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Sono tantissimi e di svariati tipi i documenti che si accumulano nel tempo all’interno di un’Associazione ed è bene conservarli in primo luogo per poter dimostrare (anche nell’ottica di un possibile controllo fiscale) i valori delle entrate e delle uscite indicati nel Rendiconto Economico Annuale, in secondo luogo per non correre il rischio di dover pagare di nuovo (con gli interessi) delle spese di cui non possiamo dimostrare l’avvenuto pagamento perchè non abbiamo più la ricevuta. Ma per quanto tempo si è obbligati a conservare i vari documenti?
Prima di rispondere a questa domanda, consigliamo innanzitutto di conservare separatamente la documentazione relativa alle entrate da quella relativa alle uscite, e, all’interno di questi due “faldoni”, distinguere l’attività istituzionale dall’attività commerciale; può, inoltre, risultare comodo e pratico suddividere i documenti delle entrate e delle uscite per anno sociale.
Facciamo ora una rassegna delle principali tipologie di documenti e dei relativi “tempi di conservazione” (parliamo di tempi minimi consigliati).
DOCUMENTI RELATIVI ALLE ENTRATE
DOCUMENTI RELATIVI ALLE USCITE
ALTRI DOCUMENTI
Una volta scaduti i termini di prescrizione previsti dalla legge, i documenti possono essere tranquillamente cestinati. In caso di incertezza circa il tempo di conservazione di un documento, pensiamo che ci si debba riferire all’art. 2220 del Codice Civile che, disciplinando la conservazione delle scritture contabili e di altri documenti, impone un tempo di conservazione di 10 anni:
“Art. 2220 – Conservazione delle scritture contabili
Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione (2312).
Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.”
Damiano Dalerba & Stefano Cabot
Direttori area noprofit di TeamArtist
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P.iva: 07236320961 - REA: MI-1945546
1. IL LIBRO SOCI DEVE INCLUDERE ANCHE I SOCI VECCHI CHE NON HANNO PIU' RINNOVATO LA QUOTA E NON SI SONO FATTI PIU' VEDERE ? SE SI PER QUANTI ANNI ADDIETRO DEVO LASCIARLI NEL LIBRO SOCI O MEGLIO DOPO QUANTI ANNI LI POSSO DEPENNARE E ALLEGERIRE IL LIBRO SOCI?
2.I MODULI DEI SOCI VECCHI CHE NON HANNO PIU' PAGATO LA QUOTA SOCIALE ALL'ASSOCIAZIONE PER QUANTO TEMPO VANNO CONSERVATI ? POSSO BUTTARLI VISTO CHE NON SONO PIU' SOCI O MEGLIO VISTO CHE NON HANNO RINNOVATO DA ANNI?
3. I LIBRI VERBALI DIRETTIVO E ASSEMBLEE DEI SOCI POSSONO ESSERE FATTI CON UN RACCOGLITORE AD ANELLI ?
4. PER OGNUNO CHE COMPILA LA DOMANDA PER L'AMMISSIONE A SOCIO DEVO FARE UN VERBALE PER APPROVARE ?? QUINDI 50 DOMANDE CON DATE DIVERSE DEVO FARE 50 VERBALI DEL C.D. ?? E DEVO FARE ANCHE 50 CONVOCAZIONI O POSSO CONVOCARE IL C.D. ANCHE CON MESSAGGIO WHATSAPP ?
GRAZIE.
Ciao Antonino, le consiglio di fissare un appuntamento con uno dei nostri consulenti.
Buongiorno, non mi è chiaro un passaggio. La nostra associazione stampa su carta le ricevute e contemporaneamente le archivia digitalmente in quanto utilizza un software gestionale (software dal quale posso richiamare, ristampare, etc. la ricevuta in qualunque momento). La mia domanda è: devo comunque conservare la copia cartacea delle ricevute delle quote sociali (1 anno o, come voi suggerite, meglio 5 anni) o potrebbe essere sufficiente la versione digitale? Grazie in anticipo per la risposta.
Buongiorno Virginia,
le ricevute vanno comunque conservate in formato cartaceo, in quanto vengono richieste in quel formato in caso di controllo.
Buonasera,
abbiamo un' associazione culturale no profit. Volevamo sapere come conservare le fatture e gli scontrini fiscali delle nostre spese: nello specifico vorremmo sapere se gli stessi vanno fotocopiati e numerati progressivamente o non serve e se si come, se vanno divise le fatture dagli scontrini fiscali etc
Ringraziamo per la risposta
Cordialmente
Malika Carrapa
Buongiorno Malika,
abbiamo un prodotto apposito per organizzare in modo corretto tutti i documenti contabili dell'associazione.
