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Scritto da Giovanni Damiano Dalerba
Può sembrare una domanda banale. Invece questo è un altro punto fondamentale in cui moltissime Associazioni si “incartano” spesso a causa di Statuti mal scritti.
Partiamo quindi dalla risposta più corretta alla domanda del titolo: l’Assemblea Soci va convocata NEI MODI indicati dal vostro Statuto (ricordiamo a tutti che il vostro Statuto è il documento più importante, il vostro “pacchetto delle regole”, che dovrebbe essere conosciuto a menadito da TUTTI i membri del consiglio direttivo). Se quindi avete scritto che i soci vanno convocati con un telegramma o una raccomandata o un piccione viaggiatore… dovete farlo!
Ma nella gran parte dei casi, purtroppo, le modalità di convocazione sono sbagliate. Quali sono considerate infatti come “idonee forme di pubblicità delle convocazioni assembleari“? Devono essere previste, almeno (ma noi aggiungiamo anche: non di più), DUE FORME DI CONVOCAZIONE: una ATTIVA ed una PASSIVA.
LA FORMA ATTIVA
Si intende la forma attraverso la quale l’Associazione informa i propri soci. Si tratta quindi, normalmente, di un messaggio individuale inviato direttamente ad un recapito del socio. Una volta si usavano le raccomandate, poi la posta ordinaria, poi i fax… ma siamo nel 2014! Oggi quindi la soluzione migliore è una email (anche non PEC*). Ciò dovrà essere previsto a Statuto, dovrete quindi predisporre un sistema di raccolta delle email e di invio dei messaggi: tutte operazioni che, come molti di voi sapranno, usando la piattaforma TeamArtist sono automatizzate. Ricordatevi anche che dopo le Assemblee tutti i soci dovrebbero aver a disposizione il verbale, le deliberazioni e i rendiconti economici e Bilanci: senza posta elettronica come potreste inviarglieli in modo veloce ed economico? (in TeamArtist abbiamo una App “Gestione Files” che permetta di caricare i documenti in un’area riservata ai soli associati, proprio per questo). Attenzione: gli SMS non vanno bene perchè difficilmente potrete mettere nel messaggio tutti gli elementi utili alla convocazione.
*Il socio ha la responsabilità di fornirvi un indirizzo di posta elettronica valido e che controlla. E di comunicarvi quello nuovo se intende cambiarlo.
LA FORMA PASSIVA
Si intende la forma attraverso la quale il singolo socio può informarsi da solo di ciò che avviene nella SUA Associazione. Nei vecchi Statuti era “l’affissione nella Bacheca Sociale” ma, nel 2014 questa ha più senso che sia sostituita dalla pubblicazione sulla home page del sito web ufficiale della Associazione.
In presenza di entrambe queste forme non sono praticamente possibili contestazioni da Associati che possano dire “di non essere stati avvisati”. Non solo, anche gli ispettori fiscali spesso si accertano che questi diritti fondamentali dei soci siano non solo previsti ma anche rispettati.
LA LETTERA DI CONVOCAZIONE deve contenere (in linea di massima): Luogo, data ed orario della Assemblea/ L’ordine del giorno, comprensivo di eventuali documenti utili per la discussione dei punti (come il REFA se deve essere approvato).
QUANDO DEVE ESSERE INVIATA/ PUBBLICATA? Dovrebbe essere previsto dallo Statuto. Se non lo fosse, si consiglia 8 giorni prima per le Assemblee ordinarie e 15 per quelle straordinarie.
QUANTE PERSONE SERVONO PER DELIBERARE? Anche questo elemento dovrebbe essere previsto dallo Statuto. Se non lo fosse vale il Codice Civile Italiano, articolo 21: Le deliberazioni dell’assemblea sono prese a maggioranza di voti e con la presenza di almeno la metà degli associati. In seconda convocazione la deliberazione è valida qualunque sia il numero degli intervenuti. Nelle deliberazioni di approvazione del bilancio e in quelle che riguardano la loro responsabilità gli amministratori non hanno voto. Per modificare l’atto costitutivo e lo statuto, se in essi non è altrimenti disposto, occorrono la presenza di almeno tre quarti degli associati e il voto favorevole della maggioranza dei presenti. Per deliberare lo scioglimento dell’associazione e la devoluzione del patrimonio occorre il voto favorevole di almeno tre quarti degli associati.
