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Il Libro Soci di una Associazione no profit o senza scopo di lucro (sia ASD – Associazione Sportiva Dilettantistica o ETS – Ente del Terzo Settore nella forma di APS – Associazione di Promozione Sociale od ODV – Organizzazione di Volontariato o, ancora una Associazione riconosciuta o non riconosciuta previste dal Codice Civile) è uno strumento indispensabile alla democrazia interna e viene sempre richiesto, tra i primissimi documenti, durante una Ispezione Fiscale.
Con molta tristezza dobbiamo ammettere che ad oggi circa l’80% delle Associazioni italiane o non hanno un Libro Soci o ce l’hanno abbandonato in qualche cassetto, non tenuto correttamente.
Ancora oggi mi capita di chiedere ai Presidenti delle Associazioni: “Quanti soci avete?”, per sentirmi rispondere “Ecco… Ma cosa intendi con soci? Non lo so…”.
Per approfondire questo argomento (che è alla base delle conoscenze che un Presidente dovrebbe avere) consiglio la lettura dell’articolo: Soci Fondatori, Ordinari, Simpatizzanti, Sostenitori, Onorari, Tesserati.
La mancanza di un Libro Soci aggiornato e ben tenuto può portare a sanzioni, enfatizzando l’importanza di questo documento rilevante per le associazioni
Partiamo da un concetto base: lo Statuto di una Associazione attribuisce ai soci diritti e doveri ben specifici. La chiarezza nello Statuto è fondamentale per stabilire il quorum costitutivo nelle riunioni dell’assemblea dei soci e i verbali del Consiglio Direttivo sono essenziali per documentare queste decisioni.
Ma come si fa a sapere chi è regolarmente socio e chi no? Come può un socio sapere se un altro sedicente tale lo è a tutti gli effetti?
Attraverso l’esame di un Libro Soci ben tenuto. Se vuoi approfondire, leggi l’articolo A cosa diavolo serve il libro Soci?
Un buon Libro Soci è tenuto su file (nelle piccole Associazioni va bene un foglio elettronico, per le grandi associazioni serviranno dei software di gestione di Database) e deve essere stampato.
Solitamente si stampa due volte l’anno: a conclusione dell’anno sociale, per il proprio archivio fiscale, e prima dell’Assemblea Soci. È importante notare che, in caso di controllo fiscale, deve essere consegnato il cartaceo con adeguata vidimazione e bollo.
Il Libro Soci è solitamente un faldone ad anelli che reca in costa la dicitura “Libro Soci dell’Associazione (N)”. All’interno sono conservati i fogli che compongono il Libro Soci, stampati e bucati.
Questi fogli devono contenere i dati del socio (fondatori, ordinari e quelli che compongono il Consiglio Direttivo), elencati in modo progressivo per data di richiesta di iscrizione, che, nota bene, NON coincide con la data di avvenuta iscrizione.
Ogni socio deve essere identificato con il proprio Nome del socio, Cognome del socio, Qualifica del socio, Data di nascita del socio, Residenza del socio, assicurando la regolarità nel pagamento della quota.
Moltissime Associazioni cascano subito in un errore madornale: nel Libro indicano come data di iscrizione la data di domanda di iscrizione stessa! E magari cominciano anche a fornire i servizi associativi al socio alla medesima data.
Ciò, per legge, non può avvenire.
Facciamo un esempio molto noto
È noto il caso di molte Associazione Culturali e Ricreative che sono state sanzionate e chiuse dalla Polizia Annonaria, che ha proprio controllato se si stavano consumando bevande all’interno dei locali associativi da parte di soci, la cui iscrizione era stata richiesta e avvallata in quella medesima giornata.
Questo stratagemma è difatti comune in quelle Associazioni che hanno una vera e propria attività di “Locali di intrattenimento” e che vogliono godere del Regime Fiscale Agevolato.
Lo stesso sistema viene usato da Associazioni che hanno attività di centri fitness, palestre, piscine, saune, maneggi eccetera.
Spesso il “nuovo socio” non ha nemmeno la percezione che si sta iscrivendo a una Associazione e pensa di star pagando non una quota associativa ma il costo di un servizio.
Abbiamo anche visto casi in cui insieme alla tessera è “compresa una consumazione”. Sicuramente un comportamento alquanto sbagliato.
Potrebbe interessarti leggere i seguenti articoli:
L’accettazione dell’iscrizione non può essere contestuale alla domanda.
Ma chi, come e quando accetta la richiesta di iscrizione di un nuovo socio?