Si chiama Organizzo. https://www.teamartist.com/organizzo/
1- Buongiorno, le società sportive per quanto tempo devono conservare le visite mediche degli atleti?
2- Esiste un qualche articolo del codice sportivo civile o altro dove sia specificato? Grazie
Buongiorno Massimiliano.
Solo fino al termine di validità indicato sul certificato stesso.
Noi suggeriamo di tenerli anche per i 12 mesi successivi.
Buongiorno,
le domande di ammissione socio (o adesione al Circolo) si devono conservare oltre l'approvazione da parte del Consiglio Direttivo con relativo verbale? anche dopo l'uscita del socio dall'associazione? se sì, per quanto tempo?
Grazie mille
Buongiorno Maria,
in questo nostro articolo https://www.teamartist.com/blog/2012/11/29/quanto-tempo-conservare-documenti-associazioni/ diamo un'indicazione precisa dei tempi di conservazione dei vari documenti. Alcune associazioni che non hanno problemi di spazio decidono di conservare gli archivi e di non buttare nulla.
Salve,
Una Associazione artigiani che incassa le quote ( tramite INPS ) dalla Sede Centrale, come deve registrare gli quanto prelevato dal Presidente e dal Segretario.
Grazie
Franca Macrì
Buongiorno Franca,
per aiutarla avremmo bisogno di avere più informazioni.
Buonasera ho aperto una attività di vendita on-line nel 2007 è chiusa nel 2017.
Mi ritrovo archiviati una montagna di documenti,
Non ho gettato nulla, nel terrore di eliminare documenti che mi potrebbero essere richiesti in fase di verifica.
La documentazione comprende
Ricevute fiscali emesse
Fatture emesse extra UE (esenti IVA)
Fatture beni acquistati
Documenti prova spedizione beni venduti
Estratti conto corrente
Ecc.
Fino a quale anno posso distruggere tranquillamente i documenti relativi alla cessata attività?
Vi ringrazio anticipatamente per l’ aiuto che vorrete darmi.
Andrea Pisani
Buongiorno Andrea,
noi siamo specializzati in associazioni e nel nostro articolo abbiamo fornito indicazioni relative alla conservazione dei documenti valide per le associazioni.
Salve,
con la presente vorrei sapere gentilmente, in merito agli enti non profit,(tra cui le Associazioni) quali sono i documenti che attestano la finalità di assenza di lucro.
Nella speranza di una Vostra risposta positiva, porgo cordiali saluti.
Stefano
Libro soci, verbali, giustificativi della contabilità... tutto
Ricevute delle quote associative e delle quote di iscrizione ai corsi.Abbiamo un controllo in corso per gli anni 2012/2013 e ci chiedono le ricevute,che noi conserviamo solo per un anno.Come dobbiamo comportarci ? Grazie
Tutti i documenti associativi (giustificativi delle entrate compresi) vanno conservati per 5 anni.
Se i pagamenti delle iscrizioni sono avvenuti per bonifico, quindi sono tracciati, potete far valere il pagamento su estratto conto come giustificativo
Buonasera,noi siamo un Centro Medico Polispecialistico dove si fanno anche le visite medico sportive, la domanda era per quanto tempo si devono tenere in archivio le copie dei certificati medico sportivi? C'e'una normativa che regola tale argomento?
RingraziandoVi per la collaborazione, cordiali saluti
Amministrazione Centro Anthea Srl
Sono da conservare per almeno 5 anni
Salve x le associazioni senza scopo di lucro nel campo dello spettacolo i contratti o ore.contratti tra associazioni e teatri o organizzazioni esterne x quanto tempo vanno conservati ? Le obbligazioni di questi contratti non sn state svolte x annullamento spettacolo grazie marco
come tutti gli altri documenti
Vorrei conoscere i Vs. costi per stilare l'atto costitutivo e lo statuto, oltre il mantenimento della contabilità di associazione di beneficenza non riconosciuta che vorrei costituire.
In attesa di un Vs. riscontro
distinti saluti.
ti ho mandato mail con tutte le informazioni che cerchi
sicuramente ho perso le domande di ammissione a socio relative agli anni2010/11/12/13,specifico che si tratta di una associazine semplice con codice fiscale,cosa puo succedere?vi ringrazio anticipatamente x la risposta.cordiali saluti salvatore occhipinti
Fai rifare quelle del 2012 e 2013.
