Fac simile rimborso spese in un’associazione: Regolamento da approvare, conforme alle regole dell’Agenzia delle Entrate, e tutti i facsimile necessari
Scritto da Giovanni Damiano DalerbaCategoria dell'articolo: Commercialista Per Associazioni
Se la tua Associazione no profit appartiene a una di queste tipologie
ASD – Associazioni Sportive Dilettantistiche iscritte nel RASD
APS – Associazioni di Promozione Sociale iscritte ne RUNTS
OdV – Organizzazioni di Volontariato iscritte ne RUNTS
Associazioni di altre tipologie iscritte al RUNTS (che non siano APS e OdV nell’elenco degli “Altri ETS”)
ANPG – Associazioni no profit generiche (tra cui vi sono anche le Associazioni datoriali, professionali, di categoria, politiche e sindacalI)
Onlus – (quelle poche che ancora rimangono che ancora non si sono trasformate in ETS)
forse non lo sai ma la Gestione dell’associazionee dei rimborsi spese a soci, volontari, tesserati o collaboratori deve essere normata e gestita in una modalità ben precisa. Da una parte questo è un obbligo di legge per gli enti iscritti nel RUNTS verso i propri volontari (articolo 17 commi 3 e 4 del D. Lgs 117/2017), dall’altro intervenne anni fa la Direzione Regionale dell’Emilia Romagna dell’Agenzia delle Entrate a spiegare come dovrebbe essere normata questa materia.
A pié di lista o forfettari?
Le differenza tra queste due tipologie di rimborsi è ESSENZIALE e va conosciuta.
I rimborsi a piè di lista, sono rimborsi che vengono fatti dietro la presentazione di una lista di spese sostenute di tasca propria da una persona, accompagnate dalle relative pezze giustificative (scontrini, fatture, ricevute, etc). Si tratta quindi dello strumento del rimborso spese a piè di lista più usato, anche per la missione condotta su incarico dell’associazione stessa.
I rimborsi forfetari (o con due “t”, forfettari: deriva dal francese forfait=prezzo fisso) sono invece rimborsi corrisposti a chi ha sostenuto delle spese ma senza che questi presenti una lista delle stesse e senza pezze giustificative. Per lo Stato italiano, tranne due rare eccezioni che vedremo più avanti per i soli volontari di ETS e ASD, si tratta di compensi e come tali vanno trattati e con tutte conseguenze del caso (se si tratta di un compenso, chi li ha percepiti è un lavoratore; se è un lavoratore è soggetto a tutti obblighi giuslavoristici: contributi pensionistici, sicurezza sul lavoro etc…).
Il regolamento per i rimborsi spese
La logica di questi regolamenti è che essendo le risorse delle Associazioni no profit costituite grazie alle agevolazioni fiscali concesse dallo Stato (o almeno, in buona parte), chi opera nelle stesse non dovrebbe sprecare i soldi dell’associazione sostenendo spese in modo poco oculato.
Il regolamento fac-simile che trovi in questo articolo redatto secondo le indicazioni della Direzione Regionale dell’Emilia Romagna dell’Agenzia delle Entrate, è quindi in buona sostanza un regolamento anti-spreco che pone limiti – ragionevoli – alle spese di ristorazione, di viaggio e di ospitalità alberghiera.
Il regolamento deve essere approvato dall’assemblea dei soci dell’associazione o dal organo direttivo. Nei facsimili alleghiamo anche un idoneo verbale di adozione del regolamento stesso.
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La differenza di trattamento tra SOCI/TESSERATI, VOLONTARI e COLLABORATORI nella gestione dei rimborsi spese
Per districarci tra le infinite variabili e possibilità dobbiamo differenziare a seconda della tipologia associativa. Andiamo con ordine:
ASD – Associazioni Sportive Dilettantistiche iscritte nel RASD
- Soci, Tesserati e Volontari Sportivi (quindi per tutto il personale non retribuito): sono possibili rimborsi a piè di lista completamente esentasse e esenti contributi.
