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30 gennaio 2013

Le iscrizioni online alle Associazioni: hanno valore legale e sono molto più comode

Le iscrizioni online alle Associazioni: hanno valore legale e sono molto più comode

Finalmente. La scelta del Ministero della Pubblica Istruzione italiano di rendere obbligatoria, da quest’anno, le iscrizioni online per le Scuole Pubbliche di ogni ordine e grado ha finalmente sdoganato questa procedura. Si è concluso il mito del “non tutti hanno un collegamento a Internet” (in un paese dove più del 50% della popolazione ha uno smartphone), quello del “ma non tutti sanno usare un pc” (non avete visto mia figlia di 7 anni o mio padre di 74) ed infine anche quello del “ma gli stranieri non capiscono la nostra lingua” (quando spesso la conoscono meglio di noi).

Fino a ieri era prevalsa la regola che per non mettere in difficoltà l’1% della popolazione (a tanto ammonta la % delle persone non in grado autonomamente di provvedere alle iscrizioni online) era meglio mettere in difficoltà il restante 99%. Intendiamoci, non è che poi questo 1% sia lasciato a se stesso; ci sono le segreterie didattiche apposta.

Vorrei sorvolare sull’efficienza del software del Ministero, ma non posso. Come al solito il software predisposto dalla italica Burocrazia, è difficile, illogico, ferraginoso e… non funzionante. A poche ore dalla apertura delle iscrizioni infatti è subito “saltato”. Ma ormai, dopo anni di vissuto personale sui software degli Enti Pubblici e della Agenzia delle Entrate, ci ho fatto il callo…

Vi immaginate però i vantaggi di questa procedura, una volta che sarà conclusa? Una volta concluse le operazioni si avranno centralmente ed immediatamente tutti i dati aggregati, come in un vero e proprio censimento: si sapranno quanti sono gli studenti italiani, per ogni ordine e grado, la diffusione geografica, le prevalenze di genere, le preferenze dei percorsi di studi… e tantissimo altro! 

Tutti elementi indispensabili per progettare la scuola del futuro, per indirizzare meglio le risorse, per decidere su quali docenti e formazioni investire. Sono certo che fino ad oggi questi dati il Ministero non li ha mai avuti, se non riferiti a qualche anno precedente dopo sforzi e costi immani (con la giusta tara delle imprecisioni dovute ai dati persi o mai ricevuti).

Ma che ci azzecca tutto questo con le Associazioni direte voi? Semplicissimo, le iscrizioni online, per i medesimi motivi hanno lo stesso valore per tutte le Associazioni. Quanti di voi, oggi, sanno istantaneamente con un clic quanti soci hanno? Quanto hanno incassato ad un minuto prima di quote sociali e corsi?

Lo strumento delle iscrizioni online per una Associazione, inoltre, accorcia il tempo di attesa per l’aspirante socio che può fare una nuova domanda di iscrizione e proporla per approvazione al direttivo con pochi clic dal proprio cellulare. Immaginate poi di poter aver tutti i dati che vi servono già a computer, senza doverli trascrivere voi a mano, e che questi siano già collegati con diversi strumenti: dalla generazione automatica delle ricevute e del libro soci, alla possibilità di inviare direttamente mail ed sms a gruppi di soci, al poter travasare direttamente i pagamenti dei singoli soci nella vostra contabilità, etc etc

Fantascienza? No, perchè la nostra piattaforma online www.teamartist.com lo fa già (permettendo tra l’altro anche i pagamenti online).

Spesso ci sentiamo dire: “Ma l’iscrizione online non ha valore legale perchè non è firmata in originale”. Balle. Enormi balle. Ed anche questo è aspetto stato sdoganato dal Ministero con le iscrizioni online di cui sopra. La normativa italiana prevede che se il processo è fatto a regola d’arte, l’accettazione di un contratto online ha lo stesso valore di uno firmato in originale (e se ci pensate bene, quanti di voi ogni giorno siglano contratti online “flaggandoli”?) figuratevi la semplice richiesta di iscrizione ad una associazione quando si è flaggata! Ed infatti il nostro intero processo è stato validato da più di un legale. Posto il fatto che dopo la prima iscrizione, per gli anni successivi è semplicissimo fare i soli rinnovi.

