Fac simile rimborso spese in un’associazione: Regolamento da approvare, conforme alle regole dell’Agenzia delle Entrate, e tutti i facsimile necessari

Se la tua Associazione no profit appartiene a una di queste tipologie
ASD – Associazioni Sportive Dilettantistiche iscritte nel RASD
APS – Associazioni di Promozione Sociale iscritte ne RUNTS
OdV – Organizzazioni di Volontariato iscritte ne RUNTS
Associazioni di altre tipologie iscritte al RUNTS (che non siano APS e OdV nell’elenco degli “Altri ETS”)
ANPG – Associazioni no profit generiche (tra cui vi sono anche le Associazioni datoriali, professionali, di categoria, politiche e sindacalI)
Onlus – (quelle poche che ancora rimangono che ancora non si sono trasformate in ETS)

forse non lo sai ma la Gestione dell’associazionee dei rimborsi spese a soci, volontari, tesserati o collaboratori deve essere normata e gestita in una modalità ben precisa. Da una parte questo è un obbligo di legge per gli enti iscritti nel RUNTS verso i propri volontari (articolo 17 commi 3 e 4 del D. Lgs 117/2017), dall’altro intervenne anni fa la Direzione Regionale dell’Emilia Romagna dell’Agenzia delle Entrate a spiegare come dovrebbe essere normata questa materia.

A pié di lista o forfettari?

Le differenza tra queste due tipologie di rimborsi è ESSENZIALE e va conosciuta.

I rimborsi a piè di lista, sono rimborsi che vengono fatti dietro la presentazione di una lista di spese sostenute di tasca propria da una persona, accompagnate dalle relative pezze giustificative (scontrini, fatture, ricevute, etc). Si tratta quindi dello strumento del rimborso spese a piè di lista più usato, anche per la missione condotta su incarico dell’associazione stessa.

I rimborsi forfetari (o con due “t”, forfettari: deriva dal francese forfait=prezzo fisso) sono invece rimborsi corrisposti a chi ha sostenuto delle spese ma senza che questi presenti una lista delle stesse e senza pezze giustificative. Per lo Stato italiano, tranne due rare eccezioni che vedremo più avanti per i soli volontari di ETS e ASD, si tratta di compensi e come tali vanno trattati e con tutte conseguenze del caso (se si tratta di un compenso, chi li ha percepiti è un lavoratore; se è un lavoratore è soggetto a tutti obblighi giuslavoristici: contributi pensionistici, sicurezza sul lavoro etc…).

Il regolamento per i rimborsi spese

La logica di questi regolamenti è che essendo le risorse delle Associazioni no profit costituite grazie alle agevolazioni fiscali concesse dallo Stato (o almeno, in buona parte), chi opera nelle stesse non dovrebbe sprecare i soldi dell’associazione sostenendo spese in modo poco oculato.

Il regolamento fac-simile che trovi in questo articolo redatto secondo le indicazioni della Direzione Regionale dell’Emilia Romagna dell’Agenzia delle Entrate, è quindi in buona sostanza un regolamento anti-spreco che pone limiti – ragionevoli – alle spese di ristorazione, di viaggio e di ospitalità alberghiera.

Il regolamento deve essere approvato dall’assemblea dei soci dell’associazione o dal organo direttivo. Nei facsimili alleghiamo anche un idoneo verbale di adozione del regolamento stesso.

Potrebbe interessarti leggere i seguenti approfondimenti: 

• I rimborsi delle spese di trasferta a dipendenti, collaboratori e professionisti di un’Associazione
• Rimborso spese, indennità di trasferta, premi e compensi

La differenza di trattamento tra SOCI/TESSERATI, VOLONTARI e COLLABORATORI nella gestione dei rimborsi spese

Per districarci tra le infinite variabili e possibilità dobbiamo differenziare a seconda della tipologia associativa. Andiamo con ordine:

ASD – Associazioni Sportive Dilettantistiche iscritte nel RASD

• Soci, Tesserati e Volontari Sportivi (quindi per tutto il personale non retribuito): sono possibili rimborsi a piè di lista completamente esentasse e esenti contributi.
• Volontari sportivi: sono possibili rimborsi forfetari completamente esentasse e esenti contributi soltanto fino ad un massimo di 400 euro al mese ma solo per attività di volontariato svolte sotto l’egida del proprio ente di affiliazione nazionale
• Collaboratori: sono possibili rimborsi a piè di lista, ma solo se sono per trasferte (quindi non per gli spostamenti da e verso la sede operativa della ASD) sono esenti contributi ed esentasse.

