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Come abbiamo già discusso in altri articoli la partecipazione dei soci di una Associazione alle Assemblee (Ordinarie o Straordinarie) è un elemento molto importante. Una scarsa partecipazione infatti viene spesso utilizzata come indizio per dichiarare che l’Associazione non è tale nella sostanza.
Il ragionamento è molto semplice. Associazione = Soci che portano avanti insieme lo Scopo Comune dell’Associazione (le finalità) => se i soci non partecipano alle Assemblee (e cioè i momenti più importanti di ogni Associazione), l’Associazione non esiste.
Ma ci sono casi in cui riuscire ad avere delle assemblee partecipate è davvero molto difficile. Prendiamo ad esempio:
Per questo motivo è già prassi comune organizzare Assemblee online e non più “fisiche”. Ci sono software dedicati che fanno ciò (di uno di questi abbiamo anche parlato in questo blog) che hanno passato anche il vaglio legale (superando ogni grado di giudizio) dello Stato che ha deciso che hanno assoluto valore (mettendo il cuore di pace di chi sosteneva che le Assemblee si dovessero per forza tenere “di persona”).
Ma un nostro cliente poco tempo fa (grazie Luca!) mi ha mostrato un sistema che si è inventato da solo utilizzando la popolare piattaforma Facebook. L’ho analizzata (devo dire all’inizio con molta diffidenza) ed ho scoperto… che è perfetta! Per questo motivo ho deciso di metterla a disposizione di chiunque.
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Per prima cosa devi controllare lo Statuto della tua Associazione e capire se impedisce le Assemblee telematiche oppure impone esplicitamente le Assemblee “fisiche”. Solitamente gli Statuti parlano genericamente di “Assemblee” senza entrare nel dettaglio di come si debbano svolgere. Si entra solo nel merito delle modalità di convocazione e dei quorum per la validità e della partecipazione. In ogni caso se ritieni che lo Statuto debba essere modificato ti consiglio il nostro servizio di Revisione Statuti.
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La convocazione è uno degli aspetti più delicati. Ti consiglio di scrivere una nota simile:
“La conferma di partecipazione all’Assemblea é consentita sin dalla data di pubblicazione del presente avviso. Ai fini della verifica del quorum costitutivo verranno considerati i partecipanti registrati entro le ore 21.00 del –/–/– per la prima convocazione – ed entro le ore 21.00 dell’–/–/– per la seconda.
Fino all’avvio dei lavori sarà possibile richiedere chiarimenti e/o integrazioni relativi all’eventuale documentazione predisposta e pubblicata all’indirizzo del gruppo. Constatata la validità dell’assemblea da parte del Presidente, verrà aperta, per un periodo di 24h, la discussione degli argomenti all’ordine del giorno.
Al termine della discussione il Presidente formulerà le proposte di voto e aprirа le votazioni per ulteriori 24h.
Al termine della seduta, ne verrà pubblicato il relativo verbale. Le votazioni per la sua approvazione si protrarranno per 24h.
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I soci non in regola con il versamento delle quote associative annuali sono ammessi all’assemblea con diritto di intervento ma senza diritto di voto. Essi concorrono al raggiungimento del quorum costitutivo dell’assemblea.
I soci minorenni sono ammessi, con diritto di intervento, senza diritto di voto. Essi concorrono al raggiungimento del quorum costitutivo dell’assemblea. I loro tutori legali sono ammessi, senza diritto di intervento e senza diritto di voto. Essi non concorrono al raggiungimento del quorum costitutivo dell’assemblea.
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Se ancora non hai provveduto, puoi rinnovare la tua adesione all’associazione con il versamento della quota 20xx, pari a Euro xx,00, con le seguenti modalità (…).”
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Qui interviene un altro colpo di genio. Facebook mette a disposizione uno strumento che si chiama “Sondaggio” (leggi qui come) che permette di mettere ai voti qualsiasi documento inserito all’interno dell’Evento (o anche qualsiasi altra cosa). Non solo, vi permette anche di registrare i voti esatti (chi ha votato per cosa, quanti voti favorevoli, quanti contrari, quanti astenuti).
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Semplicissimo. All’interno dell’Evento si apre un post per ogni argomento posto all’ordine del giorno. Al di sotto di ogni post tutti i soci possono commentare, confrontarsi, anche litigare se serve.
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Come hai sempre fatto. Con l’aggiunta che puoi avere tutti gli screenshot che vuoi da mettere a verbale!
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Difetti di questo sistema
“Non tutti hanno Facebook. Alcuni non si vogliono iscrivere proprio“. Se lo Statuto non esclude le Assemblee telematiche, il Consiglio Direttivo ha il diritto/dovere di decidere le modalità di svolgimento e se propone una piattaforma informatica, poco importa quale sia purchè… funzioni! La scusa che qualcuno non sia capace o non voglia usare questo sistema non può reggere di fronte alla volontà della maggioranza dei soci (espressa attraverso il Consiglio Direttivo eletto).
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Pregi di questo sistema
Questi i maggiori:
1. Aumenta la partecipazione dei soci: si abbattono le distanze (per cui anche i soci che vivono lontano dalla sede dell’associazione possono partecipare, compreso chi si muove per lavoro o, ad esempio, è anche malato);
2. Aumenta la durata delle Assemblee e quindi aumenta la possibilità che più persone possano intervenire. Con la procedura che vi ho suggerito qui sopra l’Assemblea dura 24 ore (ma può essere anche di più) contro le 3-4 di una Assemblea ordinaria standard. Tutti possono intervenire, tutti possono rileggere le opinioni altrui, tutti possono portare il proprio contributo. Chi ha esperienza delle Assemblee standard sa che spesso non si può nemmeno dare la parola a tutti…
3. E’ più semplice tenere traccia degli interventi e delle votazioni… e quindi i verbali sono più facili da fare e sicuramente più completi.