Damiano Dalerba & Stefano Cabot
Direttori area noprofit di TeamArtist
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Buongiorno, sono la segretaria/tesoriere di un ASD. I soci hanno richiesto da quasi 2 mesi un assemblea straordinaria per problemi causati dal presidente ( vogliono chiudere l ASD perché lui non vuole dimettersi e non ci sarebbe nessuno che prenda il suo posto) e lo stesso sta prendendo tempo non convocando l assemblea. A questo punto possono i soci decidere la data dell'incontro e poi comunicarlo al presidente? Sullo statuto non è scritto nulla sull inadempienza del presidente alla richiesta dei soci.grazie mille
Buongiorno Serena.
E' una situazione certamente complicata.
Riportiamo il contenuto dell'articolo 20 del codice civile.
"L'assemblea delle associazioni deve essere convocata dagli amministratori una volta l'anno per l'approvazione del bilancio. L'assemblea deve essere inoltre convocata quando se ne ravvisa la necessita' o quando ne e' fatta richiesta motivata da almeno un decimo degli associati. In quest'ultimo caso, se gli amministratori non vi provvedono, la convocazione puo' essere ordinata dal presidente del tribunale".
I soci della vostra associazione possono inviare la richiesta di convocazione dell'assemblea al direttivo il quale è chiamato a rispondere.
In una assemblea straordinaria per la modifica dello statuto il verbale deve essere redatto da un Notaio? oppure può farlo il segretario nominato dall'Assemblea?
Grazie
Tiziano buongiorno. Può farlo il segretario nominato dall'assemblea.
Riguardo alla mia richiesta precedente, ovvero quanto tempo deve intercorrere tra la prima e la seconda convocazione dell'Assemblea dei Soci, nello stuto è scritto quanto qui di seguito riportato: "La convocazione dell’Assemblea avviene mediante comunicazione scritta, contenente il luogo, la data e l’ora di prima e seconda convocazione e l’ordine del giorno, spedita almeno 90 giorni prima della data fissata per l’Assemblea all’indirizzo risultante dal libro degli associati."
Buongiorno Sabrina,
consigliamo che tra prima e seconda convocazione passi almeno un giorno.
Salve, innanzitutto complimenti per il vostro gran lavoro.
A breve il Consiglio Direttivo (composto da presidente, vice-presidente e segretario) della nostra associazione culturale registrata come APS dovrà essere rinnovato.
1) Non essendoci altri soci che vogliono candidarsi oltre noi tre (io sono il presidente), dobbiamo scrivere lo stesso nel verbale dell'Assemblea Soci che ci presentiamo noi e che tutti i presenti (ahimè, mi sa pochissimi) con possibilità di voto votano noi all'unanimità?
2) Dobbiamo operare con voto segreto?
3) Uno dei tre candidati (ad esempio il segretario che sarà anche colui che verbalizzerà) può fare anche lo scrutinatore? Se va bene ci saranno, oltre noi 3, altre 4-5 persone a votare.
Altre cose da inserire nel verbale?
Grazie mille,
Emanuele
Ciao Emanuele, purtroppo per poter rispondere in maniera precisa e puntuale alla tua domanda bisognerebbe leggere il vostro statuto. In ogni caso come indicazione di massima è sempre meglio scrivere tutto a verbale.
La nostra Associazione prevede, per la convocazione dell'Assemblea, " .... l'avviso scritto, da affiggersi presso le sedi dell'Associazione", tacendo sulle modalità della diffusione degli inviti.
Ritenete sia corretto affiggere l'avviso scritto nelle Sedi e pubblicarlo sul gruppo WhatsApp diretto a tutti i componenti l'Associazione? Grazie
si, ma dovete anche aggiornare il vostro statuto. https://www.teamartist.com/revisione-statuto/
può un assemblea straordinaria essere chiesta da 1/5 dei soci ,essere indetta solo in prima chiamata?
Può essere indetta da 1/10 dei soci, con duplice convocazione
Buongiorno,
nel caso di assemblea ordinaria regolarmente convocata rispettando i tempi di preavviso, come comportarsi nel caso di un soggetto la cui domanda di ammissione a socio sia accettata in data intermedia tra la convocazione e l'assemblea stessa?
Il nuovo socio deve essere convocato anche se non è possibile il rispetto del preavviso da statuto?