Salve, sono il presidente di una associazione non profit, desideravo sapere se i contributi volontari dei soci non fondatori, sono soggetti iva e imponibili o servono solo per compesare i costi di gestione dell'associazione ? In attesa, grazie e cordiali saluti
Ti consiglio la lettura di questo nostro post.
Ho una associazione sportiva asd. costituita a luglio del 2006. Vorrei sapere: i documenti contabili entrate e uscite libri dei soci e verbali che possono essere rottamati essedo trascorsi 10 anni sono solo quelli del 2006?
Sono quelli vecchi di 10 anni
per quanto tempo l'A.S.D. è tenuta alla conservazione dei certificati medici dei propri tesserati (agonisti e non). Grazie
Come tutti i documenti, 10 anni
IN CASO DI SCIOGLIMENTO DELL'ASSOCIAZIONE TUTTI I DOCUMENTI CONTABILI
DEVONO ESSERE TRATTENUTI, PER IL PERIODO CONSENTITO, SOLO DAL PRESIDENTE E VICE?
l'Associazione puo' essere sciolta anche solo dal vice Presidente in mancanza
continua, per dimissioni, del Presidente?
Solo dall'ultimo responsabile legale. Lo scioglimento si delibera in assemblea straordinaria dei soci.
Salve
La contabilità e le domande di iscrizione devono essere tenute divise per anno?
Grazie
Si, ogni anno ha la propria
Buonasera, nel maggio 2007 ho aperto un'associazione per promuovere corsi di shiatsu con altri 5 soci. Dopo una prima riunione nella quale programmavamo l'attività dei corsi a partire da settembre, non avendo avuto iscrizioni nè svolto alcuna attività, avevamo lasciato perdere allontanandoci. Oggi ho ancora contatti con uno solo dei soci fondatori. Naturalmente ho più rinnovato l'affiliazione all'Alfa dopo quell'anno. Ora, dopo quasi dieci anni, come posso chiudere definitivamente la situazione? Grazie
Leggi questo nostro post
il registro soci con le relative domande di ammissione quanto tempo le devo conservare
Il registro soci per sempre, le domande di ammissione per 10 anni.
Salve ho un paio di dubbi che mi sorgono:
1) la copia della asd delle ricevute della quota sociale o dei corsi deve rimanere attaccata al blocchetto? o può essere staccata?
2) e per le fatture emesse?
Ho i blocchetti dove devo inserire io la numerazione sia su ricevute che fatture.
Saluti
Un'altra cosa: in che senso bisogna numerare le fatture di acquisto? Io le conservo tutte anno per anno in una cartellette in ordine di data.E' sufficiente o devo fare altro?
E' bene mettere un numero di protocollo così è più facile ricercarle a posteriori
1. Indifferente
2. Indifferente
L'importante è che ci sia il giustificativo
Buongiorno, siamo una associazione no-profit basata sul volontariato. Ogni attività effettuata all'interno dell'associazione è effettuata volontariamente da nostre socie per tutte le socie dell'associazione. A fine esercizio presentiamo un rendiconto (entrate-uscite) all'assemblea delle socie. L'eventuale residuo viene inserito in un fondo di riserva (c/c bancario)per eventuali spese future o investimenti in forma di nuove attività a beneficio di tutte le socie. Le uniche entrate sono le quote associative.
Le uscite sono Affitti del locale dove risiede la sede e dei locali dove avvengono le nostre attività, bollette luce e telefono, rimborsi di trasporto alle volontarie che lo richiedono, e spese generali (cancelleria, spese pubblicità, ecc)
Per quanto tempo dobbiamo tenere la documentazione della contabilità? (bollette e scontrini vari)? Grazie Cordialmente Rita Frisone Tesoriera dell'Associazione
Ha letto bene l'articolo?
Buongiorno.
Temo di aver numerato erronaemente scontrini di acquisto di beni alimentari, materiali di consumo ecc.
Posso correggere la numerazione cancellando il vecchio numero e scrivendo a fianco quello esatto.
Grazie.
Distinti saluti
Si
Vorrei sapere i libri contabili che servono per associazione no profit NON RICONOSCIUTA ONLUS --- non ancora costituita
Grazie per eventuale risposta
Avete solo CF o anche partita Iva?
Buongiorno,
per quanto tempo i certificati medici per attività sportiva dilettantistica devono essere conservati in sede?
Grazie
5 anni
Salve,
Sono presidente di una asd che si occupa di danza. Vorrei cortesemente una delucidazione su 2 quesiti:
1- le ricevute per i compensi degli insegnanti (che sono comunque anch'essi soci) che svolgono attività associative con noi possono essere numerate progressivamente a quelle delle entrate dei soci che usufruiscono dei corsi? O hanno una numerazione a parte?