ETS – Enti del Terzo Settore tra cui APS, ODV e Associazioni “Altri ETS”

• Soci, Tesserati e Volontari: rimborsi a piè di lista esentasse e contributi esenti.
• Volontari: rimborsi forfetari fino a 10 euro al giorno, massimo 150 al mese, con autocertificazione allegata.
• Collaboratori: rimborsi a piè di lista solo per trasferte. Quelli relativi a spostamenti quotidiani diventano reddito.

ANPG e ONLUS

Stesso trattamento, ma i rimborsi forfetari non sono previsti per i volontari.

I collaboratori ricevono rimborsi a piè di lista solo per trasferte, negli altri casi valgono le regole fiscali sui compensi.

La procedura per la richiesta di rimborso 

Ci sono tre passaggi fondamentali (dopo l’adozione del Regolamento ovviamente): 

1. Il Consiglio Direttivo dell’Associazione deve verbalizzare preventivamente chi è autorizzato a richiedere i rimborsi spese e per quali trasferte. Tra i facsimili abbiamo inserito un verbale di questo tipo che identifica non tanto le persone fisiche e le singole trasferte ma le categorie di addetti dell’Associazione e le tipologie di trasferte. Soprattutto per grandi Associazioni questo è fondamentale per evitare di produrre centinaia di verbali ripetitivi, avendone solo uno generale per tutti.
2. Il socio/tesserato/volontario/collaboratore interno che desidera ricevere il rimborso deve presentare all’Associazione una richiesta scritta per il rimborso stesso. I collaboratori esterni, invece, presenteranno la richiesta all’interno della propria notula di pagamento.
3. La tesoreria dell’Associazione bonifica il rimborso (o comunque vi provvede in modo tracciabile, non in contanti; ciò è imposto dalla Legge di Bilancio 2025).

Altri documenti utili nella gestione dei rimborsi

Oltre al regolamento interno e ai verbali di approvazione, esistono diversi fac simili e modelli che possono essere utilizzati per semplificare la gestione dell’associazione e assicurare conformità alle normative fiscali:

• Fac simile rimborso spese, utile per tutte le tipologie di volontari e collaboratori;
• Ricevuta eroganzione liberale da privati mod.e ricevuta erogazione liberale da società ed enti mod., necessarie per la corretta registrazione delle liberalità ricevute;
• Ricevuta attività sportiva detraibile modificato, per le attività rivolte ai soci e tesserati;
• Regolamento rimborsi spese, da adottare secondo le indicazioni dell’Agenzia delle Entrate;
• In caso di accordi con soggetti esterni, si può fare riferimento anche a un Contratto di pubblicità, se coerente con le finalità associative.
  
  

Questi strumenti aiutano a rafforzare la trasparenza nella gestione e a tutelare tanto l’ente quanto i soggetti coinvolti.

Un caso speciale: le indennità chilometriche

Chi dovesse utilizzare un mezzo proprio (di solito dovrebbe essere di proprietà o almeno nella disponibilità del proprio nucleo familiare) può richiedere un particolare rimborso a piè di lista, ma senza dover necessariamente portare uno scontrino/ricevuta/fattura: l’indennità chilometrica.

Si deve cercare il proprio modello d’auto sulle tabelle ACI per trovare il valore al chilometro di indennità riconosciuto e quindi richiedere il relativo rimborso. Oppure l’Associazione può determinare un valore (che dovrebbe stare in un range massimo di 25-35 centesimi d’euro al chilometro) identico per tutti, a prescindere dal singolo modello d’automobile.

ECCO I NOSTRI FAC SIMILE DA SCARICARE

REGOLAMENTO RIMBORSO SPESE ASD

REGOLAMENTO RIMBORSO SPESE ETS

REGOLAMENTO RIMBORSO SPESE ONLUS/ANPG

VERBALE CONSIGLIO DIRETTIVO APPROVAZIONE REGOLAMENTO RIMBORSI SPESE per ASD/ETS/ONLUS/ANPG

AUTOCERTIFICAZIONE RICHIESTA RIMBORSO SPESE FORFETTARIO VOLONTARIO SPORTIVO ASD

AUTOCERTIFICAZIONE RICHIESTA RIMBORSO SPESE FORFETTARIO VOLONTARIO ETS

AUTOCERTIFICAZIONE RICHIESTA RIMBORSO SPESE PIÈ DI LISTA SOCI/TESSERATI/VOLONTARI/COLLABORATORI INTERNI per ASD/ETS/ONLUS/ANPG

NOTULA CALCOLO INDENNITÀ CHILOMETRICA per RIMBORSO a PIÈ DI LISTA

Giovanni Damiano Dalerba

Associazionista senior di TeamArtist

Aggiornamento Aprile 2025