È il Consiglio Direttivo che deve valutare la domanda di ammissione.
Non si può più delegare a nessuno questa funzione (una volta la si dava al Presidente ma oggi è una procedura contestata) e non può essere riunito il direttivo contestualmente alla domanda (deve essere riunito al più il giorno dopo e non prima).
È chiaro quindi che le date di avvenuta iscrizione da riportare nel Libro Soci saranno probabilmente cumulative (e corrispondenti ai Verbali di riunione del relativo Consiglio Direttivo).
Facciamo notare che, una volta accettata la richiesta di iscrizione, ogni socio manterrà a vita la propria qualifica di socio ordinario a meno che non venga per qualche motivo espulso dall’associazione, oppure receda o per altre circostanze specificate nello Statuto (l’eventuale data di annullamento dell’iscrizione va riportata nel Libro Soci).
Pertanto, ciascun socio non dovrà presentare ogni anno domanda di iscrizione, ma rinnoverà la propria carica sociale versando semplicemente la corrispondente quota.
Nel caso in cui un socio non versi la quota sociale, il suo nominativo dovrà comunque rimanere nel Libro Soci e verrà annotato il mancato pagamento della quota per il relativo anno sociale.
I soci morosi possono certamente essere espulsi dall’Associazione ma c’è una precisa procedura da seguire.
Per chi fosse interessato, nel 2023, abbiamo realizzato un webinar dedicato a questo tema con tutta la modulistica necessaria. Scrivici in chat se sei interessato ad approfondire l’argomento con un nostro operatore.
Oltre alla data di richiesta di iscrizione e alla data di accettazione dell’iscrizione, alcuni potrebbero voler riportare nel Libro Soci il numero di una eventuale tessera di iscrizione (si noti bene: il rilascio di tali tessere non è obbligatorio è solo una abitudine delle associazioni italiane).
Ciò è possibile ma ti ricordiamo che nell’era della tecnologia è abbastanza inutile.
A cosa serve infatti? Una volta serviva per questioni organizzative interne (identificare un socio con un numero è più facile che doverlo fare con tutti i suoi dati)… Ma oggi?
È solo un’eredità del passato che molti portano avanti senza nemmeno sapere il motivo.
Andrebbero poi riportati tutti i dati anagrafici classici: Nome, Cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, indirizzo di residenza e recapiti.
La domanda è volutamente sibillina.
Dipende se il socio è maggiorenne o minorenne: il socio minorenne non ha mai diritto di voto direttamente ma, a seconda della natura dell’Associazione, può averlo il suo tutore legale (che ha quindi diritto di ricevere la convocazione alle Assemblee).
Nei casi quindi di soci minorenni, è opportuno che vi sia anche l’anagrafica del tutore legale.
Appare anche chiaro che la domanda di iscrizione può essere avvallata se, e solo se, si sono pagate anche le quote di iscrizione.
Deve apparire quindi anche il campo che indica quanto è stato versato dal socio. L’ultimo campo è quello che non si vorrebbe usare mai: quello della cessazione della carica di socio che può avvenire o a seguito di provvedimenti causati dal non rispetto dello Statuto o per recesso volontario.
Ma esiste un sistema che crei facilmente e in modo semi – automatico il libro soci?
Ci sono diverse piattaforme oggi che svolgono questo servizio.
Anche all’interno del nostro pacchetto di servizi Blindo la nostra piattaforma di gestione proprietaria prevede un sistema di iscrizioni online che autocompila progressivamente il Libro Soci dell’associazione.
In ogni caso puoi scaricare qui un foglio elettronico tipo di Libro Soci per la tua Associazione.
Se ti è interessato questo articolo, probabilmente dovresti leggere anche Libro dei verbali di Assemblea di un’associazione: come farlo e come conservarlo.
Buon lavoro!
Damiano Dalerba & Stefano Cabot
Direttori area noprofit di TeamArtist
Aggiornato al 06/12
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Buongiorno
Non ho pagato la quota per due anni per cui risulto eliminata dal libro soci, l'anno scorso ho pagato la quota che è stata accettata. Vorrei sapere se il numero della tessera associativa rimane la stessa (era 455) oppure cambia numero per cui non resta 455 ma avrà un nuovo numero.
Grazie
Buongiorno Filomena,
è una domanda che dovrebbe porre all'amministrazione della sua associazione perchè dipende da come gestisce la numerazione delle tessere associative.
