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24 novembre 2016

Come fare le Assemblee dei soci dell’Associazione con Facebook

Come fare le Assemblee dei soci dell’Associazione con Facebook

Come abbiamo già discusso in altri articoli la partecipazione dei soci di una Associazione alle Assemblee (Ordinarie o Straordinarie) è un elemento molto importante. Una scarsa partecipazione infatti viene spesso utilizzata come indizio per dichiarare che l’Associazione non è tale nella sostanza.

Il ragionamento è molto semplice. Associazione = Soci che portano avanti insieme lo Scopo Comune dell’Associazione (le finalità) => se i soci non partecipano alle Assemblee (e cioè i momenti più importanti di ogni Associazione), l’Associazione non esiste.

Ma ci sono casi in cui riuscire ad avere delle assemblee partecipate è davvero molto difficile. Prendiamo ad esempio:

  • Le Associazioni con un numero di soci anche basso ma molto lontane tra loro, magari sparse in tutta Italia (abbiamo come cliente una associazione di costruzione di navi nelle bottiglie: 200 persone sparse dal Piemonte alla Puglia).
  • Le Associazioni con un altissimo numero di soci, talmente alto che è anche difficile trovare uno spazio che li contenga tutti (la nostra Associazione cliente più grande conta 33mila soci… servirebbe uno Stadio).

Per questo motivo è già prassi comune organizzare Assemblee online e non più “fisiche”. Ci sono software dedicati che fanno ciò (di uno di questi abbiamo anche parlato in questo blog) che hanno passato anche il vaglio legale (superando ogni grado di giudizio) dello Stato che ha deciso che hanno assoluto valore (mettendo il cuore di pace di chi sosteneva che le Assemblee si dovessero per forza tenere “di persona”).

Ma un nostro cliente poco tempo fa (grazie Luca!) mi ha mostrato un sistema che si è inventato da solo utilizzando la popolare piattaforma Facebook. L’ho analizzata (devo dire all’inizio con molta diffidenza) ed ho scoperto… che è perfetta! Per questo motivo ho deciso di metterla a disposizione di chiunque.

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Attenzione allo Statuto

Per prima cosa devi controllare lo Statuto della tua Associazione e capire se impedisce le Assemblee telematiche oppure impone esplicitamente le Assemblee “fisiche”. Solitamente gli Statuti parlano genericamente di “Assemblee” senza entrare nel dettaglio di come si debbano svolgere. Si entra solo nel merito delle modalità di convocazione e dei quorum per la validità e della partecipazione. In ogni caso se ritieni che lo Statuto debba essere modificato ti consiglio il nostro servizio di Revisione Statuti.

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I primi passi su Facebook per cominciare

  1. Realizza un Gruppo dell’Associazione su Facebook (se non sai cosa sia e come si faccia, leggi qui).
  2. Iscrivi i tuoi soci già su Facebook nel Gruppo.
  3. Invita i tuoi soci che non hanno un profilo su Facebook via email/whatsapp/sms o altro a iscriversi e ad entrare nel Gruppo.
  4. Crea un Evento denominato “Assemblea soci del –/–/–“. Se hai prima e seconda convocazione puoi fare due eventi (leggi qui come si fa).
  5. Invita tutti i soci presenti nel gruppo a confermare la propria partecipazione a uno o entrambi i due eventi.

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La Convocazione dell’Assemblea: è fondamentale

La convocazione è uno degli aspetti più delicati. Ti consiglio di scrivere una nota simile:

La conferma di partecipazione all’Assemblea é consentita sin dalla data di pubblicazione del presente avviso. Ai fini della verifica del quorum costitutivo verranno considerati i partecipanti registrati entro le ore 21.00 del –/–/– per la prima convocazione – ed entro le ore 21.00 dell’–/–/– per la seconda.

Fino all’avvio dei lavori sarà possibile richiedere chiarimenti e/o integrazioni relativi all’eventuale documentazione predisposta e pubblicata all’indirizzo del gruppo. Constatata la validità dell’assemblea da parte del Presidente, verrà aperta, per un periodo di 24h, la discussione degli argomenti all’ordine del giorno.

Al termine della discussione il Presidente formulerà le proposte di voto e aprirа le votazioni per ulteriori 24h.

Al termine della seduta, ne verrà pubblicato il relativo verbale. Le votazioni per la sua approvazione si protrarranno per 24h.

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Il pagamento della quota sociale annuale per chi è in ritardo

I soci non in regola con il versamento delle quote associative annuali sono ammessi all’assemblea con diritto di intervento ma senza diritto di voto. Essi concorrono al raggiungimento del quorum costitutivo dell’assemblea.

I soci minorenni sono ammessi, con diritto di intervento, senza diritto di voto. Essi concorrono al raggiungimento del quorum costitutivo dell’assemblea. I loro tutori legali sono ammessi, senza diritto di intervento e senza diritto di voto. Essi non concorrono al raggiungimento del quorum costitutivo dell’assemblea.

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Modalità di versamento della quota sociale annuale

Se ancora non hai provveduto, puoi rinnovare la tua adesione all’associazione con il versamento della quota 20xx, pari a Euro xx,00, con le seguenti modalità (…).”