2- entro ogni 28 febbraio consegno ai nostri soci/insegnanti un rendiconto dei compensi che hanno ricevuto nell'anno solare appena concluso, devo anche comunicarlo all'agenzia delle entrate o è loro compito nel caso abbiano un lavoro e devono dichiararlo?
Grazie mille! e Buona Pasqua ^_^
1. La ricevuta deve emetterla chi percepisce il compenso, non chi paga
2. Si, deve essere inviata la Certificazione Unica
Salve, causa elevati costi di mantenimento, abbiamo deciso di chiudere l'associazione di cui sono presidente. Uno dei membri del direttivo consiglia di lasciarla "dormiente" senza dichiarare la chiusura all'agenzia delle entrate. Così in caso dovessimo trovare un locale disponibile per ricominciare eviteremmo i costi di riapertura.
1. È possibile?
2. Quali rischi comporta?
3. Dobbiamo fare i verbali annualmente anche se non svolgiamo attività sociali?
1. Si
2. Di dimenticarsi di svolgere cmq le attività obbligatorie di legge e quelle statutarie.
3. Si
Gli scontrini fiscali delle cose pagate in contanti per le trasferte gare, per quanto li devo conservare?
10 anni.
le ricevute non sono fiscali perchè non ho partita IVA
se si distruggono ne posso fare a caso quante ne voglio
basta mettere il nome dei soci e l'importo
che senso ha tenerle per 5 anni?
Lo chiedi a noi? Chiedilo allo Stato...
Buonasera
Per quanto tempo vanno conservati i verbali dell'associazione??
Grazie
consigliamo 10 anni
Salve! Nella nostra associazione ci occupiamo anche di aiuto compiti e supporto allo studio. non abbiamo partita iva e i tutor che ci aiutano prestano il loro servizio a mò di volontariato! I ragazzi che usufruiscono del servizio, rigorosamente iscritti all'associazione,i pagano una quota di 30 euro mensili per venire quando vogliono! Questo però sta creando non pochi problemi perché, potendo venire ogni giorno, ci ritroviamo con le stanze strapiene e senza tutor che ci possano aiutare!Stavamo pensando, per arginare il problema, di creare più quote in base ai giorni in cui i ragazzi vengono poiché non ci sembra giusto che alcuni ragazzi vengono tutti i giorni e altri magari un solo giorno a settima. La domanda è questa:
1. si possono creare più quote in base ai giorni che i ragazzi scelgono di venire? es una volta a settimana 30 euro al mese, 2 volte a settimana 60 euro, tre volte 80 ecc.
2. se si, come chiamarle? (es 30 euro quota che da diritto ad un ingresso settimanale di aiuto compiti ecc)
1. Si
2. Contributo per ingresso monosettimanale. Contributo per ingresso bisettimanale. Etc etc.
In una nota della Agenzia delle Entrate si legge:
Sono esonerati dalla comunicazione dei dati:
gli enti associativi dilettantistici iscritti nel registro del Coni che non svolgono attività commerciale
Ciò va inteso che non è necessario presentare il modello Eas?
Grazie
Leggi il nostro post dedicato.
Salve, avrei una domanda da fare! Abbiamo dato vita ad una associazione circa un anno fa! ora dobbiamo rinnovare le tessere degli iscritti e provvedere al pagamento della nuova quota annuale.
1. Come bisogna fare?
2. I soci devono ripresentare domanda di iscrizione?
3. Basta una delibera del consiglio oppure bisogna convocare l'assemblea dei soci?
Inoltre avrei un'altra domanda:
4. le ricevute devono essere tutte progressive?
5. si possono avere ricevute per diversi settori?
6. ovvero per i laboratori, per le quote associative, per le erogazioni volontarie... il problema che mi pongo è che poi avrei più ricevute es numero 1 o 2 o 3 ecc ... come gestirle?
1. Dovete deliberare qual è la quota sociale annuale di quest'anno e comunicare a tutti i soci entro quando va pagata. Se usaste la nostra piattaforma sarebbe tutto automatico! www.teamartist.com
2. Assulatemente NO! Leggi questo nostro post.
3. Direttivo
4. Si
5. Si
6. Assegnando un codice per ogni libretto: quindi avrà 1a. 1b, 1c etc etc.
Se nell'assemblea straordinaria per le dimissioni del presidente e del consiglio non si è deliberato per la nomina dei liquidatori deve essere indetta una altra assemblea e chi ne ha titolo per indirla?