Salve,
esiste una distinzione tra soci e associati tesserati? se si, cambia anche la domanda di iscrizione? Grazie
Buongiorno Matteo.
I soci sono coloro che richiedono esplicitamente l'ammissione in associazione, acquisendo diritti e doveri nei confronti della stessa (ad esempio, elettorato attivo e passivo).
I tesserati sono coloro che vengono "iscritti" dall'ASD alla federazione o all'EPS di riferimento, per permettere loro di svolgere attività sportiva e di essere assicurati durante lo svolgimento della stessa.
I soci possono non essere tesserati: immaginiamo, ad esempio, il genitore di un bambino che vuole solamente aiutare l'associazione dal punto di vista amministrativo ma che non ha interesse a svolgere attività sportiva.
Al contempo, i tesserati possono non essere soci: è il caso tipico delle Federazioni Sportive Nazionali (FICG, FIP, FIPAV ecc...) che raccolgono le iscrizioni degli iscritti alle singole ASD, senza che gli stessi debbano necessariamente essere soci delle Asd stesse.
In una A.S.D. chi tiene il libro dei soci, se non menzionato nello statuto ?
Un consigliere che arbitrariamente lo detiene, non esibendolo al consiglio direttivo è passibile di attività lesiva alla società e di conseguenza chiederne l'espulsione ?
Buongiorno Giuliano,
il libro soci è un documento fondamentale di un'associazione e deve essere a disposizione del presidente e del consiglio direttivo. Non può essere detenuto da un consigliere che poi si rifiuta di esibirlo al direttivo. Consiglierei, prima di procedere con soluzioni come l'espulsione, di convocare un direttivo e di affrontare la questione e definire a chi viene affidata la responsabilità di tenere aggiornato il libro soci e le modalità con cui viene aggiornato.
Buongiorno, nel caso un cliente si riscriva ogni anno, sul libro soci come è da riportare? Nel senso: il libro soci è da suddividere per anno con l'elenco delle persone che hanno rinnovato in quell'anno specifico quindi se la stessa persona rinnova nel 2021 e nel 2022, la riporto sia nell'elenco 21 e sia 22 oppure è solo un mero elenco in cui anche quelli che rinnovano vengono riportati solo una volta con affianco l data dei vari rinnovi?
grazie
Buongiorno Giulia
Il libro soci è il documento principe dell'associazione, al cui interno devono essere riportati tutti i nominativi dei soci, partendo dai fondatori e aggiungendo progressivamente i nuovi iscritti, per data di ammissione.
Informazioni base da indicare:
Anche i soci minorenni devono essere indicati a libro soci. I tutori legali invece non devono essere indicati (a meno che abbiano fatto un'esplicita richiesta per diventare soci).
Non vanno indicati invece
Carissimi e carissime il mio dubbio è il seguente.
Nel caso in cui Direttivo e soci fondatori coincidano, da chi vengono accettati tali soci? Come si fa a compilare il campo di data di presentazione della domanda da parte dei fondatori insomma?
Per i fondatori fa fede l'atto costitutivo
Ora dovete fare la richiesta di iscrizione all'anagrafe delle Onlus presso l'Agenzia delle Entrate. Se avete stilato uno Statuto conforme, sarete accettati in tale registro e sarete formalmente una Onlus.
Buongiorno, ho letto con attenzione il vs articolo. tuttavvia vorrei chiedere una chiarificazione. Mia figlia è stata tesserata da una asd come componente di una loro squadra. Chiedendo di visualizzare i bilanci o altre info sull'asd mi è stato risposto che lei non ha diritto a nulla in quanto associata a titolo gratuito e non avendo io presentato domanda al consiglio x diventare socio (cosa che purtroppo non ricordo). la mia domanda quali diritti ha mia figlia? Se si tesserea una persona non si intende automaticamente che è stata accettata la domanda?
Grazie per il chiarimento:
E' assolutamente possibile (anzi, quasi certo) che sia stata semplicemente tesserata alla federazione senza essere associata.
In questo caso non ha diritti verso l'associazione, non essendone socia.
La asd non ha sbagliato, in quanto non si è sempre obbligati ad associare i propri tesserati
il non pagamento della tessera implica il recesso da socio?
se no cosa fare per recedere da una associazione?
1) No, il non pagamento della quota sociale non implica alcun recesso
2) basta fare una comunicazione per iscritto all'associazione in cui si manifesti la volontà di non essere più associato
Buongiorno, con il nuovo anno associativo devo fare un nuovo libro sociale ? Con i soci che rinnovano la tessera o continuo quello vecchio scrivendo ok rinnovato e i nuovi soci verranno messi a fondo del libro continuando la numerazione iniziale ?