Grazie per l'aiuto.
sì, deve comunque essergli notificata la convocazione di assemblea sia attivamente che passivamente
Buonasera, in questi nove anni di vita della nostra associazione a tutti gli effetti riconosciuta, con il subentro del nuovo presidente, in carica da circa 7 anni , persona che agisce per proprio conto sulle attività dell’associazione senza mai chiedere il parere del consiglio direttivo (composto da 11 soci prima poi a 7 di cui faccio parte, peraltro da lui designati a suo piacimento senza regolare votazione dei soci), portando a conoscenza di noi soci del consiglio a fatto compiuto progetti e servizi, senza mai convocare da quando è in carica nessuna assemblea dei soci x approvare il bilancio consuntivo né quella straordinaria per approvare progetti e/o protocolli d’intesa con Enti e o altre associazioni del territorio, mi chiedevo se si può far qualcosa per fermare il suo agire poiché solo 2 soci del consiglio direttivo disapprovano il suo operato. Gazie anticipatamente.
Chiedete secondo quanto previsto dallo statuto la convocazione dell'assemblea dei soci e sfiduciatelo.
Oppure fate partire una segnalazione alla Guardia di Finanza
Buon giorno,
nel caso in cui l'associato non è a casa e pertanto non si può fargli firmare che ha ricevuto a mano la lettera, gli si può lasciare la lettera direttamente nella buca delle lettere o bisogna inviarla tramite posta.
Grazie
Daniele
Dipende da quanto viene previsto dal vostro statuto.
In ogni caso vi consiglio di scrivere al mio collega stefano.vincenzi@teamartist.com , il nostro esperto in revisioni statutarie.
Nel 2017 ci sono metodi molto più semplici per convocare e svolgere le assemblee che potete sfruttare semplicemente con una modifica dello statuto.
Dipende da quanto viene previsto dal vostro statuto.
In ogni caso vi consiglio di scrivere al mio collega stefano.vincenzi@teamartist.com , il nostro esperto in revisioni statutarie.
Nel 2017 ci sono metodi molto più semplici per convocare e svolgere le assemble che potete sfruttare semplicemente con una modifica dello statuto.
Buonasera.
Quest'anno nell'avviso di convocazione dell'assemblea ordinaria dei soci, per l'approvazione del REF 2016 e del preventivo 2017, non è stata inserita la voce varie ed eventuali.
Abbiamo anche chiesto almeno un mese prima che venisse convocata l'assemblea l'inserimento all'odg di un paio di argomenti, ma non sono stati inseriti.
E'corretto?
Grazie.
Chi ha fatto richiesta di convocazione dell'assemblea soci? Cosa prevede il vostro statuto in merito (compresa la possibilità di proporre l'ordine del giorno)?
Può un socio richiedere elezioni straordinarie?
no, se non per gravi motivi che portino all'espulsione di membro/i del consiglio direttivo e conseguenti nuove elezioni (se così previsto dal vostro statuto)
Avendo l'associazione circa 170 soci e non potendo reperire uno spazio idoneo a contenere tutti i soci, possiamo indire varie assemblee per eleggere dei delegati che poi andranno all'assemblea annuale?
no, piuttosto meglio fare le assemblee da remoto (Facebook, skype, ...)
Buonasera,
il nostro statuto riporta questa frase:
"L’assemblea dei soci, sia ordinaria sia straordinaria, è indetta dal Consiglio Direttivo e viene convocata dal Presidente, mediante affissione di apposito avviso nella sede sociale almeno otto giorni prima della data fissata e/o contestuale comunicazione agli associati a mezzo posta ordinaria, posta elettronica, o fax. Nella convocazione devono essere indicati il giorno, il luogo e l’ora della prima e della seconda convocazione dell’assemblea nonché l’ordine del giorno."
Possiamo utilizzare come forma attiva la e-mail e poi procedere all'affissione in bacheca, oppure dobbiamo anche spedire via posta ai soci che non hanno lasciato un indirizzo e-mail?
Grazie, cordiali saluti
Si, potete fare così.
Salve,
vorrei sapere se tra la prima e la seconda convocazione dell'assemblea ordinaria o straordinaria dei soci c'è un tempo minimo che va rispettato, oppure può essere fissata anche nello stesso giorno; tipo la prima convocazione di mattina, la seconda di pomeriggio.
Grazie
Dipende da cosa prevede il vostro Statuto. Se non dice nulla al riguardo, anche durante lo stesso giorno ad orari diversi.
Le lettere di convocazione vanno firmare anche dai soci quando si presentano all''assemblea?
Come si può capire se i soci si sono presentati o meno all'assemblea?
Grazia
Si fa firmare un foglio presenze.
salve , vorrei sapere in tempi rapidissimi se si può convocare una assemblea ordinario il 25 dicembre giorno di Natale alle 23:00 presso l'abitazione del presidente e come seconda convocazione il il 27 dicembre presso la sala preposta.
grazie
Certo che può, ma chi mai verrebbe il 25 dicembre?