Vi racconto due aneddoti. Il primo riguarda una Associazione nostra cliente con 1300 soci. Non sapeva se fare o meno l’iscrizione online perchè aveva un sacco di soci che all’idea storcevano il naso. Sono partiti dicendo: “online è gratis, per l’iscrizione manuale ci sono invece 10 euro di spese di segreteria”. Bene, non ci crederete ma il 99% dei soci ha fatto tutto online. E l’1% rimanente lo ha fatto al telefono col nostro servizio di assistenza.

Il secondo riguarda un altro nostro cliente che non voleva far fare i pagamenti online (mica sono obbligatori tra l’altro, è solo una possibilità in più che diamo) perchè “i miei soci sono dei vecchietti, mica la usano”. Per sbaglio ha attivato una iscrizione includendo anche i pagamenti con carta di credito. Bene, durante la notte ha ricevuto più di mille euro di iscrizioni. Sfatiamo anche questo mito quindi: i vostri soci, le persone normali, ormai conoscono il web e le sue regole molto meglio di quanto potete immaginare.

Cosa state aspettando quindi?

 

Damiano Dalerba & Stefano Cabot

Direttori area noprofit di TeamArtist

 

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43 risposte a “Le iscrizioni online alle Associazioni: hanno valore legale e sono molto più comode”

  1. Rispondi
    alessandro marchetto

    abbiamo recentemente fondato un ' associazione senza fini di lucro per le vittime della strada.
    la domanda è questa:si possono e come gestire on line (facebook o sito web) le iscrizioni all'associazione?
    Quanto costa tale progetto.

    grazie

    • Rispondi
      TeamArtist

      Certo che si può fare, noi lo facciamo con successo da molti anni con il nostro software. http://www.teamartist.com/pricing/


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  2. Rispondi
    Massimo Soldati

    Secondo voi un modulo di iscrizione pdf firmato ed inviato via email non ha valore legale? Mi pare che le email, anche non pec, abbiano ormai valore legale.

    • Rispondi
      TeamArtist

      Per noi si


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  3. Rispondi
    Teresa Dammacco

    Nel caso di modulo di richiesta d'iscrizione ad una associazione no profit in cui è scritto che si è presa visione dello statuto è sufficiente per la regolarità della domanda di nuovo socio che firma il solo modulo? E se lo Statuto è pubblicato su una pagina o su un sito specifico dell'associazione?

    • Rispondi
      TeamArtist

      E' sufficiente, e si presuppone che se uno firma il modulo sia conscio di quello che firma


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  4. Rispondi
    stefano orsenigo

    Buongiorno,
    ho richiesto l'amicizia ma pare abbiate raggiunto il massimo di amici! Ad ogni modo ora seguo "giovanni dalerba"
    Inoltre non trovo il tasto "aggiungi alle liste di interesse" ma ho messo l'opzione per ricevere le notifiche sulle vostre novità!

    Vi scrivo perchè il mio problema è esattamente quello di cui parlate: sto cercando di fare in modo che l'iscrizione all'associazione di cui sono responsabile (SISM Milano) sia effettuabile online.
    Prima di vedere questa pagina mi sono però messo in contatto con un avvocato di CSV (centro servizi per il volontariato) che mi ha detto che questa cosa NON è possibile.
    Ora, al di fuori di qualsiasi cosa, se io voglio proporre questo cambiamento al mio direttivo, devo poter portare una documentazione efficace che faccia capire a tutti che quanto sto proponendo è assolutamente legale.
    Vi è possibile fornirmi una documentazione legale ufficiale di quanto dite?

    Spero capiate che il mio problema non è di fiducia, quanto la necessità di chiarire a tutti che, appunto, quanto sto facendo è legale.

    Vi ringrazio per l'attenzione.

    • Rispondi
      TeamArtist

      Comincio col raccontarti un aneddoto: l'anno scorso il CSV nazionale ci ha contattato perchè voleva conoscere la nostra disponibilità a vendere loro la nostra piattaforma per le iscrizioni online... Detto questo, è chiaro ed evidente che la nostra procedura di iscrizioni online sia legale (è stata validata da 3 diversi avvocati prima che noi ci sognassimo di metterla in vendita). Ma questo non significa che qualsiasi procedura di iscrizione online lo sia! La nostra lo è perchè soddisfa tutta una serie di requisiti. Ovviamente abbiamo i 3 parere legali relativi ma, come puoi capire, essendoci costati diverse migliaia di euro e contenendo tutte le indicazioni utili per la progettazione della procedura corretta, piuttosto che divulgarli mi sparo in un piede. Per intendersi: non basta di certo un Google Form o uno scambio di mail.