Grazie
Il libro soci è unico e va aggiornato di anno in anno, non bisogna farne uno nuovo
per quanti anni devono essere conservati il libro soci, i verbali delle riunioni del Consiglio Direttivo e delle assemblee generali e straordinarie?
Grazie in anticipo
Levi Bettin
per 5 anni
Voglio chiedervi noi nel motoclub abbiamo i tesserati FIM fatti da noi devono essere gli stessi Soci oppure solamente un certo numero ? in una assemblea bella FIM ci anno riferito cosi mentre anni a dietro ci avevano detto che i soci soro scritti sul libro soci dopo una richiesta dal motoclub potete Chiarirmi il quesito grazie
si legga questo articolo che le chiarisce la distinzione tra soci e tesserati: https://www.teamartist.com/blog/2013/03/28/soci-ordinari-simpatizzanti-sostenitori-onorari-tesserati/
Buongiorno,
trovo molto interessante la vostra piattaforma.
Faccio parte di un'associazione che offre la possibilità di vivere esperienze culinarie con semplice rimborso spese da parte dei soci.
I nostri soci attualmente sono registrati sul registro cartaceo.
La domanda è: ai soci dobbiamo necessariamente rilasciare una tessera? In caso di controlli fiscali, i soci come dimostrano di essere tali?
Attendo presto Vs gentile risposta
Grazie
Francesca
non serve rilasciare per forza la tessera, in caso di controllo quello che fa fede è il libro soci (che sia digitale o cartaceo è indifferente, l'importante è che sia ordinato e aggiornato)
Buonasera, sono presidente dal marzo 2016 di una ASD sportiva, attiva da circa 20 anni, e volevo chiedervi alcune cose:
sto cercando di sistemare alcuni aspetti documentali, come il libro soci, che posso scaricare e stampare annualmente dal sito del mio EPS alla quale siamo affiliati.
Non ho trovato nel libro dei verbali nessun riferimento al fatto che il direttivo della società abbia mai discusso e accettato negli anni scorsi le domande di iscrizione dei soci come prevede la normativa.
Come posso fare per sanare (almeno in parte)questa situazione? Pensavo di riunire il direttivo al più presto e mettere al voto le domande di adesione a soci, che ci sono pervenute a partire dall'inizio di questa stagione sportiva, per noi iniziata il 01.09.2016.
ottimo così, inizia poi da quest'anno a tenere aggiornato il libro verbali ed il libro soci come previsto a termini di legge
Devo fare il primo verbale di una neonata associazione culturale e sono a chiedervi
1) Se ho ben capito i libri sociali sono: Libro soci, verbali assemblea e verbali CDA
2) il primo verbale deve vedere atto costitutivo e Statuto, immagino
3) Ho notato che nell'atto costitutivo e nello Statuto non sono presente nomine di cda e quota associativa annua. È possibile stabilire queste due cose in un assemblea dei soci immediatamente successiva?
grazie e complimenti
1. Esatto, ma non si chiama CDA ma Consiglio Direttivo
2. No, il primo verbale, di fatto, è l'atto costitutivo
3. La prima quota associativa e il primo direttivo dovrebbero risultare dall'atto costitutivo. Quelle per gli anni successivi invece vengono deliberate di anno in anno
Il libro soci deve essere firmato da presidenti o dal segretario?
Grazie.
Daniele
Legga qui ---> http://www.teamartist.com/blog/2012/04/17/il-libro-soci-a-cosa-serve-e-perche-per-associazioni/
Buongiorno, ho una domanda sul libro soci e numerazione: scrivete che i soci vanno riportati con numero progressivo nel libro, e che dopo il primo anno non è più necessario effettuare la richiesta di iscrizione ma solo pagare la quota associativa, domanda è
quindi i soci avranno sempre lo stesso numero nel libro soci/tessera o ogni anno cambia a seconda di chi paga le quote?
se un membro esce dall' associazione il suo numero può essere recuperato o si va sempre in progressione numerica negli anni e quindi il nominativo rimane nel libro anche se la sua iscrizione non è più valida?
vi ringrazio per la risposta e complimenti per il vostro lavoro
non si può recuperare il numero, bisogna continuare con la progressione
Salve
Nella mia associazione abbiamo modificato lo statuto inserendo un articolo che dice che il mancato pagamento della quota associativa annuale da parte del Socio comporta l’esclusione dalla vita e dalle attività dell’associazione e la perdita di tutti i diritti ma non comporta la cancellazione del Socio dal libro dei soci. Specificando anche che il Socio moroso che versi la quota in anno successivo torna in possesso dei pieni diritti.