Buongiorno, per la nostra asd di pallacanestro, sono scaduti i 4 anni del consiglio direttivo (come da nostro statuto) volevo chiedere:
1)la data di scadenza dei 4 anni, parte dalla data del verbale della nomina del CD?
vi ringrazio. buona giornata
Esatto
E' possibile convocare nello stesso giorno l'assemblea ordinaria (per es x approvare il bilancio consuntivo) e quella straordinaria (per es per approvare il regolamento dei rimborsi delle spese, come da vs post)?
Se sì, ci sono accorgimenti particolari?
Grazie
Si è possibile, ma sono da fare due convocazioni diverse
E' stata fatta una assemblea per proporre lo scioglimento dell'associazione, ma la proposta e' stata bocciata per mancato raggiungimento della maggioranza necessaria. Ora il Presidente, a distanza di circa un mese, sta per convocare una ulteriore Assemblea con lo steso ordine del giorno:puo farlo? (scrivo a nome dei soci che sono contrari allo scioglimento, motivato da nn si sa bene quali oscuri motivi)
Grazie per una cortese e sollecita risposta
Si, certamente. Attenzione, se non volete lo scioglimento dovete proporvi come nuovo consiglio direttivo.
Buonasera,
in caso di convocazione di assemblea straordinaria in violazione di quanto previsto dallo statuto della societá, quali sono gli strumenti e cosa possono fare i soci (o anche un solo socio)?
Grazie
Michele Gorini
Che violazione? Di chi? Dovete leggere cosa prevede il vostro statuto a riguardo
Sono il presidente di una Asd sportiva. Dopo un burrascoso scioglimento del CD dobbiamo rieleggere gli organi direttivi.
Il nostro Statuto non prevede regole definite. Ora devo convocare l'assemblea ordinaria, richiesta da un terzo degli associati secondo l'art.11 del nostro Statuto che recita:
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La convocazione dell’assemblea ordinaria potrà essere richiesta al Consiglio direttivo da almeno un terzo degli associati in regola con il pagamento delle quote associative all’atto della richiesta che propongano l’ordine del giorno. In tal caso la convocazione è atto dovuto da parte del Consiglio Direttivo.
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Nella richiesta c'è anche l'ordine del giorno:
Visto il vostro parere favorevole, si rende necessario invitare il Presidente e il Consiglio Direttivo a convocare l’assemblea ordinaria dei soci con il seguente ordine del giorno:
1- modalità di elezione degli organi direttivi e contestuale nomina;
2- varie ed eventuali.
L'articolo che definisce i compiti dell'assemblea è' questo:
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Spetta all’assemblea deliberare sugli indizi e sulle direttive generali dell’associazione nonché in merito all’approvazione dei regolamenti sociali, per la nomina degli organi direttivi e su tutti gli argomenti attinenti alla vita ed ai rapporti della stessa che non rientrino nella competenza dell’assemblea straordinaria e che siano legittimamente sottoposti al suo esame.
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Domande:
1. È' un odg legittimo?
2. Devo allegare i nomi dei richiedenti?
3. È' legittimo che l'assemblea scelga il metodo di elezione E decida di votare nella stessa Assemblea?
4. È' legittimo delegare e/o votare per delega e/o online?
1. Si
2. Nome e firma
3. Si
4. Se è previsto dallo Statuto, si
facevo parte del consiglio direttivo di minoranza, alla riunione di direttivo del bilancio preventivo io e altri tre consiglieri di minoranza abbiamo votato in favore al bilancio preventivo, all'assemblea per l'approvazione abbiamo rassegnato le dimissioni prima dell'inizio dell'assemblea poicchè sono sorte contraddizioni che per noi non erano sostenibili,per poter votare una altra proposta e quindi bocciare il bilnacio abbiamo votato contrario.
La domanda è! E valido il nostro voto?
Grazie per la vostra collaborazione
Luigi
Secondo noi si, in quanto anche voi siete soci
Salve,
nel nostro statuto abbiamo messo come anno sociale 1 gennaio - 31 dicembre.
essendo da poco costituiti, da appena 3 mesi, la mia domanda è se c'è la necessita di un bilancio preventivo per l'anno sociale in corso. Saluti e grazie mille come sempre.
Se non vi siete messi questo obbligo a statuto, non serve
Nello statuto abbiamo questo obbligo. Il nostro dubbio è il seguente: essendoci costituiti a marzo 2016, avendo come anno sociale quello solare, è giusto fare bilancio preventivo adesso, ovvero 6 mesi prima della chiusura dell'anno sociale? saluti e grazie mille come sempre per l'assistenza puntuale.
No, io non lo farei