Ringrazio
Avreste dovuto nominare i nuovi membri del direttivo, o comunque seguire le disposizioni del vostro statuto
Salve ho letto che le ricevute emesse per le quote e contributi ai soci si dovrebbero tenere per un anno....consigliato 5 su che legge si basa questa risposta?
Sul fatto che i controlli fiscali vanno a ritroso negli ultimi 5 anni
Pertanto siamo obbligati a tenerli per 5 anni? ma c'è una legge in tal senso per cui siamo obbligati?
No, ma poichè vi può venire chiesto il controllo su tutti i documenti degli ultimi 5 anni, conservateli.
Ad esempio, se vi viene chiesto il REFA di tre anni fa, dovete dimostrare che è stato preparato sulla base di entrate effettivamente avvenute
Se, a distanza di anni, si riapre un'associazione professionale no profit, e se questa associazione nel passato ha svolto molteplici attività di formazione per docenti e dirigenti, nonché pubblicazioni e ricerche con MIUR Lazio, è possibile far riferimento al curricolo delle attività svolte in precedenza?
Si, ma occhio che se un'associazione viene chiusa non può essere riaperta, deve esserne aperta una nuova
Buongriorno,
sono tesoriera di questa associazione e vorrei sapere come fare: spesso organizziamo i nostri incontri in sale di oratori ed in misura di quante persone siamo dividiamo la spesa che solitamente si aggira sui 30€ che diamo come obolo quale utilizzo della stanza. Ai fini della contabilità per essere in regola con gli associati come devo fare?
Grazie
Giovannina Bottan
Deve far pagare uno quota di partecipazione ed emette una pezza giustificativa per i soldi che riceve e non suddividere il costo della sala come fosse "alla romana".
Buongiorno, sono presidente di un associazione giovanile no profit nata nel 1995. La gestione dei documenti è sempre stata un po un problema pero da quando sono diventato presidente è peggiorata, il mio predecessore è andato via con tutti i documenti degli ultimi 4 anni e purtroppo sono senza niente e non hanno fatto la dichiarazione dei redditi da 4 anni. Ora non so cosa dovrei fare, se mandare lettere o altro . Nel caso di un controllo so di beccarmi tutto io pero volevo sapere quello che dovrei fare per evitare di avere problemi, io ho tutto in regola da quando sono presidente io...
Cordialmente,
Dominic
Richieda urgentemente i documenti al vecchio presidente. Se questo non fosse possibile le consiglio di fare una consulenza privata.
Non è per nulla una questione da sottovalutare, potrebbe convenire la chiusura dell'associazione. Clicchi qui per richiedere una consulenza ---> http://www.teamartist.com/consulting-appointment/
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Buongiorno, siamo un'associazione culturale nata nel 2012. Quest'anno ci siamo presi in ritardo con la convocazione di assemblea che sarà il 4 giugno.
1 E' un problema?
2 Lo scorso anno abbiamo acquistato (in due trance) una quarantina di sedie pieghevoli usate
per utilizzarle da noi in sede. Purtroppo il rivenditore non ha potuto rilasciarci
nessuna fattura o scontrino perchè era un privato. Sarebbero 234 euro, per noi importanti. Come si può fare? Basterebbe una ricevuta in carta semplice?
1. Dipende. Dovete ancora approvare il REFA e il vostro anno sociale è 1 gennaio - 31 dicembre? In questo caso... SI!
2. Spero fossero usate. Si, deve farvi una ricevuta in carta semplice.
Salve, se il presidente precedente di una ASD costituita nel 2009 non ha presentato il modello EAS
1- Come può sanare la situazione il presidente attuale?
2- In caso di chiusura della stessa il documento può essere comunque richiesto per 5 anni al presidente attuale?
3- Il pagamento della remissione in bonis è applicabile e risolutivo anche per gli anni precedenti?
4- La responsabilità della gestione dell'ASD nei periodi in cui il presidente precedente era in carica rimane di sua responsabilità?
1. Non è sanabile.
2. Si
3. No, solo per l'ultimo anno.
4. Legga questo nostro post.
Buongiorno, avrei bisogno di sapere per quanto tempo vanno conservati i moduli d'iscrizione e i certificati medici nelle ASD. Grazie
5 anni.
Buongiorno , in una a.s.d. per quanto tempo vanno conservate le richieste di diventare socio. Nel momento che un socio non lo è più posso cestinare il tutto: richiesta e certificati vari?
Grazie già da ora per la risposta
Paola Paloni
5 anni.