavallo tra la pagina del libro ed il foglio incollato.

Perché è importante conservare il LIBRO / REGISTRO e averne cura?
Conservare il libro /registro dei verbali di assemblea è importantissimo in caso di controlli da parte di enti esterni in quanto certifica la regolarità e la legalità dello svolgimento delle attività di un’Associazione e permette di mantenere i vantaggi fiscali previsti dal legislatore. Per avere una garanzia di sicurezza in più si può ricorrere ad un’ulteriore procedura: depositare il verbale presso l’Ufficio Protocollo Generale del Comune di appartenenza dell’Associazione. In questo caso, dopo l’Assemblea, il Segretario (o chi per esso) si preoccuperà di preparare una istanza.

Come formulare l’istanza?
Inserendo le intestazioni tradizionali e le seguenti diciture: “Con la presente si deposita il Verbale dell’Assemblea dei Soci, dell’Associazione denominata “X” con sede in “X” all’indirizzo ”X”. La presente viene inoltrata e depositata per la dovuta trasparenza dell’operato della citata Associazione. L’Associazione rimane a Vs. completa disposizione e coglie l’occasione per porgere ossequiosi saluti. Firma (nome e cognome del Presidente dell’Associazione)”.

L’istanza dovrà essere prodotta in doppia copia e a ciascuna allegata un copia del verbale. Di questo plico, uno dovrà essere depositato, l’altro, con l’apposizione del timbro dell’Ufficio Protocollo in ogni parte (sia sull’istanza che sul verbale), dovrà essere conservato dall’Associazione.

Si specifica che questa procedura non è affatto obbligatoria, ma depositare i verbali all’Ufficio Protocollo farà in modo che nessuno possa contestarne la veridicità ed, inoltre, l’Associazione potrà conservare semplicemente un raccoglitore con tutti i verbali depositati, piuttosto che il Registro.

POTETE SCARICARE QUI INVECE UNO SCHEMA DI VERBALE

*Il Segretario dell’Assemblea può essere scelto tra uno qualunque dei soci presenti. Si suggerisce, per evitare accuse di conflitti di interesse, di non nominare mai per tale ruolo nè il Presidente della Associazione, nè il Tesoriere.

**L’Assemblea sarà costituita legalmente con la presenza di almeno il 50% più uno dei soci. Nel caso in cui il numero legale non venisse raggiunto, l’Assemblea si intende validamente costituita in seconda convocazione, qualunque sia il numero dei soci presenti. La seconda convocazione può essere convocata insieme alla prima, anche a mezz’ora di distanza.

***Ai soci è data facoltà di chiedere eventuali modifiche al verbale nel caso riscontrino che i fatti riportati siano diversi da quanto realmente avvenuto. Se ciò non dovesse corrispondere a quanto rilevato dal Segretario, ciò dovrà essere debitamente annotato.

SE TI E’ INTERESSATO QUESTO ARTICOLO LEGGI ANCHE QUELLO SUL LIBRO SOCI.

 

Damiano Dalerba & Stefano Cabot

Direttori area noprofit di TeamArtist

 

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