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  5. Rispondi
    Julio

    Salve, volevo chiedere un'informazione: leggendo il post, volevo sapere se l'iscrizione online dei soci vale anche per coloro che semplicemente vogliono diventare socio sostenitori dell'associazione.
    Assieme ad altri due soci siamo un'associazione dedita a portare aiuti umanitari in Burkina-Faso (Africa).
    Quindi mi chiedevo se l'iscrizione come socio sostenitore si poteva fare anche online o meno.
    Vi ringrazio per la cortese attenzione.
    Julio

    • Rispondi
      TeamArtist

      Vale per tutti i soci. Attenzione che i soci sostenitori non esistono! Legga questo nostro post


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  6. Rispondi
    Nicola

    Salve,

    per il tesseramento online sarebbe possibile utilizzare un normalissimo modulo online (creato ad esempio con Google Drive)? Chiaramente all'interno dello stesso verrebbero messi tutti i campi presenti sul classico modulo cartaceo (generalità, quota versata, data di richiesta, anno sociale, accettazione statuto, etc.).

    Grazie

    • Rispondi
      TeamArtist

      A nostro parere no. Se vuole vedere come deve essere una procedura regolare, provi la demo della nostra piattaforma: www.teamartist.com


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  7. Rispondi
    Renato

    Salve. Sto seriamente valutando di acquistare il vostro software di gestione. Ho notato, nella demo, che l'iscrizione on-line può essere anche fatta da un amministratore. Questo sarebbe molto comodo, perché, per chi non ha molta dimestichezza con l'uso del computer, potrei chiedere di fornirmi i dati, e farla io. Mi chiedo, però, se in questo caso ha valore legale.Eppoi mi sembra davvero strano che senza firma cartacea si possa iscrivere una persona, considerando che attraverso la rete chiunque può iscrivere chiunque e può essere chiunque.
    1. Mi potreste delucidare riguardo a questo?
    2. Cosa comproverebbe l'autenticità della richiesta?
    Grazie!

    • Rispondi
      TeamArtist

      Il codice civile italiano contempla la possibiltà che le richieste per diventare socio di una Associazione si possano addirittura fare a voce! Quella che lei andrebbe a compilare sarebbe una DOMANDA di iscrizione cui deve comunque seguire una riunione di direttivo per la sua valutazione e conseguente accettazione/diniego. In quella sede, in caso di sospetti, potrete valutare la possibile necessità di dover cercare ulteriori elementi. Tenga conto che anche in una domanda cartacea si possono inserire dati finti e mettere firme false... (i tribunali sono pieni di cause per casi di questo tipo). Quindi: il modo migliore è accertarsi sempre e comunque di persona dell'identità delle persone che non si conoscono per niente (magari chiedendo l'esibizione di un documento di identità prima dell'accettazione).


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  8. Rispondi
    Elisa

    Salve grazie ancora per i vostri preziosi consigli e mi scuso in anticipo se farò delle domande ripetitive ma voglio essere sicura di aver capito bene:
    1. La richiesta di diventare socio può avvenire anche tramite una comunicazione orale o tramite una mail in cui il socio manifesti tale volontà e fornisca i dati richiesti. Pertanto non è obbligatorio avere un modulo firmato dal richiedente. E' corretto?
    2. I dati del socio da riportare sul libro dei soci sono: nome, cognome, luogo e data di nascita, indirizzo di residenza, codice fiscale, recapito telefonico. Sono tutti dati obbligatori?
    3. sul libro soci dobbiamo riportare la data in cui l'aspirante socio ha fatto richiesta di diventare socio e quella in cui è avvenuta l'iscrizione. Questa seconda data è la data in cui il Consiglio Direttivo si è riunito per deliberare ed approvare la sua associatura? Oppure è la data in cui il socio paga la quota associativa (data sempre posteriore alla delibera del Consiglio Direttivo)? Faccio un esempio: arriva la richiesta di diventare socio il 9 aprile, il consiglio direttivo si riunisce il 10 aprile e delibera in modo favorevole, l'11 aprile il socio paga la quota associativa. Quale data occorre riportare nella colonna del libro soci corrispondente all'iscrizione del socio, il 10 o l'11 aprile?
    Grazie in anticipo per la risposta!