4. Facebook è la piattaforma informatica che prevede un login nominale più diffusa al mondo. Che senso ha insegnare ad usare nuovi strumenti software quando ce ne è già uno che fa al caso conosciuto e utilizzato almeno dal 50% dei vostri attuali soci? Inoltre è anche… gratuito! Se la montagna non va a Maometto… Maometto va alla montagna!
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Partner di…
dSmart s.r.l. - Cap. Soc. 110.000€ - Via per Cernusco 1 - 20060 Bussero (MI)
P.iva: 07236320961 - REA: MI-1945546
Salve! Trovo molto interessante ciò che proponete per quel poco che ho visto da FB.....noi siamo un'associazione culturale no profit per la diffusione dello yoga......io gestisco il piccolo centro a Napoli ....il giro di denaro che entra e che esce è inferiore ai 9000€ annui ....M
Vi chiedo è possibile gestire il tutto tramite cassa senza aprire un conto bancario? Finora così ho fatto perché ho trovato difficoltà ad aprire il conto.....grazie per la risposta
Mariafrancesca
Suggerisco di aprire un conto per questioni di trasparenza.
Salve il nostro statuto (ASD) dice riguardo l'Assemblea "Le deliberazioni possono essere validamente adottate anche mediante votazione espressa per lettera, telegrafo, telefax o posta elettronica se deliberate dal Consiglio Direttivo al momento della convocazione" ... non sono nominati altri metodi telematici.
1) Potremmo considerare accettato anche il metodo facebook da voi proposto?
2) Facendo l'assemblea con Facebook come si procede per la firma foglio presenze soci? In ugual modo per la firma del verbale da parte del Presidente e del Segretario? Penso sia comunque necessaria la firma fisica su questi due documenti o sbaglio?
Grazie e cordiali saluti
1. A mio parere, no
2. Il foglio firma presenza non è obbligatorio per legge e sostituito dallo screenshot di coloro che hanno detto di partecipare all'evento. Il verbale invece viene fatto in separata sede e firmato poi in originale da Presidente e Segretario.
Buongiorno dovrei riunione l'assemblea dei soci per la sostituzione di due cariche sociali ( vice Presidente e un Consigliere)
1) per la votazione da parte dei soci va semplicemente per alzata di mano, verbalizzare e fare firmare la presenza a tutti i soci?
2) il segretario e il tesoriere hanno diritto di voto?
1. potete decidere in assemblea se lo statuto non ha delle regole precise
2. se sono soci, certamente
Salve a tutti, si può convocare l'assemblea dei soci ordinaria o straordinaria tramite whatsapp? e utilizzare screenshot come documento di avviso? Da premettere che nello statuto riporta questo: LA CONVOCAZIONE DELLA RIUNIONE PUÒ ESSERE FATTA A MEZZO LETTERA RACCOMANDATA, O DA CONSEGNA A MANO, A MEZZO FAX, POSTA ELETTRONICA, TELEGRAMMA O QUALUNQUE ALTRO MEZZO EQUIPOLLENTE. Grazie
Se è fatta rispettando tutti i requisiti di contenuto previsti dallo Statuto, assolutamente si.
requisiti di contenuto previsti dallo Statuto, in che senso?
Di solito gli statuti esplicitano che deve essere indicato l'odg, il luogo, la data, l'orario, l'eventuale prima e seconda convocazione, che l'avviso deve essere inviato tot giorni prima etc etc
Ho letto del nuovo sistema per le assemblee. Noi stiamo già usando da parecchio whatsapp ma solo per pareri indicativi. Nel caso di votazioni a scrutinio segreto c'è un sistema? E se non c'è sistema, vorrei evitare che qualcuno approfittasse per imporre un voto palese dove dovrebbe esserci uno scrutinio segreto. Grazie
Non c'è la possibiltà di voto segreto su whatsapp
Bella idea! Molto interessante per certe situazioni.
Però nei "contro" aggiungerei che si perde il contatto diretto e la relazione umana che rappresenta uno dei valori importanti dell'"associarsi".
Grazie delle dritte! 😉
Ottimo! Ma come inseriamo questa assemblea nei verbali??? Stampa delle pagine del gruppo??? O bisogno trascriverla??
fate una sintesi del dibattito e delle decisioni assunte
Siamo un direttivo costituitosi con una associazione ex novo .ora la presidente vuole fare dimettere una consigliera per sostituirla con una sua conoscenza. Io le ho detto che non può in quanto che non ci sono persone da sostituire, in quanto essendo stati istituiti nel settembre 2015 non abbiamo ancora fatto nessuna votazione. La presidente non vuole fare le elezioni, in quanto sarebbe sicura di non avere il massimo di preferenze come fare per obbligarla a fare le elezioni? Grazie io fono una bonsihliera e vi seguo sempre.
Ciao. Devi leggere il tuo Statuto e seguire le regole che sono all'interno.
Ciao a tutti.. ottimo servizio.. ottima idea.. noi qualcoa di simile già la facciamo ma non in questo modo "ufficiale". Lo facciamo con whatsApp.. abbiamo un gruppo a cui sono iscritti tutti i soci.. quando c'è qualcosa di nuovo lo pubblichiamo e chiediamo a tutti cosa ne pensano e se hanno delle idee. Non possiamo dire che tutti partecipano ma la maggioranza si e questa cosa piace: ci si scambia consigli, foto.. ognuno porta idee sugli eventi.. E sentirsi parte di un gruppo col quale condividere intetessi e dove ti puoi esprimere e le tue idee vengono ascoltate.... alla gente piace.