- Volontari sportivi: sono possibili rimborsi forfetari completamente esentasse e esenti contributi soltanto fino ad un massimo di 400 euro al mese ma solo per attività di volontariato svolte sotto l’egida del proprio ente di affiliazione nazionale
- Collaboratori: sono possibili rimborsi a piè di lista, ma solo se sono per trasferte (quindi non per gli spostamenti da e verso la sede operativa della ASD) sono esenti contributi ed esentasse.
ETS – Enti del Terzo Settore tra cui APS, ODV e Associazioni “Altri ETS”
- Soci, Tesserati e Volontari: rimborsi a piè di lista esentasse e contributi esenti.
- Volontari: rimborsi forfetari fino a 10 euro al giorno, massimo 150 al mese, con autocertificazione allegata.
- Collaboratori: rimborsi a piè di lista solo per trasferte. Quelli relativi a spostamenti quotidiani diventano reddito.
ANPG e ONLUS
Stesso trattamento, ma i rimborsi forfetari non sono previsti per i volontari.
I collaboratori ricevono rimborsi a piè di lista solo per trasferte, negli altri casi valgono le regole fiscali sui compensi.
La procedura per la richiesta di rimborso
Ci sono tre passaggi fondamentali (dopo l’adozione del Regolamento ovviamente):
- Il Consiglio Direttivo dell’Associazione deve verbalizzare preventivamente chi è autorizzato a richiedere i rimborsi spese e per quali trasferte. Tra i facsimili abbiamo inserito un verbale di questo tipo che identifica non tanto le persone fisiche e le singole trasferte ma le categorie di addetti dell’Associazione e le tipologie di trasferte. Soprattutto per grandi Associazioni questo è fondamentale per evitare di produrre centinaia di verbali ripetitivi, avendone solo uno generale per tutti.
- Il socio/tesserato/volontario/collaboratore interno che desidera ricevere il rimborso deve presentare all’Associazione una richiesta scritta per il rimborso stesso. I collaboratori esterni, invece, presenteranno la richiesta all’interno della propria notula di pagamento.
- La tesoreria dell’Associazione bonifica il rimborso (o comunque vi provvede in modo tracciabile, non in contanti; ciò è imposto dalla Legge di Bilancio 2025).
Altri documenti utili nella gestione dei rimborsi
Oltre al regolamento interno e ai verbali di approvazione, esistono diversi fac simili e modelli che possono essere utilizzati per semplificare la gestione dell’associazione e assicurare conformità alle normative fiscali:
- Fac simile rimborso spese, utile per tutte le tipologie di volontari e collaboratori;
- Ricevuta eroganzione liberale da privati mod.e ricevuta erogazione liberale da società ed enti mod., necessarie per la corretta registrazione delle liberalità ricevute;
- Ricevuta attività sportiva detraibile modificato, per le attività rivolte ai soci e tesserati;
- Regolamento rimborsi spese, da adottare secondo le indicazioni dell’Agenzia delle Entrate;
- In caso di accordi con soggetti esterni, si può fare riferimento anche a un Contratto di pubblicità, se coerente con le finalità associative.
Questi strumenti aiutano a rafforzare la trasparenza nella gestione e a tutelare tanto l’ente quanto i soggetti coinvolti.
Un caso speciale: le indennità chilometriche
Chi dovesse utilizzare un mezzo proprio (di solito dovrebbe essere di proprietà o almeno nella disponibilità del proprio nucleo familiare) può richiedere un particolare rimborso a piè di lista, ma senza dover necessariamente portare uno scontrino/ricevuta/fattura: l’indennità chilometrica.
Si deve cercare il proprio modello d’auto sulle tabelle ACI per trovare il valore al chilometro di indennità riconosciuto e quindi richiedere il relativo rimborso. Oppure l’Associazione può determinare un valore (che dovrebbe stare in un range massimo di 25-35 centesimi d’euro al chilometro) identico per tutti, a prescindere dal singolo modello d’automobile.