    • Rispondi
      TeamArtist

      1. In punta di diritto si, ma è sconsigliato.
      2. Legga questo nostro post.
      3. vedi 2.


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  9. Rispondi
    Fedele

    Sono un assiduo lettore delle vostre mail informativi e vi ringrazio per le molte informazioni avute. Vi porgo un quesito, è possibile convalidare un modulo soci come quello da voi consigliato (FAC-SIMILE DOMANDA DI AMMISSIONE A SOCIO) tramite una compilazione del modulo su sito WEB spuntando le caselle di avvenuta lettura, trattamento dai dati e accettazione dello statuto.

    • Rispondi
      TeamArtist

      Assolutamente si! Legga il post di questa pagina. Domanda... perchè non usa la nostra piattaforma per farlo?


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  10. Rispondi
    Virginia

    Buongiorno, grazie per l'interessante articolo. Una domanda: se l'unica procedura corretta per accettare un nuovo socio è pervenire la domanda di iscrizione compilata e discuterne con il consiglio direttivo in un'assemblea (con relativo verbale),
    1. nel caso dell'iscrizione on line come può avvenire questa procedura?
    2. Posticipando il pagamento della tessera, ricontattando dopo l'assemblea chi ha fatto richiesta?
    3. Dove posso trovare il demo di cui parlavate?

    • Rispondi
      TeamArtist

      1. Col nostro software il pagamento "sosta" sulla piattaforma bancaria di pagamento fino alla accettazione (in caso di rifiuto viene riaccreditato).
      2. vedi 1.
      3. www.teamartist.com


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  11. Rispondi
    Lorenzo

    Salve, volevo sapere dove si può trovare la legge che prla del valore legale delle iscrizioni online.
    Grazie

    • Rispondi
      TeamArtist

      Non c'è una legge apposita. Si fa valere il Codice Civile (che prevede come basti anche una domanda "orale" per poter essere ammessi in una associazione) e il precedente delle iscrizioni alla Scuola Pubblica.


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      • Rispondi
        alberto

        I nostri soci si iscrivono via mail allegando tutti i loro dati e facendo un versamento online, che possono anche annullare entro 24 ore (è successo). Qualche volta versano contestualmente anche la quota per accedere a nostri corsi istituzionali (psicomotricità), cui però parteciperanno solo dopo settimane. Le sedi di questi corsi sono scuole pubbliche che ci ospitano. Abbiamo solo una sede legale in un appartamento privato. Per cui niente bar, distribuzione cibo, servizi ecc. I soldi arrivano in banca concretamente solo dopo due tre gg dal bonifico e prima non sono neppure disponibili. Ma se per il Codice Civile basta anche una domanda orale, non è sufficiente per ogni iscrizione (OK OK, il giorno dopo) fare un verbale del CD "entro" l'arrivo dei soldi ed eliminare tutta la storia della conservazione dei moduli di iscrizione, mantenendo in archivio solo i verbali del CD???

        • Rispondi
          TeamArtist

          In linea teorica si. Ma perchè correre il rischio di discutere con un ispettore fiscale e dover dibattere davanti alla Commissione Tributaria Provinciale (spendendo soldi in avvocati)?


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          • Gabriella

            Quindi nel caso posto dal signor Alberto mi sembra di capire che non è possibile effettuare il pagamento della quota di iscrizione contestualmente al pagamento di un'attività offerta all'associato.

            Dunque in tal caso, quale sarebbe la procedura corretta da seguire?

          • TeamArtist

            Cosa intende per "quota di iscrizione"? La quota sociale annuale o qualcos'altro?


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          • Gabriella

            Si, chiedo scusa....intendevo la quota sociale annuale

          • TeamArtist

            Bisogna distinguere. Se è la persona è già associata (non sta rinnovando per intendersi) può pagare in una sola volta tutto quello che gli pare. Il problema si pone se invece sta chiedendo anche di diventare socio. In tal caso prima si associa (e viene accettato) e poi paga.