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Come fare le votazioni

Qui interviene un altro colpo di genio. Facebook mette a disposizione uno strumento che si chiama “Sondaggio” (leggi qui come) che permette di mettere ai voti qualsiasi documento inserito all’interno dell’Evento (o anche qualsiasi altra cosa). Non solo, vi permette anche di registrare i voti esatti (chi ha votato per cosa, quanti voti favorevoli, quanti contrari, quanti astenuti).

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Come discutere l’ordine del giorno e raccogliere gli interventi 

Semplicissimo. All’interno dell’Evento si apre un post per ogni argomento posto all’ordine del giorno. Al di sotto di ogni post tutti i soci possono commentare, confrontarsi, anche litigare  se serve.

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Come verbalizzare l’Assemblea dei Soci

Come hai sempre fatto. Con l’aggiunta che puoi avere tutti gli screenshot che vuoi da mettere a verbale!

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Difetti di questo sistema

Non tutti hanno Facebook. Alcuni non si vogliono iscrivere proprio“. Se lo Statuto non esclude le Assemblee telematiche, il Consiglio Direttivo ha il diritto/dovere di decidere le modalità di svolgimento e se propone una piattaforma informatica, poco importa quale sia purchè… funzioni! La scusa che qualcuno non sia capace o non voglia usare questo sistema non può reggere di fronte alla volontà della maggioranza dei soci (espressa attraverso il Consiglio Direttivo eletto).

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Pregi di questo sistema

Questi i maggiori:

1. Aumenta la partecipazione dei soci: si abbattono le distanze (per cui anche i soci che vivono lontano dalla sede dell’associazione possono partecipare, compreso chi si muove per lavoro o, ad esempio, è anche malato);

2. Aumenta la durata delle Assemblee e quindi aumenta la possibilità che più persone possano intervenire. Con la procedura che vi ho suggerito qui sopra l’Assemblea dura 24 ore (ma può essere anche di più) contro le 3-4 di una Assemblea ordinaria standard. Tutti possono intervenire, tutti possono rileggere le opinioni altrui, tutti possono portare il proprio contributo. Chi ha esperienza delle Assemblee standard sa che spesso non si può nemmeno dare la parola a tutti…

3. E’ più semplice tenere traccia degli interventi e delle votazioni… e quindi i verbali sono più facili da fare e sicuramente più completi.

4. Facebook è la piattaforma informatica che prevede un login nominale più diffusa al mondo. Che senso ha insegnare ad usare nuovi strumenti software quando ce ne è già uno che fa al caso conosciuto e utilizzato almeno dal 50% dei vostri attuali soci? Inoltre è anche… gratuito! Se la montagna non va a Maometto… Maometto va alla montagna!

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8 risposte a “Come fare le Assemblee dei soci dell’Associazione con Facebook”

  1. Rispondi
    rodolfo funari

    Ho letto del nuovo sistema per le assemblee. Noi stiamo già usando da parecchio whatsapp ma solo per pareri indicativi. Nel caso di votazioni a scrutinio segreto c'è un sistema? E se non c'è sistema, vorrei evitare che qualcuno approfittasse per imporre un voto palese dove dovrebbe esserci uno scrutinio segreto. Grazie

    • Rispondi
      TeamArtist

      Non c'è la possibiltà di voto segreto su whatsapp


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  2. Rispondi
    Giorgio

    Bella idea! Molto interessante per certe situazioni.

    Però nei "contro" aggiungerei che si perde il contatto diretto e la relazione umana che rappresenta uno dei valori importanti dell'"associarsi".

    Grazie delle dritte! 😉

  3. Rispondi
    Fabio

    Ottimo! Ma come inseriamo questa assemblea nei verbali??? Stampa delle pagine del gruppo??? O bisogno trascriverla??

    • Rispondi
      TeamArtist

      fate una sintesi del dibattito e delle decisioni assunte


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  4. Rispondi
    Graziella montabone

    Siamo un direttivo costituitosi con una associazione ex novo .ora la presidente vuole fare dimettere una consigliera per sostituirla con una sua conoscenza. Io le ho detto che non può in quanto che non ci sono persone da sostituire, in quanto essendo stati istituiti nel settembre 2015 non abbiamo ancora fatto nessuna votazione. La presidente non vuole fare le elezioni, in quanto sarebbe sicura di non avere il massimo di preferenze come fare per obbligarla a fare le elezioni? Grazie io fono una bonsihliera e vi seguo sempre.

    • Rispondi
      TeamArtist

      Ciao. Devi leggere il tuo Statuto e seguire le regole che sono all'interno.


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  5. Rispondi
    fiorella

    Ciao a tutti.. ottimo servizio.. ottima idea.. noi qualcoa di simile già la facciamo ma non in questo modo "ufficiale". Lo facciamo con whatsApp.. abbiamo un gruppo a cui sono iscritti tutti i soci.. quando c'è qualcosa di nuovo lo pubblichiamo e chiediamo a tutti cosa ne pensano e se hanno delle idee. Non possiamo dire che tutti partecipano ma la maggioranza si e questa cosa piace: ci si scambia consigli, foto.. ognuno porta idee sugli eventi.. E sentirsi parte di un gruppo col quale condividere intetessi e dove ti puoi esprimere e le tue idee vengono ascoltate.... alla gente piace.