ECCO I NOSTRI FAC SIMILE DA SCARICARE
REGOLAMENTO RIMBORSO SPESE ASD
REGOLAMENTO RIMBORSO SPESE ETS
REGOLAMENTO RIMBORSO SPESE ONLUS/ANPG
VERBALE CONSIGLIO DIRETTIVO APPROVAZIONE REGOLAMENTO RIMBORSI SPESE per ASD/ETS/ONLUS/ANPG
AUTOCERTIFICAZIONE RICHIESTA RIMBORSO SPESE FORFETTARIO VOLONTARIO SPORTIVO ASD
AUTOCERTIFICAZIONE RICHIESTA RIMBORSO SPESE FORFETTARIO VOLONTARIO ETS
NOTULA CALCOLO INDENNITÀ CHILOMETRICA per RIMBORSO a PIÈ DI LISTA
Giovanni Damiano Dalerba
Associazionista senior di TeamArtist
Aggiornamento Aprile 2025
È possibile riconoscere dei rimborsi spese per prestazioni ai soci senza essere legati a rimborsi chilometrici o di spese di viaggio.
Sarebbe un evento straordinario.
Buongiorno Annalisa,
dovrei avere maggiori informazioni sull'associazione per poterti dare una risposta.
Buongiorno! Ho effettuato il calcolo rimborso da tabella ACI per una trasferta regolarmente autorizzata dal Consiglio Direttivo. Il rimborso in questione spetterebbe a me, dato che per la trasferta ho usato la mia macchina.
Nella tabella Aci, credo di dover considerare l'importo chilometrico relativo ai 10000 km annui (ma ne faccio molti meno), ma la somma totale è spaventosa e io non voglio spillare tanto denaro all'Associazione. (492km x 2 x 0,55€...è un salasso!) Vedo anche un "Costi proporzionali €/km", che riporta il costo chilometrico a 0,20€/km , decisamente più abbordabile.
Posso riferirmi a questa voce?
E' meglio invece incassare il rimborso a 10000km annui e poi ridonare quel che mi sento all'ASD?
Grazie!!!
Ciao, considera che le tabelle ACI includono non solo il costo della benzina ma l'uso generale della macchina, quindi è normale che la cifra sia alta.
Nulla vi vieta, comunque, di richiedere un rimborso inferiore all'ASD
Salve,
sto provando a scaricare i file pubblicati su questo sito.
In particolare:
- regolamento rimborso spese
- modulo richiesta rimborso spese
- verbale si approvazione rimborso spese.
ma nell'eseguire il download mi compare una finestra dropbox in cui si dece che non è possibile scaricare i file.
E' possibile riceverli gratuitamente? se sì, cosa devo fare?
sappiamo del problema e ci scusiamo per il disservizio. stiamo cercando di risolverlo quanto prima però. a breve sarà di nuovo possibile scaricare tutti i fac-simili
Scusate, la mia è piu una domanda su possibile problema tecnico in quanto non riesco a scaricare il materiale indicato come allegato in questo articolo e mi compare solo una schermata che dice che non è presente su dropbox, non so se problema a mio computer o sul vostro server.
Anche su altri post mi da stesso problema di link che non riesco a scaricare .
ggrazie
sappiamo di questo problema tecnico e stiamo lavorando per risolverlo quanto prima
Buongiorno, Vorrei sapere se dato che la sede dell'associazione di cui sono presidente fondatore corrisponde al mio indirizzo di abitazione, posso unire una parte dell'affitto e delle bollette fra le spese che registro nella prima nota.
Grazie, Monica
Se l'associazione svolge delle attività presso la sua residenza (e quindi non si tratta solo della sede legale) allora sì; mi raccomando però di stipulare un regolare contratto con l'Associazione.