È corretto?
No, non è corretto. Leggi qui: http://www.teamartist.com/blog/2013/03/18/unica-procedura-corretta-espellere-socio/
Forse allora è sbagliata la formulazione. Perché l'intento era proprio quello di stralciare dallo statuto la clausola di espulsione per non rinnovamento della quota sociale, come suggerite voi.
Quindi il socio moroso resta iscritto nel libro soci ma se non paga la quota non può avere diritto di partecipare alle assemblee. Dov'è l'errore? Con che dicitura possiamo rimediare?
Salve.
Nello statuto della nostra ASD è specificato che i soci sono denominati "soci effettivi" anziché soci ordinari, come comunemente vedo scritto su questa pagina. Ma non è tanto questo che mi preoccupa, quanto il fatto che sul nostro Libro Soci inseriamo anche i nominativi degli esercenti la potestà genitoriale dei minori, il che mi porta alle seguenti domande:
1) possono essere definiti "soci effettivi" anche i genitori dei soci veri e propri, che sono in realtà i minori?
2) e se no, come dovremmo definirli sul libro soci?
Ringrazio per la risposta
1- sì se sono inseriti a libro soci e pagano lo quote associative come tutti gli altri
2- come tutori dei soci ( e non andrebbero a libro soci ma solo su un vostro database in cui tenete tutti i riferimenti di chi entra in contatto con voi)
1) sono inseriti a Libro Soci, ma credevo fosse chiaro che pagano le quote solo per i minori, e NON per sé stessi
2) sul foglio excel che proponete di scaricare come fac simile per la compilazione del Libro Soci, il tutore legale compare palesemente, con la quota associativa non pagata, ovvero pari a zero. Ovvio, dato che la paga per il minore (vedi domanda 1). A cosa si deve dunque la sua risposta che "non andrebbero a Libro Soci ma solo su un vostro database in cui tenete tutti i riferimenti di chi entra in contatto con voi"?
Grazie ancora.
non andrebbero a libro soci perché la legge non ti impone di metterli a libro soci! poi se sei comodo puoi metterceli usando il fac-simile e mettendo la quota a zero; se però vedendoli ti vengono dubbi ti ripeto che per legge sul libro soci ci vanno solo i soci, mentre i tutori devi segnarli da qualche parte perché è a loro che vanno le comunicazioni attinenti i soci minorenni
1)per legge, le quote sociali dei soci già iscritti devono essere pagate all'inizio dell'anno sociale?
2) possono essere pagate comunque entro la fine dell'anno sociale?
1- no
2- sì
Avrei 2 domande:
1)il libro soci può essere tenuto in forma esclusivamente digitale? chiaramente sarà possibile stamparlo in caso di controlli
2)e il libro verbali? posso scannerizzare tutti i verbali, archiviarli digitalmente e stamparli in caso di controlli?
grazie
1/2- assolutamente sì
Buongiorno, stiamo costituendo un associazione onlus. Faccio due domande. La prima riprende un po una domanda già fatta di cui non è chiara la risposta.
1) Sul libro soci (che sia esso un precompilato acquistato, o un foglio excel fatto da noi, da stampare) dopo le caselle richiesta e accettazione iscrizione, le caselle dei dati del socio, la qualifica, ecc, vanno messe le caselle dell'anno e quelle della quota. Il quesito: per non dover riscrivere tutti i dati dei soci e poter rimanere sullo stesso rigo occorrono tante caselle quanti sono gli anni di vita dell'associazione (ES. 2017 €20 - 2018 €20 - 2019 €20 - ecc, ecc, ecc). Ma ciò è impossibile (a meno che questo non sia un foglio digitale). Come può ovviarsi a questo?
2) Sempre sul libro soci, nella casella "qualifica" è necessario inserire la qualifica di "consiglio direttivo" ad un socio che magari dopo uno, due o ? anni decisi da statuto (in occasione del rinnovo delle cariche) non sia più nel direttivo? O è sufficiente scrivere socio ordinario nella casella delle qualifiche sul libro soci e magari su altro libro definire i membri di volta in volta facenti parte del consiglio?
1) la soluzione migliore è appunto il foglio digitale
2) meglio dividere in 2 libri come propone lei