Cambio del presidente in una associazione: TUTTI i passaggi da fare

Il cambio di presidente in un’associazione è un evento importante.

Dal momento che di solito non è un passaggio che si gestisce ogni anno, spesso non si sa bene cosa è necessario fare affinché l’avvicendamento avvenga correttamente.

Vediamo quindi passo passo i vari passaggi.

Innanzitutto bisogna  verificare sullo statuto chi ha titolarità a nominare il presidente, con quali modalità e tempistiche.

In particolare bisogna sapere:

1. Se il presidente viene nominato dall’assemblea dei soci o dal direttivo
2. Se lo statuto (o eventuali regolamenti) disciplinano modalità di presentazione delle candidature
3. Se lo statuto prevede particolare modalità di voto, come ad esempio lo scrutinio segreto o la possibilità di esprimere più preferenze.

Verificata quindi quale sia la procedura prevista dallo statuto, si procede a convocare l’assemblea dei soci o del direttivo che avrà all’ordine del giorno il rinnovo delle cariche sociali.

Tale riunione andrà quindi verbalizzata e il verbale andrà archiviato nel libro verbali. Consigliamo inoltre di comunicare la notizia a tutti i soci attraverso un’avviso in bacheca o sul sito dell’associazione, un post sulla pagina Facebook e possibilmente anche con una mail.

Queste sono le procedure interne.

Fatto questo però ci sono tutta una serie di comunicazioni formali da fare che è bene sapere.

Il primo passaggio è quello di aggiornare il certificato di attribuzione del codice fiscale dell’associazione ed eventualmente il certificato di attribuzione della partita iva.

Il cambio del rappresentante legale va inoltre comunicato all’ente /federazione a cui l’associazione potrebbe essere iscritta. In particolare per le ASD è fondamentale verificare che la variazione venga anche registrata sul Registro CONI. Stesso discorso varrà anche per gli Enti del Terzo Settore che con tutta probabilità dovranno comunicare tale variazione al RUNTS.

La comunicazione di cambio va poi inoltrata  a tutti i fornitori dell’associazione a cui serve questa informazione, a partire dalla banca (che avrà bisogno di individuare chi avrà potere di firma sui conti dell’associazione), le assicurazioni, l’associazionista, etc. etc.

Se l’associazione ha contratti attivi o rapporti stabili con enti pubblici è bene mandare tale comunicazione anche alle amministrazioni con cui si collabora. Attenzione in particolare a chi ha delle autorizzazioni attive (come quella per la somministrazione di alimenti e bevande), per le quali potrebbe essere necessario variare i riferimenti sull’autorizzazione.

Se il cambio del presidente coincide con il cambio totale o parziale del consiglio direttivo, sarà necessario aggiornare il Modello EAS per tutte le associazioni che hanno l’obbligo di presentarlo completo (o che comunque lo hanno presentato completo pur avendo la possibilità di presentarlo semplificato).

Attenzione a tutti questi passaggi perché spesso e volentieri queste cose non vengono fatte, o ne vengono fatte solo alcune, anche nelle associazioni più grandi e strutturate.

Altro passaggio che consigliamo da fare, in particolare a tutela del nuovo presidente, è quello di fare un controllo dell’associazione prima di assumerne la responsabilità legale.

Infatti molti neo presidenti credono di essere responsabili dell’associazione dal momento in cui ne diventano rappresentanti legali. In realtà non è affatto così. Il presidente in carica risponde in prima persona di eventuali problemi dell’associazione, anche se questi problemi sono stati generati quando il presidente era un altro.

Diventando quindi presidente si ci accolla la responsabilità dei cinque anni precedenti, ovvero gli anni che il fisco potrebbe controllare, anche se non si era presidente in quel periodo.

Questo è importante saperlo dal momento che il presidente di una associazione è chiamato a rispondere in solido in caso di problemi, debiti o sanzioni all’associazione.

Per questo moltissime associazioni che sono in procinto di un avvicendamento alla guida ci chiamano per fare una Ispezione Fiscale Simulata che verifichi la corretta gestione dei 5 anni precedenti. Questo permette a chi lascia di sapere che sta lasciando una situazione in ordine o avere il tempo di sistemare, e a chi subentra di sapere che la documentazione dell’associazione che eredita è corretta.

Questo è un tema importante, soprattutto in una fase come questa dove è molto difficile trovare qualcuno che voglia assumersi una responsabilità come quella del presidente, perché permette di far certificare a un professionista terzo la bontà della gestione passata.

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