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02 luglio 2014

Dimezzare le fatiche della segreteria durante il periodo delle iscrizioni? Ecco come

Dimezzare le fatiche della segreteria durante il periodo delle iscrizioni? Ecco come

Raccogliere le iscrizioni è un lavoraccio per la tua Segreteria, soprattutto quando le richieste si concentrano tutte in un breve periodo dell’anno (Associazioni che iniziano una nuova stagione sportiva, culturale, musicale, un evento, etc etc). TeamArtist semplifica tantissimo questa fase; vediamo ora nel dettaglio come fare in soli 4 passaggi!

 

1. CREA UNA CAMPAGNA, nella quale gestire le iscrizioni, i pagamenti, i certificati medici e quant’altro dovesser servirti.

 

QUALCHE DUBBIO su come si fa? Facciamolo assieme al telefono!

 >>> CLICCA QUI PER PRENDERE UN APPUNTAMENTO <<< 

o scrivi nei commenti a questo articolo quando potresti e ti accompagniamo nel farne una perfetta per le esigenze della tua Associazione.

 

2. IMPORTA I CONTATTI (di cui hai già un indirizzo di posta elettronica) dentro la rubrica della Newsletter di TeamArtist (molto probabilmente, in gran parte, si tratta di chi ha già partecipato alle attività negli anni precedenti). Puoi farlo in maniera automatica da servizi di posta come Gmail o Yahoo oppure puoi preparare un file CSV, che contiene semplicemente nome e cognome nella prima colonna e indirizzo mail nella seconda. Anche qui, se avessi bisogno di una mano, prendi un appuntamento telefonico e lo faremo noi per te.

 

3. INVITA LE PERSONE AD ISCRIVERSI in 4 click 

  1. Clicca su invita a iscriversi
  2. Seleziona la campagna a cui vuoi che si iscrivano
  3. Scegli la lista creata in precedenza (quando hai importato i contatti)
  4. Premi Invia

 

 

Invita a iscriversi

seleziona destinatari

Seleziona destinatari

 

In questo modo le persone ricevono una mail da parte dell’Associazione, che annuncia l’aperture delle iscrizioni alla tua Campagna e che contiene un pulsante. Cliccando, esse verranno portate direttamente alla procedura d’iscrizione dove dovranno solo inserire i propri dati!

 

Mail di apertura iscrizioni online

Mail di apertura iscrizioni online col bottone ISCRIVITI

 

Ti troverai così, con poca fatica, l’area “Anagrafica” pronta e già contenente tutti gli iscritti!!! Abbiamo visto che in questo modo si riesce a far iscrivere in autonomia circa l’80% delle persone.

 

4. AGGIUNGI MANUALMENTE le poche che mancano (oppure fai compilare a chi si presenta in segreteria il modulo direttamente online).

 

Passiamo alle richieste “passive”, cioè quelle che arrivano senza un invito. Pronto? Finito! Già, perché dopo aver creato la Campagna non resta altro da fare: gli interessati potranno compilare la richiesta semplicemente cliccando il pulsante “Iscriviti” presente sul TUO sito TeamArtist.

 

I bottoni di iscrizione tipo per il vostro sito

I bottoni di iscrizione tipo per il vostro sito

 

Compileranno un modulo identico a quello cartaceo che utilizzate in questo momento, con la differenza che, una volta scritti i dati, la segreteria troverà tutte le informazioni già dentro TeamArtist.

Il bello di questa funzione è che si può usare insieme alla cara vecchia procedura cartacea, senza dover rivoluzionare tutto e senza rischiare di penalizzare chi è meno bravo a usare internet. Nel 2014 però, tra iscrizioni obbligatoriamente online alla scuola pubblica e smartphone diffusissimi, sono davvero poche le persone non in grado di seguire la procedura via web.

I nostri 4 anni di esperienza e le 2000 Associazioni italiane soddisfatte che usano TeamArtist con successo ne sono la garanzia!

 

Pietro Pulcher

Direttore Area Assistenza di TeamArtist

 

Ridurre il lavoro di Segreteria delle Associazioni

Ridurre il lavoro di Segreteria delle Associazioni

 

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2 risposte a “Dimezzare le fatiche della segreteria durante il periodo delle iscrizioni? Ecco come”

  1. Rispondi
    Lorenzo

    Buongiorno, innanzitutto mi scuso perchè ultimamente sto facendo molte domande in questi vostri blog, ma vorrei davvero far chiarezza e sistemare molti miei dubbi sulla burocrazia della mia associazione. A proposito della piattaforma che ho acquistato:
    1. nel caso delle iscrizioni online e nello specifico di quando un utente richieda di associarsi, io posso accettare la richiesta tramite la stessa piattaforma, ma come devo comportarmi con la storia dell'assemblea per l'accettazione di nuovi soci?
    2. in teoria dovrei fare un'assemblea ogni volta prima di cliccare "accetta nuovo associato"?
    3. oppure non li accetto e attendo che ve ne siano un tot e poi indico l'assemblea?
    4. oppure più semplicemente posso assumermi la responsabilità da presidente e accetto o rifiuto secondo mia decisione?
    grazie e a presto!

    • Rispondi
      TeamArtist

      1. Di solito è il consiglio direttivo delegato a dover decidere sulle richieste di iscrizione alla Associazione. Voi cosa avete scritto a Statuto?
      2. Normalmente si fa un direttivo ogni tot. giorni per approvare tutte le richieste pervenute fino a quel momento. Quindi si accettano anche online.
      3. vedi 2.
      4. Alcuni statuti prevedono questa possibilità: che è comoda ma poco apprezzata dal Fisco italiano.


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