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  12. Rispondi
    anna maria

    Stiamo organizzando meglio la nostra struttura associativa e ci è stato esposto il quesito sull'iscrizione a socio on line. Scorrendo i vari post ho visto che è possibile. Sa darmi qualche suggerimento su come andrebbe impostato o se c'è una prassi specifica da seguire così da valutare se siamo in grado di gestirla e quindi prenderla in considerazione.
    Grazie come sempre per la vostra disponibilità

    • Rispondi
      TeamArtist

      Guardi, basta che chieda una demo della nostra piattaforma e che copi la nostra procedura passo-passo- www.teamartist.com
      Oppure, che usi la nostra piattaforma e stop 😉


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      - Risposta entro 24h: invito a mettere mi piace ad altre 3 persone coinvolte in Associazioni sulla nostra pagina Facebook
      (il tutto va bene anche con Twitter: diventa nostro follower e ritwitta i nostri ultimi (10,5,3) tweet!)

      • Rispondi
        anna maria

        Abbiamo già previsto di usare la vostra piattaforma. Intanto stiamo vedendo i cambiamenti da apportare (se sarà necessario) e poi ricorreremo ai vostri servizi

  13. Rispondi
    MARIAGRAZIA

    PUò UNA A.S.D. COSTITUIRSI CON AL SUO INTERNO ALTRE DUE A.S.D. GIà ESISTENTI?

    • Rispondi
      TeamArtist

      In linea teorica si, laddove lo Statuto consenta la possibilità di associarsi anche ad Enti. Ovviamente non è lo standard e può rivelarsi molto scomodo.
      Valutate bene le vostre ragioni prima di farlo. Da parte nostra lo sconsigliamo.

      Se la nostra risposta le é stata utile può andare su Facebook e mettere “mi piacesulla nostra pagina o post, oppure diventare nostro follower su Twitter.


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  14. Rispondi
    paolo

    Si, è un evento privato di un socio e non dell'associazione. In ogni caso l'associazione è coperta con assicurazione per i soli soci perchè so che chi frequenta i locali deve esserlo. Il mio quesito riguarda esclusivamente la possibilità di accettare in associazione dei minorenni che ne facciano richiesta senza una qualche firma di un genitore.
    In altre parole e più chiaramente: un ragazzo già socio ci ha chiesto di stare da noi in un giorno di chiusura per fare un'evento gratuito per i suoi amici gran parte dei quali non è ancora associata. Noi saremo presenti per aiutare e stare con loro ma si tratta di una cosa non dell'associazione ma di un privato a cui prestiamo i locali.
    La domanda è: come dobbiamo comportarci per le domande di associazione, secondo lei, per essere in regola e non rischiare inconvenienti?

    • Rispondi
      TeamArtist

      E' una questione molto dibattuta. Alcune sentenze tendono a dire che i ragazzi sopra i 16, seppur minorenni, hanno la maturità intellettuale per potersi associare ad una Associazione senza l'avvallo dei genitori (come avviene ad esempio in molti partiti, che sono anch'essi realtà associative). Molte altre dicono invece l'esatto contrario. Per quanto ci compete quindi, vi sconsigliamo di farlo.
      PS. Il vostro statuto dice qualcosa al riguardo?

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  15. Rispondi
    paolo

    Salve, vorrei sapere se un minore può frequentare i locali dell'associazione culturale senza necessariamente far firmare qualcosa ai genitori.
    Nel caso specifico si tratta di 40 ragazzi sotto la tutela di un adulto genitore di uno dei ragazzi che saranno nei nostri locali per un evento culturale. C'è, ad esempio, la possibilità di far firmare un documento a un unico tutore "momentaneo" dei ragazzi che sia presente durante l'evento culturale? Vi ringrazio calorosamente.

    • Rispondi
      TeamArtist

      La domanda è troppo vaga. I locali di una Associazione Culturale sono aperti ai soli soci (a meno che l'evento culturale non sia gratuito, non vi si somministrino alimenti e bevande e sia aperto al pubblico; mi preoccuperei però in questo caso di avere una copertura assicurativa che copra l'associazione da eventuali danni a cose o persone). I 40 ragazzi sono soci della Associazione? Se sono soci i genitori hanno firmato la loro richiesta di iscrizione e sono quindi consapevoli di dove e cosa sta facendo loro figlio. Non esiste invece la possibilità di fare una liberatoria o "nominare" tutori momentanei! Ma è evidente che è bene vi sia sempre almeno un adulto in uno spazio con 40 minorenni!