MA I RIMBORSI, ANCHE SE IMPOSTATI COME PREVEDETE VOI, SI SOMMANO AD EVENTUALI COMPENSI CHE UN ATLETA O COLLABORATORE RICEVE NELLO SVOLGERE LE FUNZIONI ALL'INTERNO DELLA ASD
ANDREA
Sì
Buongiorno, avrei dei dubbi riguardo la gestione dei rimborsi spesa per i soci che acquistano beni o servizi per conto dell'associazione. So che gli acquisti devono essere documentati, ovviamente, per poter erogare il rimborso ma non capisco se il fine di questi acquisti sia influente sulla possibilità di rimborso. Esempio: socio acquista 1000euro di pellet (con fattura) su mandato dell'associazione che l'associazione poi rivenderà facendo quindi attività economica con piva e regime 389. Il rimborso di 1000euro sarà lecito o é lecito soltanto se la spesa avviene con fini istituzionali? In definitiva il socio può, su mandato, anticipare acquisti per conto dell'associazione e ricevere il rimborso in un secondo momento?
A presto
si, può
Buongiorno, sono presidente di un'associazione culturale no profit, che propone tra le altre attività progetti di lettura e scrittura nelle scuole, che eseguo personalmente.
Per espletare le attività, sto frequentando corsi di formazione specifici, tra cui un master all'università.
1. posso essere rimborsata dall'associazione per le spese dei miei corsi di formazione?
2. che pezza giustificativa devo presentare al consiglio direttivo? Può bastare l'attestato firmato dall'ente che ha erogato il corso e/o la ricevuta fiscale intestata alla sottoscritta?
3. nel caso del master dell'università, che avrà durata di un anno, devo aspettare che il ciclo di studi sia concluso per avere il rimborso dall'associazione?
Grazie per la consulenza.
1. In linea di massima, si.
2. Meglio sarebbe se l'Associazione pagasse direttamente.
3. Vedi 2.
Buongiorno, una collaboratrice regolarmente assunta per l'attività domestica del presidente di una ASD con codice fiscale, dedica anche poche ore (nell'orario retribuito) alla pulizia della palestra. E' possibile rendicontare il rimborso spese al presidente per queste ore, allegando dichiarazione e busta paga della stessa?
Cordiali saluti
Assolutamente NO.
Buongiorno, sono il rappresentante legale di associazione culturale non riconosciuta, con codice fiscale, senza partita iva. Ci occupiamo di ricerca in ambito umanistico e pubblichiamo le nostre ricerche gratuitamente sul nostro sito web. Da poco però abbiamo stretto una collaborazione con una società a cui interessano i nostri articoli e le nostre ricerche e vorremmo fornirgliene un po' in cambio di un corrispettivo all'associazione. Con parte di questo corrispettivo vorremmo dare un rimborso ai soci che si occupano di fare queste ricerche, il restante resterebbe all'associazione per coprire le spese normali del sito, l'hosting ecc. Ciò che vorrei sapere è:
1.Esiste un limite al rimborso dei soci mensile, annuale ecc?
2.E' possibile dunque che questa società "paghi" l'associazione in cambio di questi articoli?
3.E' possibile inoltre dare un rimborso spese anche a chi si occupa della gestione di tutto ciò?
4.In generale che limiti ci sono di tempo per le prestazioni e per i rimborsi?
Vi ringrazio molto dell'attenzione.
1. No
2. Certo
3. Si ma attenzione: è una prestazione lavorativa e come tale va trattata.
4. Dipende da come viene inquadrata la prestazione lavorativa.
DUE NOSTRI SOCI SI OCCUPANO OLTRE CHE DI UN CORSO ANCHE DELLE PULIZIE DELLA NOSTRA ASD E' POSSIBILE DARE LORO UN RIMBORSO SPESE ENTRO I 7500,00 EURO ANNUI COME PER GLI ISTRUTTORI
Si in quanto fanno anche gli allenatori
Ciao ho visto la risposta che avete dato al quesito del rimborso di 7500 annui per l allenatore...questi 7500 sono soggetti a tassazione?
concorrono alla formazione del reddito complessivo