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      • Rispondi
        paolo

        I ragazzi, 17 anni, non sono ancora soci. Vengono in associazione per un evento organizzato da uno di loro, socio, che utilizzerà i locali per un pomeriggio. L'evento è gratuito. Quel giorno l'associazione è chiusa e non potranno quindi entrare altri soci. Normalmente facciamo somministrazione durante gli eventi. Il problema, essendo 40 persone, è quello di far firmare a tutti il foglio della tutela legale da parte di un genitore... Così ci chiedevamo se fosse possibile "eleggere" un adulto loro accompagnatore a tutore responsabile dei ragazzi, firmando qualcosa, evitando così di chiedere a ragazzi di 17 anni di venire "accompagnati dai genitori" ...oppure se, essendo chiusa l'associazione in quel giorno ed essendo una casa e non un locale, possiamo soprassedere in qualche modo.

        • Rispondi
          TeamArtist

          E' un evento della Associazione, oppure è una festa privata di un socio? Se è una festa privata del socio, la responsabilità è sua e non della Associazione.

          Se la nostra risposta le é stata utile può andare su Facebook e mettere “mi piacesulla nostra pagina o post, oppure diventare nostro follower su Twitter.


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          • paolo

            è un evento privato di un socio che ci ha chiesto in un giorno di chiusura l'utilizzo della sede. L'utilizzo è stato approvato in assemblea.
            Ci siamo comunque posti il problema perchè queste persone sono pur sempre all'interno della nostra sede anche se in una giornata non aperta agli altri soci.

            dunque potremmo anche non dover fare le tessere a tutti e quindi evitare il problema? basta che sia socio l'organizzatore (che è anche maggiorenne)?
            grazie ancora

          • TeamArtist

            Guardi che non è lei a decidere se tesserare o meno queste persone. Sono loro che dovrebbero manifestare l'interesse e, comunque, la richiesta di iscrizione non può essere contestuale alla domanda (quindi tutti dovrebbero fare la richiesta in tempo per un Consiglio Direttivo che si riunisca per deliberare l'accoglimento delle richieste, verbalizzare il tutto, e riportare i nuovi soci nel Libro Soci).

            Facciamo però delle ipotesi di quello che potrebbe accadere per cercare di capire. Il socio, organizzatore della festa privata, lava i pavimenti prima dell'evento. Arriva uno dei suoi amici che scivola rompendosi le gambe. Tornato a casa, il padre chiede alla Associazione di rispondere dei danni che si è procurato suo figlio all'interno dei locali sociali. L'associazione è assicurata per questa eventualità? E' assicurata per i danni ai soli soci o a chiunque?

            Seconda ipotesi. Uno degli amici (socio o meno), butta una sigaretta accesa in un cestino che innesca un incendio. Chi ne risponde?

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  16. Rispondi
    Carlo

    Salve, nel vostro bel "percorso" in "perchè TeamArtist" vi è il punto 6: "..permetti ai soci di comunicare tra loro". Domando gentilmente se è un diritto dei soci? (statuto a parte) di una asd. oppure... e come potrebbe essere realizzato (ovviamente senza attivare un forum). Vi ringrazio e vi saluto.

    • Rispondi
      TeamArtist

      Cos'è una associazione? Un gruppo di persone che INTERAGISCE per poter raggiungere gli obbiettivi statutari. Altrochè se è un diritto che i soci possano comunicare tra di loro e ed è un dovere (non legale ma ETICO) che l'Associazione li metta in condizione di farlo.
      TeamArtist permette di far si che ogni socio diventi anche utente della piattaforma della Associazione. Dal suo interno (se l'Associazione sceglie questa opzione) i soci/utenti possono scriversi (non è un forum che è uno strumento non tanto di comunicazione, quanto di discussione). A breve rilasceremo una vera e propria "home" che assomiglia ai flow dei maggiori social network.

      Se la nostra risposta le é stata utile può andare su Facebook e mettere “mi piacesulla nostra pagina o post, oppure diventare nostro follower su Twitter.
      Ancora, aggiungetevi alla nostra cerchia (TeamArtist) su Google+ e sarete avvisati delle nostre novità!


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